Mùa mưa bão chắc chắn là một trong những vấn đề nhức nhối và đáng lo ngại nhất của những người làm tổ chức sự kiện, đặc biệt là những sự kiện ngoài trời.
Vừa qua, siêu nhạc hội âm nhạc EDM kết hợp quẩy nước diễn ra ngày 29/6 tại SVĐ Mỹ Đình, Hà Nội đã phải tạm hoãn sự kiện hơn 1 tiếng đồng hồ vì ngoài trời bất ngờ mưa lớn. Trước đó, sự việc đêm nhạc Những Thành Phố Mơ Màng (NTPMM) tại Hà Nội hồi tháng 4 phải ngừng biểu diễn vì mưa lớn cũng là một case-study đáng nhớ của những người làm sự kiện.
Ngoài NTPMM, thời gian qua cũng có rất nhiều các chương trình, sự kiện lớn nhỏ khác đã phải đối mặt với tình hình thời tiết xấu khi mùa mưa bắt đầu. Có thể kể đến chương trình “Flows in you – Em gái mưa” ngày 12/5 của Hương Tràm ở Hà Nội phải hủy sát giờ do mưa lớn. Hay hàng ngàn khán giả đội mưa ngồi thưởng thức nhạc Trịnh Công Sơn tại Festival Huế ngày 9/6, dù chương trình đã phải hoãn hơn 2 tiếng vì thời tiết không ủng hộ.
Nội dung
Đọc thêm: Mưa lớn cũng không dập được sức nóng tại Watera Festival Hà Nội
Rõ ràng, vấn đề thời tiết, đặc biệt là mưa bão là rủi ro không ai có thể xoay chuyển. Vì vậy, để hạn chế tối đa thiệt hại, những nhà làm tổ chức sự kiện cần có kế hoạch tổ chức kỹ càng và những phương án đề phòng rủi ro linh hoạt.
1. Kiểm tra thời tiết, kết hợp khoa học và dân gian
Các nhà tổ chức sự kiện nên chủ động liên hệ, kết nối với các đơn vị hoặc trung tâm dự báo thời tiết uy tín để có được dự báo thời tiết chuẩn xác nhất có thể trước khi quyết định ngày tổ chức. Đây có thể coi là bước quan trọng hàng đầu.
Trong trường hợp không thể thực hiện điều trên vì lý do nào đó, cách duy nhất là liên tục cập nhật tình hình thời tiết ở các kênh thông tin uy tín như Trung tâm dự báo khí tượng thủy văn quốc gia hoặc các bản tin thời sự từ đài truyền hình địa phương.
Tuy nhiên, các nhà tổ chức nên lưu ý các thông tin dự báo thời tiết thường chỉ dự đoán được trong thời gian ngắn khoảng 14 ngày đổ lại. Do vậy, để có thông tin chắc chắn hơn, các nhà tổ chức có thể hỏi thêm kinh nghiệm của người dân địa phương sống xung quanh khu vực diễn ra sự kiện. Kết hợp kiểm tra bằng cả dự đoán khoa học và kinh nghiệm dân gian, khả năng chính xác của thông tin sẽ càng đáng tin cậy.
2. Khảo sát kĩ địa điểm tổ chức sự kiện
Nếu chương trình sự kiện buộc phải tổ chức ở địa điểm ngoài trời trong mùa mưa, nhà tổ chức cần xem xét trước các khu vực có thể trú mưa, tránh sét an toàn. Ưu tiên khu vực có cả không gian trong nhà có mái che để có phương án di chuyển nếu thời tiết xấu bất ngờ xảy ra. Thêm vào đó, cần tính kỹ thời gian di chuyển từ các khu vực sự kiện đến nơi trú mưa an toàn.
Nền đất ở khu vực thi công sân khấu hay khán đài khán giả cũng là các vị trí cần lưu ý. Nếu là nền đất dễ tạo bùn lầy, sụt lún khi gặp trời mưa, nhà tổ chức nên rải thêm đá dăm, trải thảm hoặc kê pallet để đảm bảo sự bằng phẳng của mặt đất và ngăn chặn sình lầy.
Ngoài ra, nhà tổ chức cần khảo sát thêm hướng gió của địa điểm để có phương án lắp đặt sân khấu phù hợp.
3. Lắp đặt cột thu lôi
Cột thu lôi (hay còn gọi là cột chống sét) là một vật dụng quan trọng được thiết kế để bảo vệ tòa nhà trong trường hợp sét tấn công. Nếu sự kiện được tổ chức ở những khu vực đất rộng và trống, không có tòa nhà nào cao hơn đỉnh của sân khấu/ nhà bạt thì cột thu lôi chính là thứ không thể thiếu để bảo vệ an toàn cho toàn bộ nhân sự và khán giả nếu mưa lớn có sấm sét.
Ngoài ra, nếu có xuất hiện hiện tượng sấm sét, ban tổ chức cũng cần ngay lập tức thông báo cách thức tránh sét an toàn như là không trú mưa dưới các tán cây lớn, tắt hết các thiết bị điện tử di động, tránh xa các vật dụng kim loại như máy móc, sân khấu, hàng rào sắt… Đồng thời hướng dẫn mọi người đến những vị trí trú mưa an toàn và gần nhất trong sự kiện.
4. Chuẩn bị vật dụng chống mưa bão cho trang thiết bị ngoài trời trong sự kiện
Các thiết bị liên quan đến điện tử như âm thanh, ánh sáng, máy chiếu, màn hình, tủ điện công suất lớn… cần được bảo quản kỹ càng và kê cao hơn so với mặt đất để tránh nước mưa gây ra chập điện, cháy nổ. Trong đó, khu vực FOH, nơi có nhiều thiết bị điều khiển nên được lắp đặt sẵn trong nhà bạt ngay từ đầu để tránh mưa, tránh nắng ảnh hưởng đến các thiết bị và máy móc.
Một số trang thiết bị phổ biến được sử dụng để che chắn trang thiết bị khi mưa bão có thể kể đến: Dù tròn cỡ lớn (đường kính từ 18 – 30m) với ưu điểm là thời gian thi công và lắp đặt nhanh chóng, hay nhà bạt được dựng từ các khung truss, đảm bảo sự chắc chắn và tính thẩm mỹ trong sự kiện.
Trong nhiều sự kiện lớn ở nước ngoài, người ta còn thấy sự xuất hiện của đại bác xua mây (tên Tiếng Anh là hail cannon) để đảm bảo chương trình diễn ra thuận lợi. Tuy nhiên, thiết bị này khá tốn kém và phức tạp trong cách lắp đặt, vận hành.
5. Luôn chuẩn bị phương án B
Nếu mưa bão xảy ra quá lớn gây nguy hiểm cho người tham dự, sự kiện ngoài trời chắc chắn sẽ không thể tiếp tục diễn ra, dù các kế hoạch phía trên đều được thực hiện kỹ lưỡng. Chính vì vậy, sự có mặt của phương án B là vô cùng quan trọng để đem lại sự an tâm và giúp nhà tổ chức chủ động sẵn sàng ứng phó với mọi tình hình bất ngờ xảy ra.
Đối với những sự kiện của thương hiệu như khai trương, ra mắt sản phẩm mới,… việc diễn ra đúng lịch trình là vô cùng quan trọng. Khi đó, những nhà tổ chức các sự kiện này cần lưu ý đến những phương án dự phòng có thể thực hiện ngay lập tức như có ô dù che cho khách VIP, nghệ sĩ trên sân khấu; loại bỏ tiết mục không thể trình diễn dưới mưa; di chuyển không gian tổ chức vào trong nhà,… Với những sự kiện này, các địa điểm có cả không gian tổ chức ngoài trời lẫn trong nhà nên được ưu tiên lựa chọn.
Đối với những sự kiện âm nhạc ngoài trời có bán vé hay những đại nhạc hội quy tụ trên nghìn người, phương án dời lịch chương trình nên được cân nhắc lựa chọn nếu mưa bão lớn bất ngờ ập đến và không thể tiếp tục tổ chức.
Tuy nhiên, để phương án này thực hiện hiệu quả, không gây tổn thất chi phí lớn cho ban tổ chức hay phật lòng người tham dự, điều này đòi hỏi nhà tổ chức sự kiện phải có những tính toán kỹ càng về phương án đền bù hợp lý cho khán giả vào show sau. Đồng thời, việc thương lượng khéo léo với các bên liên quan như nghệ sĩ, nhà cung cấp,… về lịch trống và chi phí tổ chức cho show sau cũng vô cùng quan trọng để hạn chế phát sinh chi phí.
Ví dụ ban tổ chức NTPMM đã xử lý vấn đề này bằng cách tổ chức lại đêm nhạc ở Hà Nội sang tháng 7 sau khi chương trình tháng 4 phải dừng lại giữa chừng vì mưa lớn. Show mới được chuyển sang địa điểm trong nhà vì tháng 7 vẫn trong mùa mưa của miền Bắc. Khán giả đã mua vé show trước sẽ được giảm 40% khi mua vé show sau, đồng thời những nghệ sĩ đã biểu diễn ở show trước sẽ không xuất hiện, được thay thế bằng những nghệ sĩ đình đám mới được nhiều khán giả cho rằng xứng đáng để tiếp tục mua vé tham gia.
Tất nhiên, tùy từng điều kiện tình hình cụ thể, tùy vào tính chất sự kiện hay quy mô, địa điểm sự kiện ngoài trời mà ban tổ chức sẽ có những phương án xử lý thích hợp nếu không may gặp mưa bão lớn. Dù vậy, một kế hoạch được chuẩn bị kỹ càng, một phương án đề phòng cụ thể và phản ứng xử lý nhanh gọn, linh hoạt là 3 yếu tố mà bất kỳ nhà tổ chức sự kiện nào cũng cần có, để một chương trình diễn ra trơn tru từ khi bắt đầu đến lúc kết thúc.
Backstage News
