Event Planner là một vị trí không thể thiếu để một sự kiện có thể được tổ chức suôn sẻ và diễn ra thành công. Chúng ta có thể hiểu nếu sự kiện là một “món ăn” thì ý tưởng là “nguyên liệu” và bản kế hoạch chính là “công thức”. Event Planner chính là người tạo ra ý tưởng và kế hoạch.
Nội dung
Event Planner là ai trong một công ty tổ chức sự kiện?
Event Planner là một thuật ngữ trong tiếng Anh được dùng để chỉ vị trí công việc của những người lên kế hoạch tổ chức sự kiện. Tại Việt Nam, vị trí này thường thuộc bộ phận Event hoặc bộ phận Sáng tạo trong một công ty tổ chức sự kiện.
Họ sẽ là người nhận đề bài (brief) của khách hàng hoặc Account, tạo ra các ý tưởng và biến chúng thành hiện thực bằng những kế hoạch cụ thể. Đồng thời, họ sẽ cùng các bộ phận khác thực hiện và theo dõi tiến độ của toàn bộ dự án từ tiền sự kiện (pre-event) đến hậu sự kiện (post-event).
Với những công ty có quy mô không quá lớn, Event Planner cũng có thể là một Account – người làm việc trực tiếp với khách hàng trong quá trình tiếp nhận và tổ chức sự kiện.
Vậy trong một sự kiện, Event Planner là ai?
Event Planner là người kể chuyện
Họ chịu trách nhiệm hiểu những gì khách hàng muốn, từ đó thiết kế một sự kiện đáp ứng các mong muốn đó. Họ lên ý tưởng sự kiện, tạo bố cục, xây dựng chủ đề, concept và thực hiện hóa thông điệp – “linh hồn” của sự kiện.
Từ đó họ sẽ thực hiện “kể câu chuyện” đó thông qua bản proposal. Họ có thể phối hợp với nhóm design để thiết kế proposal, hoặc trực tiếp thiết kế và trình bày nội dung sự kiện tới khách hàng.
Do vậy, có thể nói Event Planner chính là người kể một câu chuyện cho những người tham dự sự kiện. Những sự kiện có câu chuyện để kể sẽ luôn là sự kiện để lại ấn tượng đáng nhớ.
“Các sự kiện nên có tính kích thích, tạo ra những cảm giác đặc biệt cho khách hàng và tạo nên tác động đến tất cả các giác quan. Dù cho đó là sự kiện dành cho cặp đôi, thương hiệu hay sản phẩm, sự kiện nên kể một câu chuyện đặc biệt cho mỗi vị khách đi qua.”
– Kristin Banta (Event Planner nổi tiếng người Mỹ)
Event Planner hay nhà quản lý đa năng
Sau khi tạo được câu chuyện cho sự kiện, Event Planner sẽ lên kế hoạch tổng thể, kế hoạch chi tiết và phối hợp cùng các bộ phận khác để quản lý và triển khai sản xuất.
Các nhiệm vụ cụ thể bao gồm:
- Quản lý và lập ngân sách:
Mỗi sự kiện được tổ chức đều trong phạm vi ngân sách cụ thể theo mong muốn của khách hàng. Do vậy, Event Planner cần sở hữukhả năng quản lý tài chính, tư duy phản biện, khả năng sáng tạo và tính toán để đáp ứng được phạm vi ngân sách đó.
- Quản lý nhân sự:
Event Planner là người sắp xếp, phân công điều phối nhiệm vụ và chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ nhân sự trong sự kiện. Đối với những vị trí chưa có sẵn như MC, nghệ sĩ biểu diễn,… họ cũng là những người tìm kiếm và quản lý những nhân sự đó.
Trong trường hợp xảy ra bất cứ vấn đề nào, Event Planner sẽ là người đứng ra giải quyết.
- Quản lý kế hoạch và kịch bản chương trình:
Đối với mỗi sự kiện, Event Planner sẽ có nhiệm vụ xây dựng khung chương trình (agenda), master plan và các loại kịch bản khác nhau. Việc này đảm bảo ekip tổ chức nắm được toàn bộ nội dung và triển khai theo đúng kế hoạch.
Các hạng mục bao gồm thời gian, địa điểm, nội dung chi tiết chương trình, kịch bản MC, kịch bản vận hành kỹ thuật, kế hoạch dự phòng xử lý rủi ro phát sinh,…
Event Planner cũng là một nhà ngoại giao
Bởi vì họ cũng có nhiệm vụ tìm kiếm, xây dựng mối quan hệ và làm việc trực tiếp với các bên liên quan ngoài tổ chức.
Họ có một mạng lưới các nhà đầu tư, nhà thầu, nhà cung cấp các địa điểm, thực phẩm, điều phối viên,… đáng tin cậy để có thể hợp tác. Họ xây dựng mối quan hệ cùng có lợi với các doanh nghiệp trong ngành lân cận và nhận được sự giới thiệu từ các đối tác hài lòng.
Trong mỗi sự kiện, Event Planner chính là cầu nối giúp trao đổi và điều phối thông tin giữa các bên. Họ là mắt xích quan trọng để toàn bộ các bên cùng nhau phối hợp nhằm đảm bảo sự kiện diễn ra thành công.
Event Planner còn là nhà phân tích
Họ sẽ viết báo cáo, trình bày rõ các nội dung như tiến độ công việc, nhiệm vụ của từng thành viên, mức độ hiệu quả công việc. Họ cũng cần so sánh chi phí thực tế với chi phí dự trù ban đầu. Đồng thời đo lường sự thành công của sự kiện dựa trên các tiêu chí định tính và định lượng.
Đối với khách hàng, họ sẽ cần báo cáo chi tiết các thông tin và số liệu liên quan đến toàn bộ sự kiện. Họ phân tích hành vi của các thành viên khán giả trực tuyến, đo lường mức độ tương tác trực tiếp của khán giả trực tiếp.
Từ những chỉ số đó, họ có thể rút ra những kinh nghiệm thực tiễn để cải thiện và phát huy các sự kiện trong tương lai.
Ngoài ra, để tìm hiểu thêm nhiều thông tin thú vị về nghề Event Planner, bạn có thể theo dõi thêm tại các kênh Youtube nổi tiếng với bài viết: 9 kênh Youtube hấp dẫn dành riêng cho các Event Planner
Thanh Thảo – Backstage VN
