Tin tức sự kiện

Vài điều thú vị về lịch sử ngành tổ chức sự kiện

“Tổ chức sự kiện là một ngành rất trẻ, mới chỉ thật sự bùng nổ từ cuối những năm 1980 cùng với sự phát triển của các ngành nghề liên quan như marketing, truyền thông và quảng cáo.”
Có lẽ bạn đã khá quen với nhận định này khi nghe nhắc tới ngành tổ chức sự kiện ở Việt Nam cũng như trên phạm vi thế giới. Thậm chí, ở Việt Nam, ngành nghề này còn trẻ tuổi hơn nữa, bởi mới chỉ 15 năm trở lại đây, tổ chức sự kiện mới bắt đầu được thừa nhận chính thức và có các công ty, đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp. Thế nhưng ngành tổ chức sự kiện có thật sự là một ngành nghề non trẻ hay không? Lịch sử ngành tổ chức sự kiện có gì thú vị? Hãy cùng ngược dòng quá khứ, trở về với những sự kiện đầu tiên trong lịch sử loài người để tìm câu trả lời.
Tại Việt Nam, vào khoảng sau năm 218 trước Công nguyên, những sự kiện đầu tiên được tổ chức là các lễ hội dân gian hay các nghi thức cung đình cổ xưa có từ thời đại các vua Hùng và gắn liền với những câu chuyện truyền thuyết. Đó là buổi lễ kén rể long trọng cho công chúa – gắn với truyền thuyết Sơn Tinh – Thủy Tinh, lễ mừng năm mới tại khắp các bản làng vào dịp Tết Nguyên Đán – gắn liền với sự tích Bánh chưng – Bánh giày, các lễ mừng chiến thắng gắn liền với Hội làng Gióng và sự tích Thánh Gióng, lễ hội “Linh tinh tình phộc” với các nghi lễ mang đậm tính phồn thực hay lễ “Hạ điền” với nhiều hoạt động sinh hoạt cộng đồng sôi nổi là mong ước về một mùa màng bội thu, cây cối tươi tốt… Sau này, cùng với quá trình phát triển của đất nước, một số loại hình sự kiện khác cũng được ra đời như các hội nghị cấp cao (Hội nghị Diên Hồng – một trong những hội nghị thượng đỉnh nổi tiếng thời nhà Trần), các nghi lễ ra quân, lễ rước, lễ tế thần linh xuất hiện tại nhiều địa phương trên khắp mọi miền đất nước.
Để tìm hiểu rõ hơn về các loại hình sự kiện đa dạng thời xa xưa và lịch sử phát triển của ngành tổ chức sự kiện, trong một bài viết phát hành trên tạp chí “International Journal of Event Management Research” số 7, xuất bản tháng 2/2012, tác giả Doug Matthews đã chọn ra 8 sự kiện tiêu biểu nhất với những loại hình tổ chức khác nhau của phương Tây, trải dài trong khoảng thời gian từ thế kỷ 15 trước Công nguyên cho tới thập niên 60 của thế kỷ 20. Các sự kiện được Doug Matthews chọn lựa bao gồm:

1. Lễ hội Opet (Opet Festival) tại Thebes, cố đô xưa cũ của Ai Cập cổ đại. Đây là một lễ hội tôn giáo hàng năm được tổ chức để tôn vinh thần Amun và mối liên hệ của ông với Pharaoh. Lễ hội bắt đầu từ triều đại của Nữ hoàng Hatshepsut vào thế kỷ 15 trước Công nguyên và kéo dài khoảng 1500 năm. Đây là một trong các lễ hội lớn nhất tại Ai Cập thời đó và là lý do chính để xây dựng nên các ngôi đền Karnak và Luxor. Lễ hội Opet bao gồm các nghi thức bí truyền trong hai ngôi đền được thực hiện bởi các Pharaoh và các linh mục; các lễ rước lớn được tổ chức cả trên mặt đất và dưới nước. Các pho tượng của ba vị thần chính tại Thebes được đặt nghiêm trang trên những kiệu rước nằm trên các bè vượt sông cỡ lớn trang trí rực rỡ. Lễ hội còn tổ chức các bữa tiệc linh đình và nhiều hoạt động giải trí khác kéo dài từ 10 ngày tới hơn 2 tuần. Nguồn thông tin chính được lấy từ các hình ảnh và ký tự cổ chạm khắc trên các bức tường của hai ngôi đền.
2. Đại diễu hành Ptolemy Philadelphus tại cảng Alexandria, Ai Cập vào năm 278 trước Công nguyên. Đại diễu hành cùng các trò chơi tập thể quy mô lớn được tổ chức bởi vua Ptolemy II để vinh danh vua cha đã chết và củng cố địa vị chính trị của ông. Cuộc diễu hành còn có một bữa tiệc linh đình cùng các nghi lễ thiêng liêng để truyền tải những thông điệp mạnh mẽ tới khán giả.
3. Lễ diễu hành chiến thắng của người La Mã, cụ thể hơn là lễ mừng chiến thắng của Tướng quân Lucius Aemilius Paulus vào năm 167 trước Công nguyên là một trong những mô hình lễ hội được tổ chức dài nhất trong lịch sử. Bắt đầu với sự ra đời của đế chế La Mã vào khoảng năm 753 trước Công nguyên và kết thúc vào khoảng năm 403 Công nguyên (Tổng cộng hơn 1000 năm), lễ mừng chiến thắng Roman Triumph tạo ra kịch bản cho rất nhiều lễ mừng chiến thắng khác được thực hiện sau này. Lễ rước trên sông kéo dài suốt 3 ngày. Các chiến binh diễu hành khắp thành Rome và khoe những chiến lợi phẩm dành được sau cuộc chiến.
4. Lễ mừng chiến thắng của người Maya cổ đại ở Mesoamerica vào khoảng năm 300 – 800 Công nguyên. Trong sự kiện này, người Aztecs dựng nên các sân khấu rất lớn phục vụ cho hoạt động tôn giáo, củng cố địa vị chính trị của giai cấp cầm quyền. Những lễ mừng không thể thiếu nghi lễ trích máu, hiến tế người dâng lên các thần linh, các trò chơi tập thể, tiệc tùng và nhảy múa.
5. Hội nghị thượng đỉnh giữa vua Henry VIII (Anh) và vua François I (Pháp) tại The Field of the Cloth of Gold năm 1520. Đây là một trong những hội nghị thượng đỉnh chính trị đầu tiên và hoành tráng nhất trong lịch sử, được kéo dài trong 2 tuần với mục tiêu tạo ra một trật tự hòa bình mới giữa hai nước nhưng cuối cùng đã trở thành những bữa tiệc vô cùng xa hoa lãng phí và các cuộc thi cưỡi ngựa đấu thương của giới quý tộc Anh và Pháp.
6. Đại triển lãm tại cung điện Crystal Palace, London, Anh, năm 1851. Được hình thành và tổ chức bởi hoàng tử Albert, vị hôn phu của Nữ hoàng Victoria, đây là hội chợ trưng bày sản phẩm đầu tiên trên thế giới. Nó thể hiện vị thế vượt trội của Anh như một đế quốc hùng mạnh và đặc biệt nhấn mạnh tới các sản phẩm là tiến bộ công nghệ trong thời kỳ này.
7. The Nazi Rallies (các cuộc mít tinh của Đức Quốc xã) tổ chức tại Nuremberg, Đức vào cuối những năm 1930. Về góc độ chính trị và kinh tế, đây là tiền thân của các sự kiện trình diễn hiện đại ngày nay với nhiều hiệu ứng sân khấu đặc biệt, các hoạt động trình diễn văn hóa, đọc diễn văn và cử hành nghi lễ được dùng để truyền tải những thông điệp tuyên truyền quan trọng.
8. Đại nhạc hội Woodstock, New York, năm 1969. Woodstock là đại nhạc hội nhạc rock lớn nhất trong lịch sử. Sự kiện kéo dài trong ba ngày, với sự tham gia của 32 nghệ sỹ, hơn 400.000 khán giả. Đã có 2 người chết và 2 đứa trẻ ra đời trong sự kiện này. Mặc dù bị coi là một thất bại về khâu tổ chức nhưng Woodstock vẫn là một đại nhạc hội kinh điển, cung cấp những bài học kinh nghiệm sâu sắc cho các sự kiện văn hóa, âm nhạc được tổ chức trên quy mô lớn về sau này.

Quá trình tìm hiểu về lịch sử ngành tổ chức sự kiện gặp khá nhiều khó khăn, bởi không có tư liệu nào ghi lại một cách đầy đủ về quá trình tổ chức cũng như thông tin xác thực từ các khán giả từng tham gia sự kiện. Tuy nhiên, với những bằng chứng khảo cổ hoặc thông tin lưu trữ lại, các chuyên gia sự kiện trên thế giới đã phát hiện ra nhiều điều thú vị.
Thứ nhất, về đối tượng tổ chức sự kiện, chủ thể đứng ra tổ chức các sự kiện quy mô lớn thời xa xưa là giai cấp cầm quyền (các vị vua, tướng, linh mục, nhà độc tài, các chính phủ…). Bằng việc tạo ra các nghi lễ thần bí gắn liền với sự kiện, giai cấp cầm quyền đã khéo léo phô trương sức mạnh chính trị, quân sự của mình, đồng thời truyền tải thông điệp mạnh mẽ đến dân chúng về ước mơ và niềm tin vào vua chúa, linh mục… – hiện thân của các thế lực siêu nhiên sẽ dẫn dắt họ đến với cuộc sống tốt đẹp. Bởi vậy, ngay từ thuở bình minh của loài người, trước khi có sự ra đời của chữ viết hoặc các phương tiện có thể dùng để đọc và truyền tải thông tin rộng rãi, hình thức truyền thông hiệu quả duy nhất giữa chính quyền và nhân dân là sự kiện. Từ cầu mong hòa bình, thịnh vượng cho đến các nghi lễ tôn giáo, các lễ rước phô trương sức mạnh, ăn mừng chiến thắng, các sự kiện trừng phạt, răn đe dân chúng, các dịp lễ quan trọng hàng năm, các lễ hội nông nghiệp, nghi thức hoàng tộc, v.v… tất cả đều được tổ chức trực tiếp và công khai trước cộng đồng nhằm thể hiện lý tưởng, sức mạnh của giai cấp cầm quyền và củng cố niềm tin của dân chúng vào nền văn minh đó.

Cuộc diễu hành của Đức Quốc xã

Thứ hai, trong khi sự kiện hiện đại bao gồm nhiều bên tham gia tổ chức và gắn kết với nhau bởi những mối liên hệ phức tạp về quyền lợi tổ chức, tài trợ, truyền thông, quảng cáo… thì trở về trước những năm 60 của thế kỷ 20, các quyền lợi thương mại không phải yếu tố hàng đầu dẫn tới việc tổ chức các sự kiện cộng đồng. Cũng bởi vậy, các bên liên quan tới quá trình tổ chức cũng trở nên đơn giản hơn rất nhiều. Trong những sự kiện tiêu biểu kể trên, chúng ta nhận thấy chỉ có 3 thành phần chính: Người sở hữu sự kiện (Client) – thường kiêm luôn vai trò Người tổ chức sự kiện (Agency); Người tham gia tổ chức sự kiện và cuối cùng là Khán giả, Người quan sát. Ví dụ : Trong lễ hội Opet của người Ai Cập cổ đại, Pharaoh và các linh mục là người đưa ra yêu cầu tổ chức và thực hiện nghi lễ, trong khi những người tham gia quá trình tổ chức là quân đội – diễu hành trong đám rước, người dân hoặc các tu sĩ trong đền thờ – trang trí bè trên sông và chuẩn bị tiệc, ca sỹ và vũ công – chuẩn bị các màn biểu diễn công phu và khán giả, người quan sát sự kiện là các tầng lớp dân chúng.
Khi ứng dụng điều này vào mô hình tổ chức sự kiện hiện đại, chúng ta có 3 nhóm đối tượng chính liên quan đến một sự kiện như sau:
Nhóm 1: Chủ sở hữu sự kiện (Đôi khi đồng thời là Người tổ chức sự kiện)

  1. Doanh nghiệp, Chính phủ, Hiệp hội, Tổ chức phi lợi nhuận…
  2. Báo chí – các đơn vị liên quan đến việc truyền thông cho sự kiện
  3. Các nhà tài trợ, chi trả tiền cho một phần hoặc toàn bộ sự kiện
  4. Các cơ quan quản lý
  5. Đơn vị Quản lý/ Thiết kế/ Sản xuất cho sự kiện

Nhóm 2: Người tham gia tổ chức sự kiện

  1. Đơn vị Quản lý/ Thiết kế/ Sản xuất cho sự kiện
  2. Nghệ sỹ và những người biểu diễn, diễn thuyết trong sự kiện
  3. Các đơn vị cung cấp dịch vụ (ăn uống, vận chuyển, kỹ thuật, an ninh, y tế…)
  4. Tình nguyện viên hỗ trợ tổ chức sự kiện
  5. Đơn vị cho thuê địa điểm tổ chức.

Nhóm 3: Người quan sát – Khán giả

  1. Khán giả tới tham gia sự kiện
  2. Nhân viên của đơn vị sở hữu sự kiện hoặc tài trợ cho sự kiện
  3. Khách mời VIPs (không thuộc đối tượng khán giả)
  4. Báo chí, truyền thông – các đơn vị không được trả tiền để truyền thông cho sự kiện.

Thứ ba, việc phân chia các nhóm đối tượng giúp chúng ta hiểu lý do tổ chức sự kiện và thông điệp mà sự kiện đó truyền tải liên quan tới nhau như thế nào.

Giống như sự kiện hiện đại, mọi sự kiện lịch sử được tổ chức đều có các lý do ẩn sau đó và chúng có phần khác biệt với thông điệp truyền tải tới công chúng. Trong quá khứ, thông điệp đóng vai trò đặc biệt quan trọng bởi Người sở hữu và tổ chức sự kiện là những tầng lớp cao nhất, có ảnh hưởng và tác động đến trật tự xã hội. Do đó, thông điệp của sự kiện cần phải mạch lạc, bao quát rộng hơn, sâu hơn lý do tổ chức sự kiện để truyền tải hiệu quả suy nghĩ, tư tưởng của nhà cầm quyền tới mọi tầng lớp dân chúng.
Tìm hiểu điều này có ý nghĩa thế nào với các sự kiện hiện đại? Hãy hiểu rằng vai trò của thông điệp sự kiện không chỉ là làm khán giả hiểu được lý do sự kiện này ra đời mà còn là tác động lâu dài của nó đối với công chúng. Ví dụ khi tổ chức một sự kiện ra mắt sản phẩm mới, sau khi sự kiện kết thúc, hãy kỳ vọng điều công chúng nhớ đến không đơn giản chỉ là sự xuất hiện của sản phẩm đó trên thị trường (lý do tổ chức sự kiện) mà còn là cảm giác về thương hiệu, thiện cảm với doanh nghiệp, v.v… Nói một cách bay bổng thì sự kiện tốt truyền tải đầy đủ tới khán giả những thông tin cần nhớ, còn sự kiện tuyệt vời tạo ra cả những «di sản» cảm xúc trong lòng công chúng. Và ngược lại, nếu lý do tổ chức sự kiện và thông điệp truyền tải mâu thuẫn nhau thì người sở hữu/ tổ chức sự kiện sẽ chịu những tổn thất rất lớn.
Lễ diễu hành chiến thắng của người La Mã

Thứ tư
, các sự kiện lịch sử tận dụng rất tốt yếu tố biểu diễn nghi thức để truyền tải thông điệp sự kiện. Khi cử hành nghi thức, con người cổ xưa tìm thấy sự gắn kết cộng đồng, xóa nhòa khoảng cách giữa các giai cấp và tin tưởng rằng mọi vấn đề rắc rối của họ sẽ được giải quyết triệt để. Qua các nghi lễ được đông đảo dân chúng hưởng ứng, thông điệp của nhà cầm quyền trong sự kiện dần trở thành một niềm tin vững mạnh và linh thiêng giống như tôn giáo.
Ngày nay, con người hiện đại đã suy giảm lòng tin vào các nghi lễ và những thế lực siêu nhiên, vậy làm thế nào để tận dụng hiệu quả yếu tố này trong quá trình tổ chức các sự kiện hiện đại? Hãy chủ động tạo ra những hành vi, biểu tượng được chuẩn hóa trên phạm vi truyền thông rộng lớn và lặp đi lặp lại để tạo ảnh hưởng cảm xúc mạnh mẽ cho khán giả, khiến họ tin vào nó giống như niềm tin vào tôn giáo. Đây cũng là bản chất của các yếu tố «key» trong sự kiện hiện đại như «key concept» – ý tưởng chủ đạo, «key visual» – hình ảnh thiết kế chủ đạo, «key moment» – màn biểu diễn điểm nhấn,v.v… mà nhiều nhà tổ chức sự kiện đã và đang áp dụng nhưng chưa tìm hiểu cặn kẽ về nguồn gốc của nó. Trên thực tế, những sự kiện được tổ chức lâu dài qua nhiều năm, truyền tải thông điệp mạnh mẽ và tạo được sức hút với công chúng phần nhiều đều liên quan đến các nghi thức hoặc tạo được cảm giác tin vào điều linh liêng, huyền bí cho khán giả.
Tóm lại, tìm hiểu các sự kiện lịch sử đem đến cho chúng ta những góc nhìn đa chiều và thấu đáo hơn về ngành tổ chức sự kiện hiện đại:

  1. Sự kiện đóng vai trò quan trọng trong truyền tải thông tin hiệu quả tới cộng đồng. Điều này đã được kiểm chứng qua hàng ngàn năm từ những sự kiện sơ khai nhất của loài người cho tới thời điểm hiện tại.
  2. Giai đoạn những năm 80s của thế kỷ trước được cho là dấu mốc bùng nổ của ngành công nghiệp sự kiện hiện đại. Có được điều này là do tác động mạnh mẽ của tăng trưởng kinh tế, các tiến bộ vượt bậc trong khoa học kỹ thuật, trong ngành vận tải, sự phát triển của truyền thông và công nghệ cũng như quá trình thương mại hóa toàn cầu. Những yếu tố này đã dẫn dắt, tạo ra nhu cầu tổ chức sự kiện chuyên nghiệp từ các cá nhân, doanh nghiệp, chính phủ… đồng thời gia tăng nhu cầu về nhân sự được chuyên môn hóa cho ngành này. Yếu tố thương mại do đó là một khía cạnh quan trọng của ngành tổ chức sự kiện hiện đại. Tuy nhiên, về bản chất thì các sự kiện ngày nay là một hình thức cải tiến từ những nghi thức, lễ hội… của con người từ hàng ngàn năm trước và có thêm sự góp mặt của các yếu tố khoa học kỹ thuật, thiết kế, mỹ thuật, kinh tế hiện đại.
  3. Các đối tượng liên quan đến sự kiện về cơ bản vẫn bao gồm ba nhóm chủ thể chính: Người sở hữu sự kiện; Người tổ chức sự kiện và cuối cùng là Khán giả, Người quan sát. Mối quan hệ giữa các chủ thể này liên quan tới lý do và thông điệp của sự kiện. Người sở hữu sự kiện đưa ra lý do tổ chức còn những người tổ chức sẽ biến lý do đó thành các thông điệp truyền tải tới khán giả. Một sự kiện thành công sẽ có sự kết nối chặt chẽ giữa lý do và thông điệp truyền tải.
  4. Các nghi thức biểu diễn có khả năng tác động lớn, tạo ra sự lan truyền cảm xúc và thấu hiểu thông điệp mạnh mẽ từ khán giả. Các nhà tổ chức sự kiện hiện đại cần hiểu và ứng dụng yếu tố này một cách thông minh mới có thể tạo ra những «di sản» cảm xúc sâu đậm trong lòng công chúng.

Bài viết nằm trong bản thảo sách dự kiến sẽ ra mắt trong năm 2017 của Backstage Event. Mọi hành vi sao chép và sử dụng bài viết khi chưa có sự cho phép của Backstage Event đều không được chấp nhận.

Backstage Event