Thu thập dữ liệu trước - trong và sau sự kiện trên tầm nhìn lâu dài là cách để các cá nhân/đơn vị tổ chức sự kiện và doanh nghiệp có cơ sở để dựa vào, làm kim chỉ nam định hướng để thực hiện một chương trình, sự kiện, chiến dịch, dự án.
Mục tiêu cuối cùng của nhà tổ chức luôn là thu hút tối đa người tham dự cho các sự kiện. Muốn thu hút một cách hiệu quả thì việc thu thập dữ liệu phải xuất phát từ các điểm tiếp xúc với số lượng lớn người tham dự (thông tin bị động hoặc chủ động tức bắt buộc hoặc gợi ý, mời chào khai báo thông tin). Như vậy, quá trình thu thập dữ liệu hiệu quả sẽ đảm bảo rằng thông tin được lấy từ nhiều nguồn khác nhau, giúp theo dõi sự tham gia của đối tượng và đánh giá hiệu quả của sự kiện.
Mục đích khi “chạm” vào dữ liệu của người tham dự
Trước tiên, cần hiểu về khái niệm dữ liệu sự kiện chủ động và thụ động xuất hiện trong cả sự kiện trực tiếp và sự kiện trực tuyến (online, virtual – ảo).
Dữ liệu chủ động được người tham dự tình nguyện cung cấp. Đó là thông tin mà người tham dự tích cực chia sẻ với các nhà tổ chức thông qua trò chuyện, điền thông tin vào giấy hay các tính năng tương tác như khảo sát, biểu mẫu, thăm dò ý kiến, hỏi đáp,…
Dữ liệu thụ động có thể là định lượng (đo đếm) hoặc định tính (phân tích) vì về cơ bản các hình thức thu thập và nhận lại được đều khớp đúng chính xác thông tin mà nhà tổ chức muốn biết. Ví dụ: Khi hỏi tên tuổi thì người tham dự sẽ điền đúng tên tuổi của mình.
Mặt khác, dữ liệu thụ động được thu thập mà không có sự tham gia của người tham dự. Người dùng chia sẻ thông tin này bằng cách tham dự và tương tác với sự kiện. Dữ liệu thụ động có xu hướng mang tính định tính, ở dạng phân tích như số phiên tham dự, liên kết được nhấp vào và thời gian sử dụng qua các loại hình công nghệ hỗ trợ, phụ trợ.
Cả hai loại dữ liệu đều hữu ích theo cách riêng của chúng và các chiến lược phân tích dữ liệu sự kiện tốt nhất sẽ kết hợp cả hai để tạo nên một bức tranh tổng thể về hành vi và sở thích của khán giả.
Việc thu thập dữ liệu sẽ hướng tới phân tích sự hiệu quả của một số những mục tiêu cần đo lường cụ thể, được xác định theo nhu cầu của nhà tổ chức như:
- Cách thức hoạt động (vận hành đúng tiến độ, phạm vi ngân sách được đảm bảo, số lượng người tham dự so với số vé bán ra và đối với những sự kiện tương tự/ sự kiện khác/thời điểm khác);
- Nhận thức về thương hiệu (tiếng vang nhờ vào chia sẻ xã hội, xuất hiện trên mặt trận báo chí và các ấn phẩm uy tín, được lan truyền miệng);
- Sự hài lòng của người tham dự (Net Promoter Score – tạm dịch là điểm quảng bá để đo mức độ giới thiệu và lan truyền của khán giả, công chúng, nhận xét cả phản hồi của khán giả, thu hút người tham dự);
- Tác động kinh doanh (Người tham dự, đối tác, nhà tài trợ);
- Doanh thu (vé bán, doanh thu từ các hoạt động xung quanh, tài trợ & quảng cáo).
Các cách tiếp cận và tới dữ liệu của người tham dự
Các bước thu thập dữ liệu là một quá trình vô cùng quan trọng, giúp nhà phân tích đưa ra các quyết định phù hợp cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Từ việc xác định mục tiêu đến tạo lập kế hoạch, lựa chọn phương pháp thu thập, mỗi bước đều đóng vai trò then chốt, cuối cùng mới đến giai đoạn thu thập và phân tích.
Để cụ thể hơn, có thể đề cập tới một số nguồn cũng như các kênh tham khảo các nhà tổ chức đã và đang sử dụng cho công tác thu thập dữ liệu cho những mục đích riêng:
#1. Hệ thống đăng ký: Với sự ra đời của những phần mềm quản lý sự kiện, quy trình đăng ký tham gia các sự kiện đã được thay đổi hoàn toàn. Hầu hết các tổ chức ngày nay đều sử dụng một số nền tảng đăng ký sự kiện trực tuyến khác. Những thông tin mặc định như tên, địa chỉ, thông tin liên hệ, v.v. có thể dễ dàng được trích xuất từ một biểu mẫu đăng ký sự kiện và thậm chí có nhiều công cụ tự động hóa sự kiện có thể giúp phân loại người tham dự dựa trên thông tin cơ bản của họ (qua những tài khoản mạng xã hội như Google, Facebook,…). Thông tin như vậy có thể giúp nhà tổ chức đánh giá các khía cạnh khác nhau của sự kiện, lý do chính khiến người tham dự tham dự sự kiện. Loại dữ liệu này sẽ cung cấp những hiểu biết có giá trị và sẽ giúp ích trong cách lập kế hoạch, quản lý và đo lường ROI sự kiện (Return on Investment – mức độ hiệu của chiến dịch, lợi nhuận thu về từ những nguồn lực bỏ ra) của các nhà tổ chức.
#2. Khảo sát sau sự kiện: Đây là một cuộc đối thoại hai chiều và nó có thể được thực hiện theo nhiều cách khác nhau. Tuy nhiên, để nhận được những sự phản hồi sự kiện đạt chất lượng, các cuộc khảo sát sau sự kiện theo đó cũng cần phải hiệu quả. Các cuộc khảo sát sau sự kiện thường cung cấp những hiểu biết có ý nghĩa nhất về điều gì đúng và điều gì sai trong sự kiện. Thông tin từ nhiều lĩnh vực khác nhau sẽ được thu thập bao gồm các nhận xét về nghệ sĩ, diễn giả, giá vé, không gian sự kiện, các dịch vụ,… Thông tin này không chỉ giúp thực hiện những thay đổi cần thiết mà quan trọng hơn là nó có thể giúp hiểu hơn về một yếu tố quan trọng: Những người tham dự có thấy giá trị trong sự kiện hay không và liệu họ có quay lại vào lần tiếp theo hay không.
#3. Ứng dụng sự kiện trên thiết bị di động: Ứng dụng sự kiện đã làm cho toàn bộ hành trình thu thập dữ liệu tại các sự kiện trở nên cực kỳ dễ dàng hơn. Ứng dụng sự kiện giúp thu thập các phân tích tương tác bằng cách hỗ trợ dữ liệu thông qua các phiên hỏi đáp, bỏ phiếu trực tiếp và các hoạt động tương tác với khán giả khác. Những công cụ phân tích sự kiện này giúp hiểu được sở thích của người tham dự bằng cách xác định cách người tham dự tương tác với sự kiện và những gì họ thấy quan tâm dựa trên hành động trong ứng dụng của họ.
#4. Phần mềm CRM sự kiện: Các công cụ tự động hóa sự kiện (hoặc Quản lý sự kiện/Phần mềm CRM – quản lý quan hệ khách hàng) đã phát triển rất nhiều kể từ vài năm qua đến mức chúng trở thành cốt lõi của mọi thứ và vấn đề liên quan đến dữ liệu sự kiện. Lý do tại sao những công nghệ này được liệt kê là một trong số những công nghệ hàng đầu mà người tổ chức sự kiện phải nắm bắt. “Cây đũa thần phân tích sự kiện” này hoạt động như một hệ thống tập trung giúp nắm bắt, theo dõi và báo cáo thông tin quan trọng theo thời gian thực về nhiều sự kiện, bao gồm đăng ký, bán vé, tiếp thị qua email , tiếp thị kỹ thuật số,… Ví dụ: người tổ chức sẽ có thể truy cập vào tất cả các khoản thanh toán chưa thanh toán của người tham dự được ghi lại trong hệ thống tài chính của tổ chức của họ, điều này sẽ giúp họ luôn dẫn đầu trong quản lý dòng tiền của mình.
#5. Truyền thông xã hội: Phương tiện truyền thông xã hội là công cụ tối ưu mà qua đó người tổ chức sự kiện có thể tăng phạm vi tiếp cận của họ và từ đó đo lường số lượng tương tác, công cụ này hiện có trên các nền tảng như Twitter, Facebook, Instagram và LinkedIn. Ngoài ra, có thể theo dõi chuyển đổi trên mạng xã hội như đăng ký, đăng ký bản tin,… hoặc bất kỳ điều gì khác mà nhà tổ chức muốn người theo dõi của mình thực hiện.
#6. Công cụ tương tác với khán giả: Biết chính xác điều gì đã diễn ra sự kiện của bạn là điều mà mọi nhà tổ chức đều muốn biết và điều này có thể thực hiện được với sự trợ giúp của các công cụ tương tác với khán giả hoặc ứng dụng sự kiện. Ví dụ: Glisser thúc đẩy sự tương tác và sự tham gia của khán giả tại các sự kiện thông qua việc sử dụng điện thoại thông minh, cho phép người tham dự đặt câu hỏi trong thời gian thực, từ đó sẽ giúp phân tích những thành công và hạn chế của các phiên trao đổi. Thông qua ứng dụng sự kiện, người làm sự kiện cũng sẽ có thể biết phiên nào có nhiều lượt đăng ký nhất.
#7. Phân tích trang web: Hiểu luồng người dùng trên trang web sự kiện là rất quan trọng . Nếu không có sự hiểu biết này, nhà tổ chức sẽ không thể biết được những vấn đề tiềm ẩn mà sự kiện đang gặp phải trên thế giới trực tuyến. Google Analytics là một phần mềm tối ưu để làm thực hiện phân tích, điều này sẽ giúp thu thập dữ liệu quan trọng, cho biết hoạt động tiếp thị đang mang lại kết quả tốt như thế nào. Nó cũng bao gồm những thứ như thông tin chi tiết về nhân khẩu học về người đang truy cập trang web, khách truy cập, đăng ký, bán vé, đến từ đâu,…
#8. Nền tảng mạng lưới kết nối: Kết nối mạng lưới là một trong những lý do chính khiến mọi người tham dự các sự kiện và do đó nền tảng kết nối mạng sự kiện là khoản đầu tư tốt nhất. Nó thường được tích hợp trong chính ứng dụng sự kiện. Nền tảng mạng tạo điều kiện thuận lợi cho chương trình được cá nhân hóa, khám phá những người tham dự khác, thiết lập các cuộc họp, gửi tin nhắn trực tiếp, tương tác với các nhà triển lãm và nhà tài trợ,… Dữ liệu này giúp người lập kế hoạch hiểu rõ hơn về mức độ “kết nối mạng” đang được thực hiện tại sự kiện và những chủ đề mà người tham dự đang quan tâm nhất.
Việc thu thập dữ liệu không chỉ mang ý nghĩa, vai trò giúp nhà tổ chức hiểu rõ hơn về người tham dự mà còn tinh chỉnh các giá trị sự kiện. Ngoài ra, nó sẽ tạo điều kiện và những hiểu biết có giá trị về thị trường, điều này sẽ đơn vị sự kiện tập trung hơn nữa trong việc thương mại hóa sự kiện của mình.
Dữ liệu thu thập được sẽ đóng vai trò quan trọng trong việc đo lường giá trị của sự kiện. Bằng cách phân tích thông tin này, những người tổ chức có thể đánh giá được giá trị thực sự của sự kiện, xác định những khía cạnh nào đạt được thành công và cần được cải thiện trong các lần tổ chức sự kiện sau. Những thông tin này cũng sẽ hỗ trợ trong việc xây dựng chiến lược buôn bán sự kiện trong tương lai, đảm bảo rằng mọi nỗ lực đều hướng vào việc tối ưu hóa sự tham gia và giữ chân khách hàng.
Backstage News
