Tổ chức khai trương là một cột mốc rất đáng nhớ trong mỗi doanh nghiệp hay mỗi sự kiện của người làm kinh doanh. Bởi vì tổ chức khai trương có ý nghĩa quan trọng, đánh dấu một khởi đầu mới cũng như mong muốn đem lại may mắn cho tương lai. Do đó sẽ có rất nhiều điều cần phải lưu tâm cho một ngày khai trương thật trọn vẹn. Ngoài các yếu tố luôn cần phải có như kịch bản tổ chức sự kiện, âm thanh và ánh sáng. Bạn sẽ cần phải lưu tâm thêm với các nhân tố phong thủy như tuổi của gia chủ, hướng diễn ra tổ chức sự kiện,… Vì suy cho cùng, với văn hóa phương Đông “có thờ có thiêng” thì bạn vẫn nên coi những lời khuyên dưới đây cho thật đầy đủ. Sự cẩn trọng sẽ luôn mang lại những điều tốt đẹp nhất cho buổi tổ chức lễ khai trương.
Nội dung
Tổ chức khai trương cần đảm bảo các yếu tố gì ?
Về cơ bản, tổ chức khai trương cũng như các sự kiện thì đều cần có 3 phần đó là trước sự kiện, trong sự kiện và sau khi sự kiện diễn ra. Đối với trước sự kiện thì sẽ cần phải xác định được thời gian diễn ra buổi lễ, cách chọn hướng và chuẩn bị các dụng cụ cần thiết. Đối với trong sự kiện bạn cần đảm bảo mọi thứ đều được hoạt động trơn tru với kế hoạch kịch bản được chuẩn bị đầy đủ. Còn sau khi sự kiện diễn ra chủ yếu sẽ là các hoạt động truyền thông.
Trước tổ chức khai trương
1. Dự tính thời gian diễn ra
Xem ngày giờ hoàng đạo
Để có được một buổi khai trương tốt đẹp thì bạn rất cần phải quan tâm đến thời gian. Người ta vẫn thường coi ngày giờ chính là lúc đại diện cho trời đất khai mở để mang lại cho gia chủ những may mắn nhất định. Để có thể có được một ngày hoàn hảo cho tổ chức sự kiện bạn cần tuân theo các bước sau :
Bước 1 : Xem bản mệnh gia chủ
Để có thể xem được giờ hoàng đạo thì đầu tiên người gia chủ phải biết được bản mệnh của mình là gì. Khi đó sẽ biết được giờ nào là giờ tốt, xấu với mình. Bạn nên có những lưu ý để xem xét việc khai trương này, bởi vì sự tốt xấu của toàn bộ việc kinh doanh trong năm đó sẽ chịu ảnh hưởng rất lớn từ giờ khai trương.
Bước 2 : Lựa chọn ngày tốt, tránh ngày xấu
Sau khi đã tìm ra được bản mệnh của gia chủ, bạn cần biết được ngày nào là ngày xấu, ngày nào tốt. Về cách tìm, bạn có thể tìm kiếm nhưng hãy luôn nhớ là ngũ hành của ngày đó không được khắc với bản mệnh.
Bước 3 : Lựa chọn các ngôi sao
Bạn cần lưu ý đến những ngôi sao trong ngày đó, có những ngôi sao đại cát sẽ ảnh hưởng rất lớn đến việc khai trương, nhưng có những ngôi sao lại đại cát cho việc xây dựng nhà cửa. Về đại cát cho khai trương, bạn có thể tham khảo đến Thiên Đức, Thiên Hỷ,… ) và tránh những ngôi sao Đại Hung sẽ mang lại nhiều hung khí cho việc làm ăn của quý bạn.
2. Dự tính khách mời
Với một sự kiện quan trọng như ngày tổ chức khai trương thì đối tượng khách mời cần được sàng lọc kĩ. Nếu tốt nhất thì nên mời những người hợp mệnh với gia chủ, thì sẽ thuận lợi hơn trong việc làm ăn. Nếu đó là những người bạn hoặc những đối tác làm ăn thì bạn rất nên mời họ đến chung vui cho ngày trọng đại như thế này. Việc mời nên có phần trang trọng và lịch sự để mọi người có thể cảm nhận rõ hơn về tầm quan trọng của ngày khai trương.
3. Chuẩn bị kịch bản khai trương cẩn thận
Việc lên kịch bản khai trương sẽ tập trung vào việc đưa ra bảng timeline và checklist các công việc cần phải làm. Như checklist sẽ là các hạng mục công việc cần phải hoàn thành ví dụ như thuê sân khấu, thuê đơn vị thiết kế ánh sáng,… Và timeline sẽ là những hạng mục diễn ra trong buổi tổ chức khai trương. Để mọi thứ diễn ra thật tốt đẹp thì bạn cần đưa ra được chính xác thời gian mà từng hạng mục sự kiện được diễn ra, kèm theo đó là các lưu ý về số thời gian có thể du di nếu tiết mục đó diễn ra chậm hơn dự kiến.
4. Kế hoạch truyền thông sự kiện
Việc chuẩn bị kế hoạch truyền thông nên được cân nhắc kĩ lưỡng vì có những sự kiện thì người chủ chỉ muốn mời bạn thân hoặc các đối tác làm ăn. Vì vậy với kế hoạch truyền thông bạn vẫn cần xác định rõ là đối tượng khách mời mình muốn nhắm đến là ai và mình muốn truyền tải thông điệp gì đến họ trong buổi tổ chức khai trương này. Bạn có thể mời các nhà báo cùng đến tham gia sự kiện. Kinh nghiệm về họp báo, bạn có thể tham khảo trong bài viết dưới đây :
Trong tổ chức lễ khai trương
1. Đón tiếp khách mời
Chia thành 3 khu : Khu đón tiếp từ đầu, khu đón tiếp ở sảnh và khu khi đã vào trong nhà. Việc chia theo từng khu như vậy sẽ giúp sự kiện dễ dàng tạo từng điểm nhấn.
- Đối với khu đầu tiên : Bạn có thể sắp xếp múa lân kết hợp cùng với PG và PB để tạo ấn tượng với quan khách. Cùng với đó nên sắp xếp 1 người trực tiếp phụ trách phần dắt xe và đón khách để mọi người có thể thuận tiện trong việc di chuyển.
- Đối với khu tiền sảnh : Sắp xếp các bạn PG đứng ở đây chào và dán logo cho khách tham quan. Cùng với đó là xin họ tên để thống kê có bao nhiêu người đến. Vì thường những quan khách sẽ mang phong bì để chúc mừng nên việc thống kê này là vô cùng cần thiết.
- Đối với khu sảnh : Việc cần làm là để khu đưa phong bì thật tinh tế và nhẹ nhàng để những người khách mời có thể đến chúc mừng cho gia chủ trong ngày này. Việc chuẩn bị một màn hình LCD là điều không thể thiếu. Bạn có thể chiếu những thước phim hay về con đường hình thành lên công ty hay cửa hàng.
2. Tổ chức văn nghệ
Sau khi MC tuyên bố lý do có buổi khai trương ngày hôm nay thì màn biểu diễn văn nghệ sẽ bắt đầu luôn để đảm bảo không khí háo hức của sự kiện. Những tiết mục văn nghệ nên đáp ứng được các tiêu chí cơ bản trong tổ chức khai trương như :
- Làm nóng chương trình : Tránh những bài hát buồn và đen đủi
- Văn nghệ phù hợp : Nên chọn những tiết mục văn minh, lịch sự
3. Tổ chức khai mạc
Trong các chương trình luôn có phần lễ và phần hội, phần lễ ở đây chính là việc những người có vai trò và chức vụ cao trong công ty. Trong khi màn hình trình chiếu về quá trình thành lập công ty, giám đốc hoặc người đại diện sẽ bắt đầu phát biểu nhân ngày tổ chức lễ khai trương.
4. Cắt băng khai trương
Sau tiết mục văn nghệ và tuyên bố khai mạc của MC, chúng ta sẽ đến với một phần rất quan trọng đó là cắt băng đỏ để khai trương cửa hàng. Về lưu ý cho phần này các bạn nên dùng loại lụa cao cấp sẽ có được trải nghiệm cắt tốt hơn cho mọi người.
5. Kết thúc ngày khai trương
Vậy là sau một ngày bạn đã hoàn thành chương trình khai trương, đến đây MC sẽ thu hút mọi người nhìn lên sân khấu sau đó sẽ thu hút ánh nhìn của mọi người hướng lên sân khấu để mọi người có được sự tập trung cao nhất. Sau đó thì chủ doanh nghiệp sẽ tiến hành phát biểu những lời cảm ơn mọi người và tuyên bố bế mạc. Nên chú ý để đưa các quan khách ra xe đúng giờ và an toàn.
Sau tổ chức lễ khai trương
Các tư liệu và hình ngày khai trương sẽ được lưu giữ lại để truyền thông trên các kênh của công ty trong thời gian sau. Cũng như đảm bảo việc có đủ nguồn tư liệu cần thiết để sử dụng trong thời gian dài.
Như vậy, các bạn có thể thấy việc tổ chức khai trương hoàn toàn không khó, chỉ cần có cho mình một bản kế hoạch đầy đủ và chi tiết. Cùng với đó, việc xem xét các yếu tố nhỏ cũng là cách để có thể làm tốt nhất cho sự kiện được diễn ra suôn sẻ và gặp nhiều thuận lợi. Hy vọng với bài viết này các bạn sẽ có thêm tự tin để tổ chức lễ khai trương thật thành công.
