Event Planner cần rất nhiều kỹ năng mềm để làm việc chuyên nghiệp và hiệu quả, không chỉ với chính mình mà còn với các đồng nghiệp, đối tác và các bên liên quan.
Nội dung
Kỹ năng liên quan đến con người (People Skills)
Giao tiếp hiệu quả (nói và viết)
Để làm nên một sự kiện thành công, Event Planner không chỉ làm việc với khách hàng mà còn trao đổi và làm việc với nhà đầu tư, nhà cung cấp, các nhân sự bên ngoài,…
Do vậy, họ bắt buộc là những người sở hữu kỹ năng giao tiếp bằng văn bản và bằng lời nói sắc bén.
Kỹ năng giao tiếp tốt giúp truyền tải thông tin một cách tự tin, rõ ràng, đảm bảo các bên tham gia hiểu được vai trò của họ, giúp mọi thứ diễn ra suôn sẻ.
Ngoài ra, họ không chỉ giỏi truyền đạt tầm nhìn của mình, họ còn là những người biết lắng nghe. Đặc biệt họ quan tâm đến việc thấu hiểu mong muốn và nhu cầu của khách hàng.
Làm việc nhóm tích cực
Kỹ năng làm việc nhóm chính là yếu tố quan trọng để một Event Planner có thể hợp tác hiệu quả, đảm bảo công việc hoàn thành thuận lợi và thành công. Bởi vì họ không chỉ phải tự mình hoàn thành các nhiệm vụ cá nhân và còn phối hợp cùng đội, nhóm và các bên liên quan để triển khai thực hiện các hạng mục lớn khác.
Biết cách lắng nghe, giao tiếp cởi mở và truyền đạt hiệu quả vấn đề với đồng nghiệp, cùng thấu hiểu, hợp tác làm việc sẽ giúp mọi việc có thể diễn ra trơn tru và chất lượng.
Xây dựng mạng lưới quan hệ chất lượng
Đây là kỹ năng đặc biệt cần thiết và quan trọng vì sự kiện được tạo nên bởi con người và dựa trên các mối quan hệ.
Những Event Planner giỏi là những người luôn biết cách sở hữu cho mình mạng lưới rộng khắp lĩnh vực tổ chức sự kiện như các nhà cung cấp bao gồm địa điểm, ẩm thực, kỹ thuật, media, ban nhạc, nghệ sĩ… Điều đó sẽ giúp sự kiện được tổ chức trơn tru và hiệu quả.
Ngoài ra, mạng lưới quan hệ tốt cũng có thể giúp mang đến cho Event Planner những khách hàng mới và chất lượng.
Kỹ năng cá nhân (Personal Skills)
Sự linh hoạt và thích nghi phù hợp
Ngay cả sau khi đã có các kế hoạch hoàn hảo và các kế hoạch dự phòng, người Event Planner vẫn phải sẵn sàng ứng phó với bất kỳ rủi ro tiềm ẩn nào.
Khả năng linh hoạt, phản ứng nhanh và thích ứng để xử lý tình huống bất ngờ là một trong những kỹ năng quản lý sự kiện quan trọng. Bạn sẽ luôn phải thích nghi với các tình huống mới, địa điểm mới, khách hàng mới vì mỗi sự kiện là một trải nghiệm hoàn toàn khác nhau.
Bên cạnh đó, khả năng giữ bình tĩnh, không ngại thay đổi và làm ngay lập tức mọi lúc, mọi nơi, trước mọi tình huống chính là chìa khóa giúp người Event Planner có thể đạt được kỹ năng thích nghi và xử lý tình huống hiệu quả.
Quản lý căng thẳng
Kỹ năng quản lý căng thẳng sẽ giúp người Event Planner có tinh thần tốt, làm việc hiệu quả và có thể vượt qua những thách thức trong công việc
Thực tế, nghề tổ chức sự kiện được đánh giá là một trong những nghề căng thẳng và áp lực nhất. Việc thực hiện được một sự kiện đòi hỏi người Event Planner không chỉ tính sáng tạo mà còn là khả năng xử lý khối lượng công việc nặng nề trong thời hạn chặt chẽ.
Vì vậy, không có gì lạ khi một người Event Planner có thể luôn gặp phải tình trạng căng thẳng và mệt mỏi nếu làm việc dưới vị trí này.
Để giảm mức độ căng thẳng, bạn cần đảm bảo nghỉ ngơi đầy đủ và học cách “tắt nguồn”. Có kế hoạch phù hợp ngay từ đầu sẽ ngăn ngừa các tình huống căng thẳng xảy ra. Hãy biết khi nào cần nhờ giúp đỡ, có kế hoạch nghỉ ngơi cho bản thân và đừng quên chăm sóc sức khỏe thể chất và tinh thần mỗi ngày.
Ngoại ngữ tốt
Đây là kỹ năng không chỉ quan trọng đối với vị trí Event Planner mà còn đối với tất cả các vị trí khác trong ngành Tổ chức sự kiện.
Bởi lẽ ngành Tổ chức sự kiện vốn có nguồn gốc từ nước ngoài. Đa phần những tài liệu liên quan đến ngành đều được viết ở ngôn ngữ tiếng anh. Những sự kiện có quy mô lớn, những xu hướng mới trong ngành đều xuất phát từ các nước khác trên thế giới.
Việc có ngoại ngữ tốt, hay cụ thể là Tiếng anh sẽ giúp cho người Event Planner có nhiều cơ hội nghiên cứu, học hỏi và tiếp thu từ những tài liệu và sự kiện trên thế giới để nâng cao năng lực của bản thân.
Thanh Thảo – Backstage VN
