10 sai lầm thường gặp của người tự làm sự kiện và cách khắc phục

Nghề tổ chức sự kiện luôn là 1 công việc mang đầy tính sáng tạo nhưng cũng rất thử thách. Nó khá dễ dàng tiếp cận nhưng lại đòi hỏi 1 chuyên môn vững vàng để kiểm soát. Cũng giống như việc 1 người có thể tự trang trí cho ngôi nhà của mình nhưng không thể hoàn mĩ được như một kiến trúc sư hoặc những nhà thiết kế nội thất được đào tạo và có kinh nghiệm thực tế qua nhiều trường hợp khác nhau.

Nếu như trang trí 1 ngôi nhà có thể thỏa mãn sở thích cá nhân và bỏ qua những lỗi sai thì sự kiện lại khác hoàn toàn, bạn phải đảm bảo đúng cho mọi thứ mình đề ra và vận hành nó 1 cách trơn tru. Bạn cũng sẽ phải lập 1 kế hoạch tổ chức, kết nối các nhà sản xuất và thực hiện, nếu bất kỳ điều gì ngoài kế hoạch bất ngờ diễn ra thì việc xử lý sẽ khiến bạn lúng túng dẫn tới hàng tá những lỗi phía sau và kết quả là bạn sẽ chỉ cảm thấy mệt mỏi mỗi khi nhắc tới công việc này.

Ai cũng có thể làm sự kiện nhưng khó có thể giỏi và công việc chuyên môn hãy để những chuyên gia thực hiện. Có rất người hiện nay đang tự phải mày mò và làm sự kiện mà không hoặc không có điều kiện để thuê 1 đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp.

Qua bài viết này Backstage muốn chỉ ra cho các bạn những lỗi sai thường gặp phải khi các bạn tự tổ chức và cách khắc phục nó như thế nào.

Nội dung

1. Nghĩ rằng công việc này đơn giản

Sai lầm đầu tiên đến từ tư duy, có thể bạn nhanh nhẹn tháo vát nhưng nếu như thực hiện không có bài bản và quy trình thì sự kiện với bạn sẽ là 1 mớ lùng bùng mà việc nào cũng đến tay.

Nhìn vào 1 sự kiện cũng giống như chúng ta nhìn vào 1 chiếc đồng hồ đẹp, chỉ đơn giản với 3 kim chạy liên tục nhưng ẩn sau lớp mặt số là thành quả của cả ngành chế tác đồng hồ với những chuyển động từ những bánh răng nhỏ li ti.

Ngành sự kiện cũng thế, tất cả các công đoạn cũng cần 1 sự kiểm soát tốt và phối hợp giữa nhiều người với nhau dù là 1 sự kiện nhỏ. Chính vì vậy hãy chú ý và làm nó 1 cách cẩn trọng.

Phương án:
Xác định làm sự kiện một cách nghiêm túc, mỗi sự kiện chỉ diễn ra 1 lần vì vậy không có cơ hội cho bạn sửa sai nếu mắc phải lỗi lầm.

2. Lối mòn ý tưởng

Những người tự làm thường chỉ xem lại những sự kiện đã có và mang ra xào nấu chứ không thường xuyên tìm kiếm những ý tưởng mới.

Không thể phủ nhận nhân viên công ty chính là những người am hiểu nhất về doanh nghiệp mình, họ nắm bắt được điều gì là phù hợp với doanh nghiệp, cũng như dễ dàng thể hiện được thông điệp mà doanh nghiệp mong muốn truyền tải thông qua sự kiện đó. Tuy nhiên, không giống như những công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, đội ngũ nhân viên thường là những người thiếu cả trải nghiệm và kinh nghiệm thực tế, họ khó có thể cập nhật, nắm bắt và nảy ra những ý tưởng mới mẻ, sáng tạo.

Phương án:
Tìm và xem nhiều các video sự kiện để trau dồi thêm các ý tưởng hay.

3. Phát sinh hạng mục

Việc này thường thấy của tất cả các sự kiện, tùy thuộc vào kinh nghiệm tổ chức của người thực hiện mà phát sinh nhiều hay ít. Tuy nhiên tỷ lệ phát sinh lớn hơn ở những trường hợp tự thực hiện do không có kế hoạch chuẩn bị đầy đủ hoặc không biết cần chuẩn bị những gì.

Ví dụ: Bạn đặt thuê 1 cái bàn tuy nhiên bạn không nắm được hoặc không hỏi về kích thước, chất liệu khăn phủ, màu khăn bàn, gặp nhà cung cấp cũng không hỏi đến lúc ra sự kiện, khi mang bàn đến mới tròn xoe mắt vì cái bàn không như tưởng tượng. Nếu nhà cung cấp có thiện chí đổi thì bạn cũng mất thời gian hoặc phần nào đó chi phí vận chuyển lại, hoặc tệ hơn là phải thuê cái mới. Với 1 sự kiện có 100 cái bàn như thế thì bạn tưởng tượng xem hậu quả sẽ như thế nào.

Hoặc khi công ty bạn yêu cầu tổ chức 1 activation nhỏ nhỏ trong 1 trung tâm thương mại mà bạn phải tự thực hiện, nếu không nắm được quy chuẩn về sử dụng điện chắc chắn bạn sẽ phát sinh các vấn đề liên quan đến dây điện, gen dây điện, aptomat và những thứ liên quan để đảm bảo an toàn điện và tiếng ồng trong khu vực tổ chức sự kiện.

Phương án:
Trong quá trình lên kế hoạch, hãy lập cho mình 1 checklist các hạng mục cực kỳ rõ ràng, thật chi tiết đến từng hạng mục nhỏ 1 nếu bạn phải đi mua hoặc thuê.

Backstage có 1 bài tập cho các bạn như sau: hãy lập checklist khi các bạn muốn ăn 1 bát mì, nếu có từ 10 hạng mục trở lên thì bạn cũng đã nắm bắt được việc lập checklist rồi đó.

4. Logistic không hợp lý

Vận chuyển đi lại, kho để đồ là những thứ ẩn phía sau nhưng lại làm nên sự chuyên nghiệp khi làm sự kiện.

Bạn có 1 team thực hiện cùng vậy phương án ăn uống, để đồ đạc, máy in, laptop của mọi người ở đâu để có thể work on site mà không gặp vấn đề gì.

Những đồ đạc được mang từ văn phòng đi sẽ được vận chuyển như thế nào?

Tất cả sẽ cần tính toán 1 cách hợp lý vì lúc này bạn không có nhà cung cấp nào hỗ trợ bạn được.

Thiếu sót liên quan đến logistic giống như trong 1 trận chiến lớn mà thường xuyên bị đánh du kích vậy.

Phương án:
Trong việc lập check list hãy nghĩ đến những hạng mục tự mình phải vận hành, việc ăn uống ngủ nghỉ, liên lạc của cả team để chắc chắn mình không bị bỏ sót phần nào.

5. Chi vượt ngân sách

Việc không biết giá thành sản xuất hoặc thuê mướn sẽ là bất lợi nếu các bạn tự lên ngân sách tổ chức mà không tham khảo nhiều bên cung cấp từ trước. Cùng với việc phát sinh các hạng mục, khiến cho ngân sách dự trù của bạn hao hụt 1 cách nhanh chóng.

Phương án:
Hãy tham khảo 1 vài đơn vị trước khi đề xuất chi phí và lựa chọn 1 nhà cung cấp phù hợp nhất để hợp tác. Kiểm soát giá thông qua check list các hạng mục và giá cả đi kèm các hạng mục trong check list.

6. Chất lượng sản xuất kém

Rất dễ để nhận ra các sản phẩm sự kiện của 1 người tự thực hiện. Đó là do việc quản lý nhà thầu không tốt, không biết nhà thầu làm thế là đẹp hay xấu hoặc không có kinh nghiệm khắc phục.

Có thể kể ra 1 số lỗi điển hình như Backdrop bạt hiflex căng khung thường nhăn nheo, lộ khung xương khi chụp hình. Các phần treo mắc thường quá tải khiến cho giá treo có thể bị võng hoặc gẫy, mà có thể do làm việc nhà thầu không kỹ từ trước. Không có kinh nghiệm chọn nhà thầu tốt dẫn đến các lỗi sản xuất không được tư vấn đầy đủ.

Phương án:
Ai cũng có những khoảng thời gian đầu không được chỉn chu, tuy nhiên hãy tham khảo các sự kiện tương tự với các setup từ các đơn vị có uy tín hoặc chuyên môn trong ngành sự kiện.

Đặt vấn đề tư vấn sản xuất từ các chuyên gia, học hỏi ngay trên group Backstage Zone – Cộng đồng làm nghề tổ chức sự kiện để có thể đưa ra được phương án sản xuất tốt nhất.

7. Trễ thời gian

Từ những phát sinh và việc quản lý nhà thầu khiến cho tiến độ thực hiện sản xuất, chuẩn bị sự kiện gặp rắc rối về thời gian. Có nhiều sự kiện đến giờ diễn ra các bạn vẫn đang phải chuẩn bị cho phần mở màn, logo chưa được treo, rác thi công chưa được dọn.

Việc quản lý thời gian đảm bảo đúng tiến độ là rất quan trọng vì sự kiện đúng giờ là sẽ có khách tham dự, và đúng giờ là sẽ cần phải bắt đầu.

Phương án:
Lập 1 bảng timeline cho các hạng mục và gắn chúng với checklist, tất cả đều cần có deadline hoàn thành. Nói chuyện trước với. nhà thầu sản xuất về thời gian bàn giao và thường xuyên cập nhật tình hình hoàn thiện của các hạng mục theo timeline đã đề ra.

8. Sơ đồ nhân sự không rõ ràng

Việc chồng chéo nhân sự, người thừa vẫn thừa người thiếu vẫn thiếu là điều thường xuyên diễn ra khiến cho mớ công việc đã nhiều lại càng trở nên bức bối hơn.

Phương án:
Lập sơ đồ nhân sự rõ ràng với các vị trí chính như điều phối chung, phụ trách sân khấu, phụ trách hậu cần, phụ trách sản xuất, phụ trách tài chính, phụ trách an ninh, phụ trách tiệc ăn uống, phụ trách khách mời, phụ trách thiết kế in ấn, và những vị trí cần di chuyển đi lại. Từ đó đưa người thực hiện phù hợp và giao trách nhiệm cho từng thành viên.

9. Lỗi vận hành

Có thể có nhiều lý do khác nhau nhưng từ việc lập kế hoạch, tính toán kịch bản không chi tiết khiến cho các cột mốc thời gian chạy nhanh hoặc chậm hơn so với dự định khiến cho các phần tiếp theo diễn ra không đúng như ý định.

Ví dụ thường thấy các bạn hay để mốc bài hát là 5p/ bài tuy nhiên trên thực tế đa phần các bài hát sẽ khoảng từ 3p30 – 4p15, nếu như trong chương trình có khoảng 10 bài hát thì các bạn sẽ bị đẩy nhanh hơn 10p. như thế việc chuẩn bị cho các moment sau đó sẽ không có đủ thời gian để chuẩn bị.

Ngoài ra khi các bạn tự làm sự kiện thì ekip làm cũng không phải là những người quen chạy sẽ khiến cho mỗi mắt xích sẽ gặp vấn đề dẫn đến tình trạng kéo theo cả chương trình gặp vấn đề.

Phương án:
Lập kế hoạch thật chi tiết, đưa ra các tình huống xảy ra và phương án khắc phục. Lập sơ đồ nhân sự rõ ràng, hướng dẫn và training nhân sự về công việc của họ và công việc chung từ việc cách thức liên lạc, phạm vi hoạt động và những lưu ý khi phát sinh diễn ra.