Để tổ chức một buổi hội thảo thành công, người tổ chức cần phải có sự chuẩn bị và lên kế hoạch một cách chi tiết, cặn kẽ nhất. Thông thường kết cấu của một buổi hội nghị, hội thảo thường đơn giản; bao gồm phần phát biểu của một số nhân vật, giới thiệu sản phẩm, dịch vụ mới, trao đổi, thảo luận, cùng các tiết mục phụ như văn nghệ giải trí, trò chơi, rút thăm trúng thưởng. Bây giờ Backstage sẽ đưa ra những lưu ý cơ bản cho những bạn muốn tổ chức hội thảo.
Nội dung
Kịch bản chương trình hoàn hảo
Xác định vấn đề và chủ đề cho buổi tổ chức hội thảo
Cột sống của buổi hội thảo chính là chủ đề tổ chức. Nó quyết định mục đích tổ chức cũng như mục đích tham dự của khách mời. Có vô số chủ đề cho các bạn tổ chức; chẳng hạn như là “Kĩ năng giao tiếp”; hoặc “Marketing là gì?”. Hoặc bạn có thể dựa vào khách mời; hãy tìm những chủ đề mà bạn nghĩ rằng khách mời sẽ hứng thú. Những buổi hội thảo dành cho cá nhân hãy tìm những chủ đề liên quan đến lập nghiệp, kĩ năng làm việc chẳng hạn. Còn đối với các danh nghiệp chủ đề có thể là “Khách hàng là gì?”, “Các sự cố không mong muốn khi kinh doanh”.
Địa điểm, thời gian diễn ra tổ chức hội thảo
Hãy chọn những địa điểm tổ chức phù hợp với buổi hội thảo của mình. Buổi hội thảo có thể diễn ra ở các trung tâm hội nghị hay khách sạn; những buổi hội thảo nhỏ có thể làm ở các quán cafe nữa. Bạn cũng có thể dựa vào số khách mời để tổ chức địa điểm; tùy vào số lượng khách nhiều hay ít sẽ quyết định không gian sẽ sử dụng. Điều này sẽ giúp các bạn tiết kiệm được rất nhiều chi phí, mà buổi hội thảo vẫn diễn ra tốt đẹp.
Hãy dự tính đến những phần không gian rành diêng cho các trang thiết bị nữa; chẳng hạn như bàn ghế, máy chiếu, sân khấu,…. Bạn sẽ không muốn buổi hội thảo của mình diễn ra trong sự bí bức, chật nịch vì những tính toán sai lầm.
Thời gian tổ chức có thể là cuối tuần, cuối tháng, cuối năm tùy theo bạn muốn. Lựa chọn những ngày mà khách mời sẽ đông đủ nhất. Hãy dự trù thời gian chuẩn bị trước, sau đó mới tới thời gian tổ chức.
Truyền thông cho buổi hội thảo
Bạn sẽ cần những kênh truyền thông như báo chí, các diễn đàn, mạng xã hội để quảng bá buổi hội thảo này đến nhiều người hơn. Hãy canh me thời gian truyền thông, nếu truyền thông quá sát thời gian tổ chức, buổi hội thảo của bạn sẽ vắng hơn họp lớp cấp 3. Hãy quảng bá trước đó khoảng 2,3 tuần; vừa đủ thời gian cho khách tham dự chuẩn bị, sắp xếp việc đi.
Và Backstage đã sơ lược cho bạn những vấn đề cơ bản cho 1 buổi tổ chức hội thảo, hi vọng các bạn sẽ nắm bắt được rõ hơn.
