Trong vô số các phương pháp và mẹo để quản lý sự kiện, “7P” là một công thức có hiệu quả giúp mở rộng phạm vi thành công và hoàn thành mục tiêu của một dịch vụ, dự án, chương trình.
Bảy P của quản lý sự kiện là Purpose, Place, Partners, Plan, Practice, Promote và Post-show.
Nội dung
Purpose – Mục đích tổ chức
Đầu tiên và quan trọng nhất, mục tiêu của ban tổ chức là gì? Khối lượng hàng bán được để đạt doanh thu, tạo ra số lượng lớn khách hàng tiềm năng hay phát triển thương hiệu,… Khi lập kế hoạch và quản lý dự án, mục đích luôn phải được xem xét, làm rõ và duy trì sự chú ý vào nó. Bởi mục đích sẽ làm la bàn trong toàn bộ từ đầu cho tới cuối, thậm chí còn kéo dài xa hơn ngay cả sự kiện đã kết thúc. Mục tiêu theo đó cũng cần có sự nhất quán, từ đó, tất cả các trải nghiệm, hoạt động, câu chuyện, nội dung truyền tải đều phải giúp toàn bộ khán giả hiểu và nắm bắt được vì họ đều đăng ký trải nghiệm giống nhau tại cùng một sự kiện. Nhất quán là yếu tố cần phải đảm bảo ngay cả khi sự kiện được tổ chức với hai trải nghiệm riêng biệt cùng một lúc: cho những người tham dự trực tiếp và cho trải nghiệm livestream/trực tuyến.
Place – Địa điểm tổ chức
Nhận thức rõ về việc chọn địa điểm lý tưởng cho các sự kiện trực tiếp cũng nằm trong danh mục những việc cần giải quyết trước tiên. Địa điểm phải đáp ứng các yếu tố như phù hợp với thể loại sự kiện, đáp ứng các yếu tố an toàn nếu có, sức chứa đủ cho người tham dự và có không gian thoải mái,… Ngoài ra, một người quản lý sự kiện, người lập kế hoạch hay hậu cần sẽ phải nhận biết và nắm bắt được mọi xung đột trong lịch trình có thể xảy ra và ảnh hưởng đến nhà cung cấp, đối tác hoặc người tham dự của bạn. Hãy nhớ rằng, yếu tố địa điểm luôn đi kèm với yếu tố thời gian, lựa chọn sự kiện vào ngày cuối tuần, ngày lễ cũng như các địa điểm xa, khó tiếp cận sẽ giảm số lượng khán giả tham dự và quan tâm bởi sự bận rộn và mức độ cạnh tranh của các sự kiện ngày nay là cực lớn.
Partners – Đối tác
Việc có nhà tài trợ hoặc đối tác hỗ trợ sự kiện sẽ mang lại lợi ích to lớn cho sự thành công và kéo theo đó là những tác động tích cực. Quan hệ đối tác được quản lý tốt có thể mang lại các phần thưởng tài chính, mở rộng thêm các kênh tiếp thị, quảng bá thương hiệu của sự kiện và tăng doanh số bán hàng, vì vậy các sự kiện không bao giờ được bỏ qua cơ hội này để phát triển.
Chìa khóa để đạt được điều này là cộng tác với đối tác phù hợp, ví dụ như những khách hàng tiềm năng có mối quan tâm đặc biệt đến chủ đề sự kiện, sản phẩm và khán giả trong đó. Khi đã xác định được sức mạnh tổng hợp rõ ràng, tạo một gói cùng có lợi, vừa tăng thêm giá trị cho sự kiện, vừa tăng thêm giá trị cho hoạt động kinh doanh của đối tác.
Vì vậy, cho dù có quyết định mời nhà tài trợ sự kiện hay đối tác truyền thông tham gia, điều quan trọng là phải nuôi dưỡng mối quan hệ, giữ liên lạc thường xuyên để thông báo cho họ về tiến trình, dự án và trên hết là tôn trọng thỏa thuận của nhau.
Plan – Kế hoạch
Bí quyết để có một sự kiện kết hợp thành công là trải nghiệm dành cho nhiều khán giả được lên kế hoạch tốt và nội dung hấp dẫn. Cho dù khách và khán giả của sự kiện đến để nghiên cứu hoặc mua sắm, tham khảo hoặc xem xét, họ sẽ chỉ ở lại nếu họ cảm thấy thích thú.
Practice – Luyện tập/tổng duyệt
Nếu vào ngày diễn ra sự kiện, nhà tổ chức phát hiện ra rằng các phân đoạn bị trễ, màn trình diễn chưa hoàn chỉnh hoặc một bộ phận công nghệ cần được sửa chữa thì mọi công việc lên kế hoạch chuẩn bị trước đó sẽ trở nên vô ích. Luyện tập và tổng duyệt cho tất cả đội ngũ từ nghệ sĩ, nhân sự, đội ngũ kỹ thuật, an ninh không làm cho mọi thứ trở nên hoàn hảo 100% nhưng chắc chắn sẽ xác định được những điểm thiếu sót, thời gian trống cần lấp đầy, các lỗi vận hành, biểu diễn trước khi chúng gây ra hậu quả nghiêm trọng.
Promote – Quảng cáo/kêu gọi
Quảng cáo là yếu tố giúp sự kiện tiếp cận rộng rãi tới số lượng lớn khán giả. Trong đó, việc truyền đạt mục đích và câu chuyện của sự kiện sẽ trở nên dễ dàng hơn nhờ vào thông điệp rõ ràng và có cái nhìn thống nhất. Các hoạt động quảng bá và tiếp thị cần thực hiện đồng bộ hóa tất cả các nền tảng có thể truy cập (phương tiện truyền thông xã hội, danh sách email, trang web), cũng như mọi quảng cáo trả phí hoặc quan hệ công chúng nhằm tăng cường sự nhận thức và thu hút sự quan tâm đối với sự kiện.
Bên cạnh đó, đảm bảo rằng nhà tổ chức cũng thu thập thông tin liên hệ và giữ liên lạc với công chúng và khán giả để đảm bảo rằng thông điệp về sự kiện được truyền đạt đến đúng đối tượng mục tiêu cũng như lưu trữ làm dữ liệu để phân tích cho các chiến dịch tiếp thị, sự kiện khác nhau sau này để tạo ra sự chú ý và tăng cường tham gia từ khán giả hoặc đối tượng mục tiêu.
Post-show – Hoạt động hậu chương trình
Sau sự kiện, các công việc phải xử lý bao gồm chuẩn bị sẵn email cảm ơn tới cho khách hàng, đối tác, khán giả. Bên cạnh đó, tổ chức một cuộc khảo sát mức độ hài lòng nhanh chóng là điều cần thiết để hỗ trợ nhà tổ chức xác định điều gì trong sự kiện đã vận hành hoạt động tốt và điều gì cần phải thay đổi trong những lần tiếp theo.
Ngoài ra, thực hiện bản báo cáo về trải nghiệm tham dự, nghiệm thu về những danh mục công việc trong sự kiện và đưa ra những nhận xét, rút bài học kinh nghiệm sâu sắc là cách để quảng bá hiệu quả tới tất cả những ai tham dự và biết tới sự kiện, đây là một cách truyền thông, tri ân tốt và hiệu quả, mở ra những tiềm năng lớn để sự kiện sẽ có nhiều cơ hội được ghi nhớ, xây dựng sự ủng hộ lớn mạnh và chắc chắn hơn sau này.
Backstage News
Theo Inlogic IT Solutions
