Kinh nghiệm thực tế

5 lỗi người làm sự kiện mới vào nghề thường mắc phải

Một sự kiện có thể bị phá hỏng bởi vô số những sai lầm chẳng lần nào giống lần nào. Hậu quả gây ra là sự kiện không thành công như mong đợi, thậm chí có thể trở thành thảm họa. Đây là viễn cảnh không mong muốn của bất cứ ai.

Sau nhiều năm làm việc trong ngành sự kiện, tôi đã học được một số kinh nghiệm. Nhưng điều mà tôi biết chắc chắn nhất là: thành công đến từ sự chi tiết. Tập trung cho các chi tiết ĐÚNG sẽ tạo nên thành công của mọi chương trình.

Khi biết được những lỗi thường mắc phải, chúng ta sẽ tính toán tốt hơn và có phương pháp để tránh khỏi chúng. Bạn có thể không phải người mới vào nghề để tạo ra những sai lầm có vẻ ngớ ngẩn, thế nhưng bất cứ lúc nào các rắc rối cũng có thể xảy ra. Hoặc đôi lúc, mọi thứ không diễn ra như mong đợi. Và trong thời điểm đó, người làm sự kiện phải làm gì? Trước hết phải giải quyết nó ngay lập tức và rà soát lại tổng thể chương trình. Dưới đây là danh sách những lỗi mà bạn không nhận thức được nhưng nó vẫn thường xảy ra:

Xác định sai mục tiêu của sự kiện. Đây là lỗi thường xuyên xảy ra. Ngay từ khi xây dựng một kế hoạch tổ chức, bạn đã phải vạch rõ những mục tiêu sự kiện hướng tới là gì và hiểu được kì vọng của nhà tổ chức. Từ đó, khi lên kế hoạch tổ chức và tất cả những thứ khác liên quan, nó sẽ giúp bạn quản lý các lựa chọn và ra quyết định dễ dàng hơn.

Luôn xác nhận/tái xác nhận các đơn hàng, hợp đồng. Dù ban đầu là bạn hay bên khách hàng liên hệ với nhà cung cấp thì bạn vẫn bắt buộc phải xác nhận và kiểm tra kỹ lưỡng mỗi lần đặt hàng. Để đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ và hạn chế thấp nhất những rủi ro, bạn phải nắm chắc mình đang làm việc với ai, độ uy tín của các nhà cung cấp, họ cung cấp cái gì, thời gian cung cấp, các điều khoản, điều kiện trong hợp đồng với nhà cung cấp.

Không bao giờ nói dối về kinh nghiệm. Trung thực là chiến lược khôn ngoan nhất để thành công trong nghề này. Nếu thật sự bạn không có kinh nghiệm trong một vài lĩnh vực mà sự kiện đó yêu cầu, đừng nói dối hoặc tô vẽ kinh nghiệm. Hãy luôn chân thực với những gì mình có, đồng thời chứng tỏ cho khách hàng biết về sự nhiệt tình và sẵn sàng học hỏi để đảm bảo tốt nhất cho thành công của chương trình.

Luôn sẵn sàng các bộ dụng cụ sửa chữa. Hãy luôn dự phòng một bộ dụng cụ khẩn cấp trong các sự kiện. Có rất nhiều chi tiết trên sân khấu có thể hỏng hóc, sai sót và bạn không thể biết khi nào thì sự cố xảy ra. Một tấm biển chỉ dẫn bị rơi, máy in hết mực, hàng rào sắt hỏng vài chỗ, v.v… trong khi đơn vị thi công không còn ai ở sân khấu… Các bộ dụng cụ khẩn cấp có thể hóa giải những tình huống này chỉ trong chớp mắt. Vật dụng sửa chữa trong bộ dụng cụ khẩn cấp có thể thay đổi tùy theo tính chất từng chương trình, nhưng quan trọng là bạn đừng bao giờ bỏ quên nó.

Không cường điệu những gì bạn có thể đáp ứng. Con người luôn có xu hướng tự biện hộ cho mình và đó là lý do đôi khi bạn nói quá lên về các kỹ năng và dịch vụ có thể đáp ứng. Nhưng sự trung thực trong vấn đề này cũng đóng vai trò quan trọng không kém gì kinh nghiệm. Hãy nhớ, khi bắt tay vào làm những gì mình đã hứa sẽ cung cấp, đó cũng là lúc bạn tạo dựng lòng tin với khách hàng. Nếu để mất uy tín dù chỉ 1 lần, sẽ rất khó để gây dựng lại nó một lần nữa.

Với nghề tổ chức sự kiện, tất cả chúng ta đều dễ mắc sai lầm. Khi bạn vấp ngã, hãy coi đó là bài học đáng giá để tiếp tục đứng dậy. Và khi lập kế hoạch tổ chức, hãy cố gắng hết sức tránh các sai sót có thể dự đoán được. Hi vọng 5 sai lầm thường gặp trên đây sẽ có ích với các bạn mới và nghề và cả những bạn đã có nhiều năm kinh nghiệm.

(Nguồn: mastertheevent.com – Backstage Event dịch & tổng hợp)