Sản xuất sự kiện là giai đoạn không thể thiếu giúp hiện thực hóa một sự kiện. Nếu bạn là một người mới và có những thắc mắc về thuật ngữ “sản xuất sự kiện”, đây là bài viết dành cho bạn.
Sản xuất sự kiện không đơn giản chỉ là lập kế hoạch sự kiện hay lao động tay chân. Quy trình này kéo dài từ khi lên kế hoạch đến dàn dựng và vận hành sự kiện. Trong quá trình thực hiện, người làm sản xuất cũng sẽ có thể gặp phải nhiều khó khăn, thách thức khó tránh khỏi.
Nội dung
Sản xuất sự kiện là gì?
Sản xuất sự kiện (Event Production)là quá trình biến kế hoạch sự kiện thành hiện thực và mang đến trải nghiệm cho người tham dự. Đây là quá trình điều phối các hoạt động hậu cần trước, trong và sau khi một sự kiện diễn ra. Nó tập trung thực hiện các khía cạnh vật lý của một sự kiện, bao gồm trình chiếu, âm thanh, ánh sáng, trang trí, sân khấu và đạo cụ. Nó tìm cách thu hút và giữ sự chú ý của khán giả bằng cách sử dụng sáng tạo các kỹ thuật, công nghệ hay những màn biểu diễn độc đáo.
Quá trình sản xuất một sự kiện sẽ thông qua 04 giai đoạn: tiền sản xuất, thực hiện sản xuất tại hiện trường, vận hành trực tiếp và tháo dỡ, thu dọn sau vận hành.
Nhà sản xuất sự kiện sẽ làm việc với người lập kế hoạch hoặc người quản lý sự kiện để xác định toàn bộ thông tin và hạng mục sản xuất cho sự kiện. Sau đó họ lập kế hoạch cho các thành phần hậu cần và kỹ thuật, bao gồm nghe nhìn, nhà cung cấp, ekip sản xuất, thiết bị, ngân sách, v.v. Đồng thời họ đảm nhận thực hiện và triển khai những hạng mục đó.
Sản xuất sự kiện so với Lập kế hoạch sự kiện?
Về nhiệm vụ:
Lập kế hoạch sự kiện liên quan đến các giai đoạn đầu của việc tổ chức một sự kiện. Đó là hình thành ý tưởng, lập kế hoạch, lập ngân sách và quản lý toàn bộ các khâu thực hiện, cũng như tiếp thị thông tin sự kiện tới khán giả.
Trong khi đó, sản xuất sự kiện là bước đệm nâng tầm một bản kế hoạch từ trên giấy trở thành hiện thực. Nhóm sản xuất làm việc với người quản lý, nhà cung cấp, khách hàng và các bên liên quan để thực hiện được điều này. Đó là các nhiệm vụ liên quan đến chi phí sản xuất, dàn dựng kỹ thuật, ứng dụng công nghệ, kết hợp trình chiếu để mang đến cảm nhận thực tế cho người tham dự.
Về mục đích:
Lập kế hoạch tập trung vào việc quản lý suôn sẻ toàn bộ hoạt động tổ chức sự kiện bằng các phương án đã được chuẩn bị trước. Quá trình này giúp mọi giai đoạn từ chuẩn bị đến tổ chức và vận hành được diễn ra hợp lý, hiệu quả.
Trong khi đó sản xuất sự kiện tập trung vào ứng dụng thực tế và mang đến trải nghiệm cho người tham dự. Nếu những ý tưởng chỉ được thể hiện trên giấy và nhìn bởi nhà tổ chức thì đội ngũ sản xuất sẽ giúp chúng được xuất hiện thực tế tại hiện trường và cảm nhận bởi cả người tham dự. Tuy nhiên, việc đưa ý tưởng vào thực tế cũng cần đảm bảo trong khuôn khổ ngân sách và mục tiêu sự kiện đã đề ra.
Người thực hiện:
Event Planner là người lên kế hoạch cho các sự kiện. Họ làm việc với khách hàng để lên ý tưởng chương trình, làm việc với bộ phận sản xuất và thiết kế để triển khai các ý tưởng đó.
>> Đọc thêm: 05 nhóm công cụ hữu ích dành cho Event Planner
Với hoạt động sản xuất, Event Producer/ Event Production Manager là người đảm nhận phụ trách. Họ làm việc với Planner để hiểu ý tưởng và làm việc với các nhà cung cấp (địa điểm, âm thanh, ánh sáng,…) và ekip sản xuất mang đến những trải nghiệm thực tế tuyệt vời thông qua các ý tưởng đó.
Những thách thức có thể gặp trong quá trình sản xuất
Khách hàng không có tầm nhìn rõ ràng
Trong quá trình sản xuất sự kiện, một trong những thách thức lớn nhất là một khách hàng không có tầm nhìn rõ ràng. Họ mơ hồ về những gì họ muốn sự kiện của họ đạt được. Họ không cung cấp đủ thông tin về mục tiêu hoặc thậm chí cả hậu cần (chẳng hạn như địa điểm là gì hoặc ngân sách là bao nhiêu). Điều này trực tiếp dẫn đến một bản kế hoạch sự kiện không rõ ràng.
Trong khi đó, hoạt động sản xuất sự kiện chính là đưa những bản kế hoạch vào hiện thực. Nếu bản kế hoạch không chi tiết rõ ràng thì việc sản xuất cũng không trơn tru thuận lợi. Thậm chí có thể dẫn đến việc sản xuất sai, không đúng với “ý đồ” thực sự của khách hàng.
Hạn chế về ngân sách thực hiện
Đây cũng là một khó khăn và thách thức lớn, khi mà việc biến kế hoạch trên giấy thành hiện thực cần phải có sự góp mặt của “đồng tiền”. Trong khi đó, quá trình sản xuất sự kiện đòi hỏi nhiều loại chi phí từ chi phí địa điểm, giá cả cho các trang thiết bị, chi phí cho đội ngũ sản xuất đến thực phẩm, nước uống cho sự kiện,…
Việc hạn chế về nguồn ngân sách gây ra nhiều áp lực cho nhà sản xuất. Họ phải tìm cách tối ưu hóa tài nguyên và tìm kiếm các giải pháp thay thế để giảm chi phí. Họ cũng bị giới hạn về các lựa chọn nếu giá cả quá cao. Đồng thời họ cũng phải bỏ ra nhiều công sức để cân nhắc lựa chọn, bỏ ra nhiều thời gian hơn để giám sát chất lượng sản xuất nếu lựa chọn nhà cung cấp tầm trung.
Lựa chọn nhà cung cấp phù hợp
Thách thức ở đây là làm sao để nhà sản xuất có thể lựa chọn đúng nhà cung cấp đáp ứng được yêu cầu về chất lượng sản phẩm, thời gian giao hàng hoặc giá cả?
Nếu sản phẩm của nhà cung cấp không đáp ứng được tiêu chuẩn chất lượng của sự kiện, điều này ảnh hưởng lớn đến chất lượng của sự kiện. Nếu thời gian giao hàng bị kéo dài, sự kiện có thể bị trì hoãn hoặc không hoàn thành đúng thời gian. Hay nếu chi phí của nhà cung cấp cao hơn so với dự kiến, nhà sản xuất sự kiện sẽ phải thêm công sức điều chỉnh ngân sách và tìm cách cắt giảm chi phí trong các khâu khác. Điều này có thể ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ chung của sự kiện.
>> Đọc thêm: Hướng dẫn lựa chọn nhà cung cấp sự kiện phù hợp
Những thay đổi bất ngờ
Những thay đổi bất ngờ khi đang thực hiện chương trình do nhiều nguyên nhân gây ra sẽ thực sự là bài kiểm tra khả năng tổ chức của người sản xuất.
Đó có thể là:
- Thay đổi yêu cầu từ khách hàng như thời gian, địa điểm hoặc chủ đề sự kiện;
- Thời tiết không thuận lợi, vấn đề về không gian tổ chức sự kiện, hoặc vấn đề về an ninh và an toàn;
- Sự cố về kỹ thuật hay nhân viên sản xuất không đủ kỹ năng để giải quyết vấn đề sản xuất;
- Thay đổi về lịch trình sản xuất;
- Thay đổi trong ngân sách sản xuất,…
Tất cả những thay đổi ở trên nếu xuất hiện đều có thể gây ra sự hỗn loạn. Nếu không ứng phó kịp thời, một sự cố nhỏ cũng có khả năng khiến nhà tổ chức “mất trắng” toàn bộ sự kiện.
Nếu bạn đam mê làm việc cùng những trang thiết bị, là một người tỉ mỉ và có óc sáng tạo, ưa thích việc tạo ra trải nghiệm thực từ những bản vẽ trên giấy. Hãy thử theo đuổi nghề sản xuất sự kiện. Làm sản xuất sự kiện tuy có nhiều rủi ro và thách thức nhưng nghề này cũng sẽ đem lại cho bạn những mối quan hệ và những bộ kỹ năng tuyệt vời mà bạn có thể không ngờ đến.
Backstage VN
