Các nhà tiếp thị, đặc biệt là tiếp thị sự kiện không còn được coi là những người “chỉ làm cho mọi thứ trở nên đẹp đẽ”. Ngày nay, hầu hết mọi vai trò tiếp thị đều bắt nguồn từ dữ liệu.
Công nghệ sự kiện truyền thống và hiện đại đều sẽ cung cấp nhiều dữ liệu để tối ưu hóa sự kiện và giúp các nghệ sĩ, nhà tổ chức, doanh nghiệp đạt được những mục tiêu đã đề ra.
Những bài học điển hình trên thế giới
Một trong những ứng dụng hiệu quả khi thu thập dữ liệu trực tiếp tại sự kiện là thông qua vé tham dự sự kiện dưới dạng vòng tay RFID (Radio Frequency Identification – Công nghệ nhận dạng đối tượng bằng sóng radio) là kỹ thuật nhận dạng, quản lý đối tượng bằng sóng vô tuyến. Đây là một phương pháp nhận dạng tự động dựa trên việc lưu trữ dữ liệu từ xa sử dụng thiết bị thẻ RFID và một đầu đọc.
Các nhà tổ chức sự kiện trên thế giới đã tận dụng sự kỳ diệu của công nghệ RFID vào sự kiện, từ đó vừa có thể tạo ra trải nghiệm tiện lợi cho người tham dự sự kiện, chiếc vòng tay này bên cạnh đó còn là một thiết bị định vị, thu thập những thông tin cá nhân, phân tích và đánh giá thói quen của khán giả trong sự kiện. Chỉ một thoáng chốc dừng chân tại một gian bán hàng bất kỳ cũng có thể đưa tới dữ liệu để chứng minh rằng nơi đón bán những mặt hàng độc đáo hay có những hình ảnh trang trí thiết kế bắt mắt, đủ để các khán giả dừng chân trong ít phút.
Hệ thống không dùng tiền mặt sử dụng công nghệ ID tần số vô tuyến (RFID) đang trở thành tiêu chuẩn tại các lễ hội trên toàn thế giới, Ngoài việc có thể tích hợp vé cấp phép vào cửa, hệ thống này giúp loại bỏ nhu cầu mang theo tiền mặt, chip RFID gắn vào dây đeo cổ tay có thể được nạp tiền trực tuyến, tại các ki-ốt hoặc bằng cách quét mã QR. Sau đó, những người tham dự chạm vào dây đeo cổ tay để thanh toán đồ ăn, đồ uống và hàng hóa.
Về cơ bản, đây là một hoạt động khai thác dữ liệu khổng lồ nhằm đánh giá các mô hình chi tiêu để đảm bảo các quyết định hậu cần hợp lý và trải nghiệm mượt mà mà không cần tiếp xúc trực tiếp cho người tiêu dùng khi tham gia vào các hoạt động sự kiện, dĩ nhiên, có những điều luật tại các quốc gia quy định rõ ràng để dữ liệu không được bán cho bên thứ ba.
Vào năm 2014, lễ hội âm nhạc Lollapalooza đã triển khai một sáng kiến có tên Lolla Cashless, đây là nỗ lực đầu tiên từ một lễ hội âm nhạc lớn của Hoa Kỳ nhằm sử dụng dây đeo cổ tay hỗ trợ nhận dạng tần số vô tuyến (hoặc RFID) để thanh toán. Vòng đeo tay hỗ trợ công nghệ cũng hoạt động ngoại tuyến, một bước đi thông minh khi xem xét kết nối Internet tại các loại sự kiện này có xu hướng kém hiệu quả hơn (và hiện tại vẫn chưa được cải thiện trên thế giới). Hệ thống điểm bán hàng sẽ lưu trữ các giao dịch cho đến khi chúng có thể được xử lý sau nếu Internet bị hỏng.
Xa hơn nữa, vào năm 2010, Coachella Valley Music and Arts Festival đã đi vào ứng dụng trực tiếp loại hình công nghệ này, kết hợp với truyền thông xã hội mà chủ yếu trên Instagram tạo ra một làn sóng thông tin về lễ hội âm nhạc, tạo ra nhiều trào lưu tham dự trải nghiệm nghệ thuật và duy trì hoạt động này đến tận bây giờ.
Tuy nhiên, một số điểm khiến RFID vẫn chưa được sử dụng phổ biến tại các sự kiện ở quy mô trung bình hoặc nhỏ hơn là bởi hệ thống vận hành đắt đỏ, khiến nhiều nhà tổ chức hiện nay cũng chưa có cơ hội tiếp xúc.
Việc sử dụng, chia sẻ, thậm chí bán những bản báo cáo chứa số liệu cũng là một hoạt động thường thấy hàng tháng, hàng quý, hàng năm tại các đơn vị truyền thông và cộng đồng sự kiện trên thế giới. Có thể kể đến một vài ví dụ như chuyên trang Bizzabo với bản The Events Industry’s Top Marketing Statistics, Trends, and Data (tạm dịch: Chiến lược tiếp thị, xu hướng và dữ liệu ngành công nghiệp tổ chức sự kiện) đăng tải hàng năm đưa tới những con số quan trọng về những khía cạnh của một vấn đề, xu hướng, tiềm năng có trong ngành, hay EventMB, Forrester, Eventbrite, Gitnux,… cũng có những báo cáo, bài viết thông tin tương tự. Điểm chung của những đơn vị này là quá trình lâu dài, tạo lập cho mình những giá trị và ảnh hưởng tới cộng đồng ngành tổ chức sự kiện trên toàn thế giới, từ đó vừa có thể tự do thu thập dữ liệu từ nhiều bên, vừa có thể là trung tâm tiếp nhận xử lý thông tin bị động và được nhiều các cơ quan, doanh nghiệp, ngành sự kiện trên một khu vực cụ thể như vùng miền, quốc gia, châu lục tin tưởng.
Cách sử dụng dữ liệu tại Việt Nam
Tại Việt Nam, việc sử dụng dữ liệu được thực hiện tích hợp với các hoạt động thương mại song song với sự kiện thường sẽ được ưa chuộng bởi hiểu nhu cầu và động lực của khách hàng là cách để các đơn vị doanh nghiệp có thể đáp ứng và đẩy mạnh sản xuất, phát triển cải thiện cho các mặt hàng, dịch phù hợp, đây cũng là một xu hướng sử dụng dữ liệu hoàn toàn bình thường trên thế giới. Tuy nhiên, Việt Nam chưa tận dụng được hết tiềm năng của các loại công nghệ thu thập – lưu trữ thông tin, những bảng biểu, danh sách có được qua các hoạt động bán hàng, chào hàng, đăng ký các sự kiện văn hóa/lễ hội/doanh nghiệp/đoàn thể hay nhỏ hơn là vui chơi có thưởng.
Những thông tin thu được tại Việt Nam thường chỉ được sử dụng trong khoảng thời gian ngắn, tạm thời với mục đích đơn giản. Sau đó, dữ liệu bị coi là không có giá trị sử dụng lại, không được lưu trữ bảo mật kỹ lưỡng dẫn tới vụ việc nhiều công ty, doanh nghiệp để thất lạc, mất cắp dữ liệu (theo khảo sát của hãng bảo mật Symantec về hiện trạng thông tin năm 2012 với công bố gây sốc: 94% doanh nghiệp tại Việt Nam đã từng bị mất mát dữ liệu do nhiều nguyên nhân khác nhau), thậm chí một số doanh nghiệp còn bán dữ liệu người dùng cho các doanh nghiệp khác dùng vào các mục đích buôn bán, chào hàng, cho vay nặng lãi,…
Như vậy, có thể thấy vấn đề dữ liệu vẫn còn gặp nhiều bất cập tại Việt Nam khiến cho tới nay, khi nhận được càng nhiều cuộc gọi quảng cáo “rác”, khán giả, công chúng, người dùng đều thấy khó chịu, phiền hà và trở nên ngần ngại trong việc chia sẻ bất kỳ thông tin cá nhân nào.
Đây vừa là hạn chế, bỏ phí nhiều dạng dữ liệu dùng cho việc phân tích nhu cầu mong muốn lên ý tưởng, tổ chức, vận hành – điều giúp cho công tác tổ chức sự kiện được thuận lợi, nhanh chóng, chuyên nghiệp, chạm đúng tới người tham dự sự kiện và đem lại ưu tiên hàng đầu cho họ thông qua nhiều trải nghiệm được xây dựng chỉn chu. Bên cạnh đó, việc thu thập dữ liệu truyền thống cũng chưa thực sự hiệu quả hay việc thu thập dữ liệu bằng công nghệ hiện đại cũng tương đối tốn kém mà chưa tận dụng được hết khả năng của mình và chưa có những phương pháp hiệu quả, phân tích giá trị để sử dụng lại một cách hợp lý.
Tại một nước đang phát triển, có dân số trẻ, với tỷ lệ sử dụng Internet và các sản phẩm công nghệ lớn như Việt Nam, việc “mở khóa” lưu thông dữ liệu hứa hẹn sẽ gia tăng khả năng phát triển của các doanh nghiệp Việt, nhất là các doanh nghiệp nhỏ và vừa. Đối với ngành sự kiện, việc này cũng mở ra nhiều tiềm năng cho tầm nhìn định hướng lâu dài trong công tác tổ chức, tạo ra nhiều lợi ích đáng kể, từ doanh thu cho tới trải nghiệm, cuối cùng gia tăng danh tiếng của đơn vị tổ chức.
Có thể thấy những khó khăn kể trên đòi hỏi việc xây dựng quy chế cho dữ liệu nói chung, các quy chế bảo vệ dữ liệu cá nhân và “tài sản hóa” dữ liệu phi cá nhân nói riêng, các quy định, quy chế này cần được tiến hành đồng thời trên khía cạnh tổng thể và cần có sự cẩn trọng. Hứa hẹn trong tương lai các nhà xây dựng chính sách, pháp luật về dữ liệu, làm luật cũng cần tạo điều kiện cho sự tham gia của nhiều bên là đại diện cho các ngành, nghề, lĩnh vực có liên quan, nhằm đảm bảo chính sách, pháp luật đó có thể cân bằng lợi ích các bên, đồng thời tối ưu khả năng lưu thông và các giá trị to lớn mà loại “dầu mỏ mới” này có thể đem lại cho nền kinh tế số Việt Nam, không chỉ riêng ngành tổ chức sự kiện mà còn nhiều ngành kinh tế khác.
Backstage News
Nguồn tổng hợp
