• Về Backstage News
Chủ Nhật, 13/07/2025
  • Đăng nhập
  • Đăng ký
Backstage News - Chuyên trang chia sẻ về nghề tổ chức sự kiện tại Việt Nam
  • Trang chủ
  • Sự Kiện
    • Sự Kiện Quốc Tế
    • Sự Kiện Trong Nước
  • Khám Phá
    • Cuộc Sống Sự Kiện
    • Xu Hướng
    • Độc + Lạ
    • Dập Ghim
  • Người Trong Ngành
  • Lịch Trình
Không có kết quả
View All Result
Backstage News - Chuyên trang chia sẻ về nghề tổ chức sự kiện tại Việt Nam
  • Trang chủ
  • Sự Kiện
    • Sự Kiện Quốc Tế
    • Sự Kiện Trong Nước
  • Khám Phá
    • Cuộc Sống Sự Kiện
    • Xu Hướng
    • Độc + Lạ
    • Dập Ghim
  • Người Trong Ngành
  • Lịch Trình
Không có kết quả
View All Result
Backstage News - Chuyên trang chia sẻ về nghề tổ chức sự kiện tại Việt Nam
Không có kết quả
View All Result

Event Planner – Vị trí không thể thiếu trong một sự kiện

tatuanBởi tatuan
27/04/2023
Chuyên mụcCuộc Sống Sự Kiện

Event Planner là một vị trí không thể thiếu để một sự kiện có thể được tổ chức suôn sẻ và diễn ra thành công. Chúng ta có thể hiểu nếu sự kiện là một “món ăn” thì ý tưởng là “nguyên liệu” và bản kế hoạch chính là “công thức”. Event Planner chính là người tạo ra ý tưởng và kế hoạch.

Nội dung

Event Planner là ai trong một công ty tổ chức sự kiện?

Event Planner là một thuật ngữ trong tiếng Anh được dùng để chỉ vị trí công việc của những người lên kế hoạch tổ chức sự kiện. Tại Việt Nam, vị trí này thường thuộc bộ phận Event hoặc bộ phận Sáng tạo trong một công ty tổ chức sự kiện.

Họ sẽ là người nhận đề bài (brief) của khách hàng hoặc Account, tạo ra các ý tưởng và biến chúng thành hiện thực bằng những kế hoạch cụ thể. Đồng thời, họ sẽ cùng các bộ phận khác thực hiện và theo dõi tiến độ của toàn bộ dự án từ tiền sự kiện (pre-event) đến hậu sự kiện (post-event).

Event Planning - Lên kế hoạch sự kiện
Event Planner đảm nhận xây dựng kế hoạch tiền sự kiện (pre-event) đến giai đoạn hậu sự kiện (post-event)

Với những công ty có quy mô không quá lớn, Event Planner cũng có thể là một Account – người làm việc trực tiếp với khách hàng trong quá trình tiếp nhận và tổ chức sự kiện.

Vậy trong một sự kiện, Event Planner là ai?

Event Planner là người kể chuyện

Họ chịu trách nhiệm hiểu những gì khách hàng muốn, từ đó thiết kế một sự kiện đáp ứng các mong muốn đó. Họ lên ý tưởng sự kiện, tạo bố cục, xây dựng chủ đề, concept và thực hiện hóa thông điệp – “linh hồn” của sự kiện.

Từ đó họ sẽ thực hiện “kể câu chuyện” đó thông qua bản proposal. Họ có thể phối hợp với nhóm design để thiết kế proposal, hoặc trực tiếp thiết kế và trình bày nội dung sự kiện tới khách hàng.

Do vậy, có thể nói Event Planner chính là người kể một câu chuyện cho những người tham dự sự kiện. Những sự kiện có câu chuyện để kể sẽ luôn là sự kiện để lại ấn tượng đáng nhớ.

“Các sự kiện nên có tính kích thích, tạo ra những cảm giác đặc biệt cho khách hàng và tạo nên tác động đến tất cả các giác quan. Dù cho đó là sự kiện dành cho cặp đôi, thương hiệu hay sản phẩm, sự kiện nên kể một câu chuyện đặc biệt cho mỗi vị khách đi qua.”

– Kristin Banta (Event Planner nổi tiếng người Mỹ)

Event & Wedding Planner Kristin Banta
Kristin Banta – Event & Wedding Planner của năm 2023 tại Lễ trao giải GALA quốc tế

Event Planner hay nhà quản lý đa năng

Sau khi tạo được câu chuyện cho sự kiện, Event Planner sẽ lên kế hoạch tổng thể, kế hoạch chi tiết và phối hợp cùng các bộ phận khác để quản lý và triển khai sản xuất.

Các nhiệm vụ cụ thể bao gồm:

  • Quản lý và lập ngân sách:

Mỗi sự kiện được tổ chức đều trong phạm vi ngân sách cụ thể theo mong muốn của khách hàng. Do vậy, Event Planner cần sở hữukhả năng quản lý tài chính, tư duy phản biện, khả năng sáng tạo và tính toán để đáp ứng được phạm vi ngân sách đó.

  • Quản lý nhân sự:

Event Planner là người sắp xếp, phân công điều phối nhiệm vụ và chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ nhân sự trong sự kiện. Đối với những vị trí chưa có sẵn như MC, nghệ sĩ biểu diễn,… họ cũng là những người tìm kiếm và quản lý những nhân sự đó.

Trong trường hợp xảy ra bất cứ vấn đề nào, Event Planner sẽ là người đứng ra giải quyết.

  • Quản lý kế hoạch và kịch bản chương trình:

Đối với mỗi sự kiện, Event Planner sẽ có nhiệm vụ xây dựng khung chương trình (agenda), master plan và các loại kịch bản khác nhau. Việc này đảm bảo ekip tổ chức nắm được toàn bộ nội dung và triển khai theo đúng kế hoạch.

Các hạng mục bao gồm thời gian, địa điểm, nội dung chi tiết chương trình, kịch bản MC, kịch bản vận hành kỹ thuật, kế hoạch dự phòng xử lý rủi ro phát sinh,…

Event Planner Quản lý kế hoạch chương trình
Event Planner quản lý từ tài chính, nhân sự đến kế hoạch, kịch bản chương trình

Event Planner cũng là một nhà ngoại giao

Bởi vì họ cũng có nhiệm vụ tìm kiếm, xây dựng mối quan hệ và làm việc trực tiếp với các bên liên quan ngoài tổ chức.

Họ có một mạng lưới các nhà đầu tư, nhà thầu, nhà cung cấp các địa điểm, thực phẩm, điều phối viên,… đáng tin cậy để có thể hợp tác. Họ xây dựng mối quan hệ cùng có lợi với các doanh nghiệp trong ngành lân cận và nhận được sự giới thiệu từ các đối tác hài lòng.

Giao tiếp với đồng nghiệp
“Con người của mọi người” có thể mô tả chính xác về vòng tròn quan hệ của một Event Planner

Trong mỗi sự kiện, Event Planner chính là cầu nối giúp trao đổi và điều phối thông tin giữa các bên. Họ là mắt xích quan trọng để toàn bộ các bên cùng nhau phối hợp nhằm đảm bảo sự kiện diễn ra thành công.

Event Planner còn là nhà phân tích

trao đổi công việc
Event Planner cũng sẽ là người phân tích và tổng kết mức độ thành công của sự kiện sau khi được tổ chức

Họ sẽ viết báo cáo, trình bày rõ các nội dung như tiến độ công việc, nhiệm vụ của từng thành viên, mức độ hiệu quả công việc. Họ cũng cần so sánh chi phí thực tế với chi phí dự trù ban đầu. Đồng thời đo lường sự thành công của sự kiện dựa trên các tiêu chí định tính và định lượng.

Đối với khách hàng, họ sẽ cần báo cáo chi tiết các thông tin và số liệu liên quan đến toàn bộ sự kiện. Họ phân tích hành vi của các thành viên khán giả trực tuyến, đo lường mức độ tương tác trực tiếp của khán giả trực tiếp.

Từ những chỉ số đó, họ có thể rút ra những kinh nghiệm thực tiễn để cải thiện và phát huy các sự kiện trong tương lai.

Ngoài ra, để tìm hiểu thêm nhiều thông tin thú vị về nghề Event Planner, bạn có thể theo dõi thêm tại các kênh Youtube nổi tiếng với bài viết: 9 kênh Youtube hấp dẫn dành riêng cho các Event Planner

Thanh Thảo – Backstage VN

Bài trước

“The Phantom of the Opera” chính thức hạ màn sau 35 năm lịch sử

Bài tiếp theo

Không gian tổ chức sự kiện độc lạ tại Red Bull Racing “The Warehouse”

Bài viết liên quan

Cuộc Sống Sự Kiện

Quản lý đám đông – Bật mí cách điều phối dòng người tại các sự kiện lớn

10/07/2025

Khi các lễ hội âm nhạc, buổi hòa nhạc và sự kiện thể thao ngày càng phát triển về quy mô và lượng người tham dự, việc...

Xem thêm
9 tips lưu ý chụp ảnh sự kiện
Cuộc Sống Sự Kiện

9 tips cần nhớ khi chụp ảnh tại sự kiện

04/07/2025

Bất kỳ ai cũng có thể giơ điện thoại lên và ghi lại vài tấm ảnh tại một buổi concert hay hội thảo. Nhưng để chụp được...

Xem thêm
Defqon 1 xây dựng cộng đồng fan 2
Cuộc Sống Sự Kiện

Defqon.1 – Hành trình xây dựng cộng đồng âm nhạc bền vững bằng bản sắc

01/07/2025

Defqon.1 thêm một lần nữa đón chào đón hơn 65.000 khán giả đổ về Biddinghuizen (Hà Lan). Đánh dấu năm thứ 3 liên tiếp, lễ hội âm...

Xem thêm
sân khâu tour diễn Circus Maximus của travis scott 8
Cuộc Sống Sự Kiện

Sân khấu tour diễn Travis Scott: “Thế giới hậu tận thế” hỗn loạn và điên cuồng

27/06/2025

Sau khi chính thức khởi động từ cuối năm 2023, tour diễn Circus Maximus của Travis Scott đã nhanh chóng khẳng định vị thế là một trong...

Xem thêm
Cuộc Sống Sự Kiện

Logistics concert là gì và vì sao quyết định sự thành bại của một tour lưu diễn?

26/06/2025

Logistics concert bao gồm toàn bộ các công việc liên quan đến việc lập kế hoạch, phối hợp và vận chuyển thiết bị, con người và các...

Xem thêm
Cuộc Sống Sự Kiện

Nhìn thấy điều gì từ việc VPBank mời G-Dragon: Khi concert không chỉ là “một cuộc chơi PR”

26/06/2025

VPBank không đơn thuần mời “ông hoàng Kpop” G-Dragon biểu diễn – họ biến concert thành một phễu chuyển đổi toàn diện. Đến thời điểm hiện tại,...

Xem thêm
Cuộc Sống Sự Kiện

Màn hình LED tại các sự kiện ngoài trời: Làm sao sống sót giữa mưa bão khắc nghiệt?

19/06/2025

Tại những sự kiện ngoài trời quy mô lớn, màn hình LED không chỉ là thiết bị hiển thị mà còn là trung tâm cảm xúc, kết...

Xem thêm
Cuộc Sống Sự Kiện

Concert Anh Trai Vượt Ngàn Chông Gai D5,D6 tiếp tục “trình làng” công nghệ mới

12/06/2025

Trong hai đêm diễn concert Anh Trai Vượt Ngàn Chông Gai D5,D6, khán giả sẽ được chiêm ngưỡng hệ thống RoboSpot Follow System được lắp đặt kết...

Xem thêm
Cuộc Sống Sự Kiện

Tour diễn Wasteland Realm của Trần Sở Sinh: “Tác phẩm nghệ thuật” hoành tráng

11/06/2025

Một lần nữa, Trần Sở Sinh - nghệ sĩ tiên phong trong làn sóng nghệ thuật trình diễn châu Á đã khiến nhiều người thán phục với...

Xem thêm
Cuộc Sống Sự Kiện

Delay Tower – công nghệ sử dụng trong concert Anh Trai Vượt Ngàn Chông Gai là gì?

05/06/2025

Trong các sự kiện âm nhạc quốc tế, Delay Tower là một thiết bị quen thuộc, không chỉ giúp khán giả ở xa vẫn nghe rõ từng...

Xem thêm
Xem thêm
Bài tiếp theo
warehouse-red-bull

Không gian tổ chức sự kiện độc lạ tại Red Bull Racing “The Warehouse”

  • Trang chủ
  • Sự Kiện
  • Khám Phá
  • Người Trong Ngành
  • Lịch Trình

Backstage News TRANG MẠNG XÃ HỘI NGÀNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN TẠI VIỆT NAM
Địa chỉ văn phòng: 43A Vạn Phúc, Kim Mã, Ba Đình, Hà Nội
Email: hello@backstage.vn
Hotline: (+84)8 1800 6389
Bản quyền thuộc về Công ty CP Truyền thông & Sự kiện Backstage, giấy phép ĐKKD số 0108104540 do Sở KH&ĐT Hà Nội cấp ngày 26/12/2017.
Giấy phép MXH số 62/GP-BTTTT ký ngày 18/03/2024.
DMCA.com Protection Status

Không có kết quả
View All Result
  • Đăng nhập
  • Đăng Ký
  • Trang chủ
  • Sự Kiện
    • Sự Kiện Trong Nước
    • Sự Kiện Quốc Tế
  • Khám Phá
    • Cuộc Sống Sự Kiện
    • Xu Hướng
    • Độc + Lạ
    • Dập Ghim
  • Người Trong Ngành
  • Lịch Trình
  • Về Backstage News

Backstage News TRANG MẠNG XÃ HỘI NGÀNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN TẠI VIỆT NAM
Địa chỉ văn phòng: 43A Vạn Phúc, Kim Mã, Ba Đình, Hà Nội
Email: hello@backstage.vn
Hotline: (+84)8 1800 6389
Bản quyền thuộc về Công ty CP Truyền thông & Sự kiện Backstage, giấy phép ĐKKD số 0108104540 do Sở KH&ĐT Hà Nội cấp ngày 26/12/2017.
Giấy phép MXH số 62/GP-BTTTT ký ngày 18/03/2024.
DMCA.com Protection Status

Chào Mừng!

Đăng nhập vào tải khoản của bạn

Quên mật khẩu? Đăng Ký

Tạo Tài Khoản Mới

Điền vào các mẫu dưới đây để đăng ký

Không để trống các trường. Đăng Nhập

Lấy lại mật khẩu

Vui lòng nhập tên đăng nhập hoặc địa chỉ email để đặt lại mật khẩu của bạn.

Đăng Nhập