Kiến thức chuyên môn

3 yếu tố để trở thành người tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Để trở thành một người tổ chức sự kiện chuyên nghiệp thì các yếu tố như đam mê, nhiệt huyết, năng động, teamwork, kinh nghiệm, quan hệ mà chúng ta có thể tìm thấy từ các bài viết trước đây về nghề tổ chức sự kiện mới chỉ là điều kiện cần. #BackstageEvent xin đưa ra 3 yếu tố tạm đúc kết trong quá trình làm sự kiện của mình và chia sẻ cùng các bạn để trở thành những người làm sự kiện chuyên nghiệp, đó là:

#1. Tập trung
Không ai có thể làm tốt cả 2 công việc cùng 1 lúc.
Đúng thế,chúng ta chỉ làm tốt công việc khi chúng ta thực sự tập trung vào nó. Bạn sẽ cảm nhận thấy khả năng tuyệt vời của não bộ. Có rất nhiều thứ được nảy ra khi chúng ta tập trung suy nghĩ đến công việc của mình. Ngay cả khi đó là những chương trình chạy đi chạy lại với chỉ một form mẫu như khánh thành, động thổ, hội thảo khoa học … chúng ta cũng có thể có những chương trình hay ho, ấn tượng, khi tập trung nghĩ về nó một cách nghiêm túc.
Lúc này khả năng của chúng ta được phát huy tới mức tối đa, thực sự thì cảm giác làm việc sẽ rất thú vị mà tới 1 lúc nào đó chúng ta sẽ tự mỉm cười và không cảm thấy hối tiếc khi mình đã “sống” những khoảng thời gian tuyệt vời nhất.
Điều kiện đầu tiên của người làm sự kiện chuyên nghiệp đó chính là tập trung, tập trung một cách cao nhất với công việc của mình. Sự kiện chỉ diễn ra 1 lần và nó không cho phép bạn lơ là.

#2. Chi tiết
Với những chương trình nhỏ, ít hạng mục công việc chúng ta có thể chưa thấy rõ được tầm quan trọng của việc phải làm chi tiết và rõ ràng các hạng mục đó. Nhưng với những chương trình lớn chúng ta mới thấy được “sức nặng” của việc lập một kế hoạch chi tiết, checklist rõ ràng đến từng thứ tưởng chừng như nhỏ nhặt nhất. Nó giúp chúng ta bao quát được các vấn đề của từng hoạt động, từng bộ phận và có phương án điều chỉnh kịp thời nhằm tránh khỏi những thiếu sót không đáng có khi thực hiện chương trình.
Hãy nhớ: càng chi tiết càng tốt. Chi tiết chứ không phải tiểu tiết!

#3. Cẩn thận
Mỗi event đều cần sự trau chuốt trong từng chi tiết, từ việc lập kế hoạch proposal, lên checklist trên giấy tờ đến cái bandrol treo ngay ngắn, sàn nhà không bị rác, đón tiếp khách chu đáo đảm bảo sẽ để lại ấn tượng về sự chuyên nghiệp cho khách hàng của bạn.
Chính vì vậy những người nào càng cẩn thận, kỹ lưỡng chú trọng đến những cái nhỏ nhất thì những sự kiện họ tổ chức càng giảm thiểu được các trục trặc, rủi ro, hạn chế phát sinh ngoài ý muốn. Làm Event là trong đầu lúc nào cũng phải suy nghĩ đến tất cả các rủi ro có thể xảy ra trong lúc chuẩn bị và chạy chương trình. Người cẩn thận sẽ luôn đặt mình trong tư thế kiểm soát cao độ, đặt ra mọi tình huống xấu nhất có thể xảy ra, ảnh hưởng đến sự kiện đang thực hiện, mà kiểm soát tốt các rủi ro là đã giúp sự kiện thành công một nửa rồi. Ngoài ra sự cẩn thận, tỉ mỉ còn giúp cho khả năng quan sát của chúng ta tốt hơn, qua đó nắm bắt vấn đề tốt hơn nhằm kiểm soát Event của mình diễn ra một cách suôn sẻ.
Hãy rèn luyện tính cẩn thận, tỉ mỉ cho mình bằng cách nhìn mọi thứ trong sự kiện của mình bằng con mắt khắt khe của một người tham dự khó tính, hãy đừng chấp nhận một chiếc khăn trải bàn bị nhăn, logo công ty bị lệch màu hay tổng duyệt qua loa, bởi vì thỏa hiệp với những điều không hoàn hảo như vậy chính là bạn đang hạ thấp hình ảnh của Event và uy tín của chính mình.

Sự chuyên nghiệp đến từ cách mà bạn thực hiện công việc đó như thế nào.