Giữa áp lực về thời gian, ngân sách và yêu cầu chất lượng ngày càng cao của ngành tổ chức sự kiện, các công cụ AI đang mang đến những thay đổi tích cực, trở thành "trợ lý ảo" đắc lực trong từng giai đoạn công việc của Event Planner.
Với khả năng hỗ trợ lên ý tưởng, soạn nội dung, thiết kế, mô phỏng hình ảnh hay tối ưu quy trình, các công cụ AI không chỉ giúp Event Planner tiết kiệm thời gian mà còn mở rộng không gian sáng tạo, tạo nền tảng để nâng tầm chất lượng các dự án sự kiện.
Dưới đây là một số công cụ AI tiêu biểu được chia theo nhóm chức năng cụ thể, giúp người làm sự kiện dễ dàng ứng dụng vào công việc hàng ngày.
Nội dung
Công cụ giúp tìm kiếm thông tin và mở rộng nguồn cảm hứng
Việc tìm insight khách hàng, phân tích xu hướng hay tra cứu số liệu phục vụ lập kế hoạch sự kiện thường khiến nhiều Event Planner mất hàng giờ lướt web và chọn lọc. Sự xuất hiện của những công cụ AI như Perplexity AI hay Grok có thể giúp Event Planner rút ngắn hành trình tra cứu này một cách đáng kể.
Perplexity AI là công cụ đặc biệt hữu dụng khi Event Planner cần những thông tin có nguồn dẫn rõ ràng trong việc lập báo cáo, nghiên cứu thị trường hay cần tổng hợp các case study liên quan đến xu hướng tổ chức sự kiện. Trong khi đó, Grok – trợ lý AI tích hợp từ nền tảng mạng xã hội X (trước đây là Twitter) lại phù hợp cho các Event Planner muốn cập nhật nhanh xu hướng sự kiện hoặc insight người dùng đang thảo luận trên mạng xã hội. Đây là một kênh lý tưởng để khai thác trend hoặc tìm ra nhu cầu chưa được đáp ứng của khách hàng.
Với những ai thường xuyên làm việc trong hệ sinh thái Microsoft, Copilot tích hợp trong Word, Excel hay PowerPoint lại giúp tự động hoá hàng loạt công đoạn như lập timeline sự kiện, dự toán chi phí hay hoàn thiện bản trình bày proposal. Còn ChatGPT hữu dụng trong trường hợp Event Planner nhanh chóng phân tích nội dung, tóm tắt thông tin, tìm insight từ một đoạn mô tả sự kiện hoặc viết lại nội dung một cách sáng tạo, tiết kiệm thời gian lên ý tưởng và chuẩn bị nội dung pitching.
Công cụ giúp lập kế hoạch và lên nội dung kịch bản
Từ lúc có ý tưởng cho đến khi hình thành một chương trình hoàn chỉnh, event planner cần lên kế hoạch tổng thể, xây dựng kịch bản, viết lời dẫn, thư mời và hàng loạt tài liệu liên quan. Đây là lúc các công cụ có khả năng viết và sắp xếp nội dung như ChatGPT, Notion AI hay Claude phát huy thế mạnh.
ChatGPT là một trong những công cụ nổi bật nhất trong việc hỗ trợ tạo nội dung linh hoạt theo nhiều phong cách tương ứng với từng loại hình sự kiện. Dù là lời dẫn MC trang trọng cho lễ khai trương hay phần giới thiệu vui nhộn cho chương trình team building, công cụ này có thể phản hồi nhanh chóng với chất lượng văn bản đáng tin cậy.
Notion AI lại phù hợp hơn cho một nhóm làm việc gồm nhiều thành viên, nhờ tính năng tích hợp AI trong nền tảng quản lý công việc của Notion. Công cụ này giúp người làm kế hoạch có thể tự động hoá các tác vụ quản lý công việc như phân chia nhiệm vụ, đặt deadline, ghi chú cuộc họp hay thậm chí gợi ý ý tưởng trong quá trình “brainstorm” nội bộ.
Trong khi đó, Claude được đánh giá cao nhờ khả năng xử lý văn bản dài với kết cấu chặt chẽ và mạch cảm xúc rõ ràng. Đây là trợ thủ phù hợp khi Event Planner cần viết một bản đề xuất sự kiện chỉn chu hoặc soạn thư ngỏ dành cho đối tác.
Công cụ AI tạo thiết kế hình ảnh và proposal trực quan
Nếu như trước đây, việc thiết kế proposal đẹp mắt hay tạo moodboard cho sự kiện là nhiệm vụ của team thiết kế, thì giờ đây, các công cụ như Canva AI, Freepik AI hay MidJourney có thể giúp chính những người làm nội dung như event planner có thể tạo ra hình ảnh trực quan trong những tình huống cấp bách.
Canva AI hỗ trợ event planner thiết kế nhanh chóng thông qua tính năng gợi ý bố cục, tự động viết caption và tạo hình ảnh từ văn bản mô tả. Giao diện thân thiện giúp bất kỳ ai cũng có thể tạo poster, thư mời hoặc tài liệu giới thiệu mà không cần kỹ năng thiết kế phức tạp.
Freepik AI cung cấp kho dữ liệu hình ảnh, vector và mẫu thiết kế phong phú. Nhờ khả năng hiểu ngữ cảnh tìm kiếm, công cụ này giúp đưa ra các gợi ý hình ảnh phù hợp, tiết kiệm đáng kể thời gian tìm tư liệu.
MidJourney là công cụ giúp hình dung không gian sự kiện thông qua hình ảnh mô phỏng từ văn bản miêu tả. Chỉ bằng vài câu mô tả, người dùng có thể tạo ra hình ảnh sân khấu, décor, không gian trải nghiệm với độ trực quan cao, hỗ trợ rất nhiều trong khâu trình bày ý tưởng với khách hàng.
Công cụ tạo video mô phỏng ý tưởng sự kiện
Một trong những thách thức lớn nhất khi trình bày ý tưởng là làm sao để khách hàng cảm nhận được “trải nghiệm” mà sự kiện mang lại. Và video mô phỏng là cách hiệu quả để kể câu chuyện ấy, giúp event planner hay event account tăng khả năng pitching thành công.
CapCut AI hiện không còn là công cụ cắt dựng thông thường đơn thuần. Nhờ vào khả năng tự động tạo caption, dựng clip từ văn bản hay thậm chí giả lập giọng nói, công cụ này đã trở thành lựa chọn lý tưởng để tạo teaser hoặc clip tổng hợp sau sự kiện.
Trong khi ấy, VEO3 – một sản phẩm từ Google DeepMind thời gian gần đây trở nên “viral” ngành truyền thông sáng tạo nhờ khả năng tạo các đoạn video ngắn từ mô tả văn bản. Đây là giải pháp hữu ích nếu event planner muốn minh họa các phân đoạn diễn ra trong sự kiện, mô phỏng hoạt động hoặc trình bày trải nghiệm người tham gia.
Còn Kling, công cụ đang gây chú ý trên toàn cầu, có khả năng dựng cảnh quay như thật từ những đoạn mô tả đơn giản. Công cụ này đặc biệt phù hợp khi cần trình bày ý tưởng sân khấu hoành tráng hoặc tạo video truyền cảm hứng trong giai đoạn pitching dự án.
Tuy nhiên, AI chỉ nên là một công cụ hỗ trợ, không phải công cụ thay thế sự sáng tạo cốt lõi của con người.
Làm nghề tổ chức sự kiện là một hành trình đòi hỏi cảm xúc, sự thấu cảm và kinh nghiệm thực tế. Mỗi chi tiết nhỏ trong sự kiện đều có thể tạo nên một dấu ấn lớn, góp phần định hình trải nghiệm của người tham dự. Trong bối cảnh công nghệ phát triển mạnh mẽ, các công cụ AI dù thông minh và hỗ trợ hiệu quả đến đâu cũng không thể thay thế sự nhạy bén, thấu cảm và tinh thần sáng tạo của con người. Bởi chính những yếu tố ấy mới là nền tảng để một sự kiện thực sự chạm đến cảm xúc và để lại dư âm sâu sắc. Chỉ khi biết kết hợp hài hòa giữa công nghệ và bản lĩnh nghề nghiệp, người làm sự kiện mới có thể tạo ra những trải nghiệm độc bản, khác biệt và có chiều sâu trong từng dự án của mình.
Backstage News
