Trường hợp sự kiện bị hoãn, hủy vào phút chót là điều không nhà tổ chức sự kiện nào mong muốn nhưng cần lên các phương án đề phòng để tránh bị động.
Ngay cả khi nhà tổ chức sự kiện lên kế hoạch tỉ mỉ nhất có thể nhưng đôi khi cũng có thể trở thành “nạn nhân” của những tình huống không lường trước được. Những nguyên nhân dẫn đến hủy show có thể kể đến như: các yếu tố thời tiết không ủng hộ, quá nhiều (hoặc thậm chí quá ít) người tham dự dẫn tới các vấn đề kiểm soát an toàn không đảm bảo, nghệ sĩ bất đồng, không chấp thuận ký kết – hủy show, các đơn vị cung ứng không hoàn thiện đúng lịch hẹn,…
Vì vậy, nhà tổ chức sự kiện phải đưa ra một quyết định vô cùng khó khăn là hủy bỏ show diễn nhưng cũng cần thiết phải ban hành đúng lúc khi mọi thứ diễn ra không đúng như dự kiến. Và để xử lý cho “hợp tình hợp lý” cho khán giả, nhà tài trợ, bên thi công… những người tổ chức sự kiện cần làm những việc sau:
Nội dung
1. Thông báo
Hãy soạn thảo một thông báo rõ ràng và súc tích thông báo về việc hủy bỏ trên trang web hoặc trang mạng xã hội, giải thích ngắn gọn lý do hủy bỏ và bày tỏ lời xin lỗi chân thành của bạn về bất kỳ sự bất tiện nào gây ra.
Cần khôn khéo trong cách sử dụng từ ngữ để thuyết phục khán giả rằng sự kiện đã cố gắng hết sức nhưng không thể diễn ra sẽ bày tỏ được sự chân thành và tôn trọng của ban tổ chức đối với khán giả. Tránh việc “ném thẳng” thông báo hủy bỏ sự kiện vào người tham dự, điều đó sẽ khiến khán giả bị sốc và cảm thấy bực mình.
Ngoài ra, trách nhiệm của ban tổ chức không chỉ có đối với khách hàng. Các nhà thầu mà người làm sự kiện đã thuê cũng phải dựa vào số tiền thu được từ lễ hội, sự kiện để duy trì hoạt động kinh doanh của họ. Đặc biệt nếu lễ hội bị hủy vào phút cuối, việc thông báo cho các nhà thầu biết về việc hủy bỏ càng sớm càng tốt có thể giúp họ ngay lập tức dừng hoạt động và có đủ thời gian để sắp xếp đặt chỗ ở nơi khác. Chủ động duy trì giao tiếp với khán giả và các đối tác để giải đáp mọi thắc mắc và cung cấp mọi sự hỗ trợ, giải pháp, đề xuất nếu có thể.
2. Hoàn tiền
Hãy thẳng thắn và minh bạch về chính sách hoàn tiền. Thông thường, các sự kiện bị hủy sẽ đảm bảo hoàn lại toàn bộ tiền, bao gồm cả phí đặt chỗ. Giữ tiền của người tham dự lâu sẽ không tốt đối với sự kiện về mọi mặt, đặc biệt là đối với thương hiệu, uy tín của sự kiện. Chưa cần tính đến việc tổ chức vào mùa sau mà việc hoãn và tổ chức lại vào thời gian gần nhất cũng vô cùng khó khăn. Công chúng là một đám đông giận dữ nếu tiền của họ không được hoàn trả đúng lúc, họ sẽ không lắng nghe hay chấp thuận bất kể lý do là gì.
3. Xây dựng kế hoạch thay thế hoặc phản ứng nhanh
Ban tổ chức nên sẵn sàng có kế hoạch B để xử lý tình huống khẩn cấp. Điều này bao gồm việc xác định các giải pháp thay thế như tổ chức sự kiện online, tạm dừng và hoãn lại, hoặc lựa chọn một địa điểm mới.
Trong trường hợp những yếu tố bất khả kháng phát sinh trong thời điểm chương trình diễn ra và buộc sự kiện phải hủy bỏ, phản ứng ban đầu sẽ cần nhanh chóng, thông tin tới tất cả công chúng, yêu cầu và kêu gọi sự trợ giúp, nhân sự của địa phương và các cơ quan chức năng, hướng dẫn khán giả sơ tán, ra về an toàn.
4. Sẵn sàng đối mặt với hậu quả tài chính
Xem xét hợp đồng và bảo hiểm: Kiểm tra các điều khoản trong hợp đồng với đối tác và xem xét khả năng có bảo hiểm nếu sự kiện bị hủy bỏ do những nguyên nhân không lường trước được.
Có rất nhiều nhiệm vụ cần giải quyết. Đầu tiên, hãy đảm bảo rằng khách hàng đã ký vào điều khoản chấm dứt hợp đồng nếu họ thực sự hủy bỏ sự kiện. Tiếp theo, là về việc bù đắp bất kỳ chi phí nào mà khách hàng của bạn có thể phải chịu từ hàng hóa và dịch vụ mà bạn đã thuê ngoài.
Mặc dù chính khách hàng của bạn sẽ phải chịu tất cả các khoản phí hủy, nhưng bạn có thể sử dụng các mối quan hệ của mình để giúp họ thu lại nhiều tiền nhất có thể.
Hãy cân nhắc soạn thảo một hợp đồng vững chắc với các điều khoản hủy bỏ rõ ràng để bảo vệ hợp pháp sự kiện của bạn trong trường hợp hủy bỏ. Tham khảo ý kiến của các chuyên gia pháp lý để đảm bảo tuân thủ các quy định và bảo vệ quyền lợi của bạn. Việc triển khai bảo hiểm sự kiện cũng có thể cung cấp sự bảo vệ tài chính.
5. Lấy lại niềm tin thông qua quà tặng và giảm giá
Hãy cho người tham dự biết rằng họ được trân trọng. Đưa ra mức giảm giá hoặc ưu đãi đặc biệt cho sự kiện trong tương lai mà bạn tổ chức. Đấy có thể là mã giảm giá, quyền truy cập sớm vào vé cho sự kiện tiếp theo hoặc thậm chí là nâng cấp vé miễn phí. Cử chỉ thiện chí này thể hiện cam kết của bạn đối với sự tham gia trong tương lai của họ và giúp duy trì mối quan hệ tích cực với khán giả của bạn.
6. Học hỏi và rút kinh nghiệm
Sau sự kiện, Ban tổ chức nên phân tích tại sao sự kiện bị hủy bỏ hoặc tạm hoãn và rút ra kinh nghiệm để cải thiện kế hoạch tổ chức trong tương lai.
Trong tình huống khẩn cấp như vậy, sự linh hoạt và khả năng xử lý tình huống của Ban tổ chức là yếu tố quyết định để giữ uy tín và lòng tin của cộng đồng tham gia sự kiện.
Ví dụ: Nếu sự kiện giáo dục bị tạm hoãn vì vấn đề kỹ thuật, Ban tổ chức cần tổ chức phiên đánh giá sau sự kiện để xem xét những điểm mạnh và điểm yếu, từ đó cải thiện cho lần tổ chức sự kiện sau.
Khi đến lúc phải đưa ra quyết định khó khăn là hủy một sự kiện, việc có một kế hoạch được cân nhắc kỹ lưỡng là rất quan trọng. Từ việc truyền đạt tin tức một cách khéo léo đến việc cân nhắc việc lên lịch lại hoặc hoàn lại tiền.
Sẽ có những lúc bánh răng trong quy trình vận hành có thể sẽ đi chệch hướng, khiến mọi thứ xảy đến theo chiều hướng xấu, vì vậy, trong mọi hoàn cảnh, Ban tổ chức cần duy trì sự chủ động trong giao tiếp, bình tĩnh ứng phó trước những tình huống bất ngờ.
Hãy nhớ rằng, bảo vệ pháp lý và bảo hiểm sự kiện là những biện pháp bảo vệ có giá trị. Bằng cách minh bạch và chủ động, bạn có thể xử lý việc hủy bỏ sự kiện một cách chuyên nghiệp và đồng cảm.
Backstage News
