3 Ứng dụng tin học văn phòng người tổ chức sự kiện không thể không biết

Word, Excel, Power Point,... - những ứng dụng trong tin học văn phòng những tưởng chỉ cần thiết cho các nhân viên văn phòng, ngồi bàn giấy, nhưng đây cũng là một kỹ năng cần thiết cho những người làm nghề tổ chức sự kiện. Bài viết dưới đây, BackStage sẽ chỉ rõ vai trò của những ứng dụng tin học văn phòng trong nghề tổ chức sự kiện.

Word

Word, hay còn được biết đến với cái tên khác là Winword, là một trình soạn thảo văn bản thông dụng. Word cho phép người dùng làm việc với các văn bản thô (text), các hiệu ứng phông chữ, màu sắc, cùng với đồ họa và nhiều hiệu ứng đa phương tiện khác như hình ảnh, âm thanh, video khiến cho việc trình bày văn bản được thuận tiện hơn.

Với những ứng dụng của Word, đây là công cụ không thể thiếu giúp những người làm nghề tổ chức sự kiện soạn thảo hợp đồng cung cấp, hợp đồng tài trợ, giấy biên nhận, công văn, đơn xin phép tổ chức chương trình, đề nghị thanh toán v.v…

Mẫu thư mời tham dự sự kiện

Có nhiều người nghĩ rằng, soạn thảo hợp đồng trong tổ chức sự kiện chỉ cần lên internet và tải về mẫu và chỉnh sửa tên là xong. Nhưng các bạn không hề hiểu, cách trình bày hợp đồng, cách diễn giải các nội dung trong hợp đồng cung cấp dịch vụ âm thanh, ánh sáng… sẽ thể hiện được tính chuyên nghiệp và uy tín của người làm nghề tổ chức sự kiện. Khi nhìn vào một bản hợp đồng cung cấp dịch vụ được trình bày với 2 – 3 loại phông chữ khác nhau, những đầu mục không được in đậm, giá trị hợp đồng viết bằng số, bằng chữ không được diễn giải rõ ràng là đơn vị tiền tệ nào, căn lề không thẳng hàng…khách hàng chắc chắn sẽ có nghi ngờ về tính chuyên nghiệp và cẩn thận của người làm nghề tổ chức sự kiện. Vì vậy, bước đầu tiên để tạo nên những kế hoạch sự kiện thành công, người làm sự kiện cần trau dồi cho mình kỹ năng trình bày các loại văn bản với Word.

Excel

Excel (Microsoft Excel) là chương trình sử lý bảng tính nằm trong bộ Microsoft Office được thiết kế để giúp ghi lại, trình bày các thông tin xử lý dưới dạng bảng, thực hiện tính toán và xây dựng các số liệu thống kê trực quan có trong bảng từ Excel.

Theo đó, với việc được thiết kế dưới dạng bảng tính, có nhiều ô, Excel được sử dụng để trình bày kế hoạch, các hạng mục công việc, bảng tính chi phí có trong sự kiện v.v…

Có nhiều bạn trẻ khi mới tập tành vào nghề event thường sử dụng chức năng kẻ bảng (Table) ở trong Word để vẽ bản kế hoạch xây dựng sự kiện. Cách này có thể sử dụng được, nhưng chỉ sử dụng với những event nhỏ, có ít dự án và dễ dàng kiểm soát nhân sự thực hiện, deadline. Khi tổ chức những sự kiện/chương trình có quy mô lớn, Excel sẽ giúp ích rất nhiều cho những người tổ chức sự kiện. Như đã nói ở trên, Excel được thiết kế dưới dạng bảng tính, có nhiều ô, do đó, chúng ta không cần mất công tính toán để viết nên kế hoạch của mình cần bao nhiêu ô, bao nhiêu cột. Thêm vào đó, việc Excel có những bộ lọc và tìm kiếm thông minh, có thể giúp người làm sự kiện theo dõi những hạng mục công việc đã được thực hiện hay chưa.

Bên cạnh đó, Excel còn hỗ trợ việc tính toán. Do đó, các bảng biểu chi phí trong tổ chức sự kiện cũng được lập trên Excel để người làm sự kiện kiểm soát các hạng mục tài chính, các hạng mục tài trợ, bán vé một cách rõ ràng. Đối với những người tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, Excel là ứng dụng được sử dụng thường xuyên hơn cả.

PowerPoint

PowerPoint (Microsoft PowerPoint) là một phần mềm tạo các slide trình diễn, trình chiếu được thiết kế giúp người dùng trình chiếu các hiệu ứng đa phương tiện như hình ảnh, video, âm thanh, text cùng lúc một cách dễ dàng.

PowerPoint cho phép trình bày các ý tưởng tổ chức sự kiện thông qua các biểu mẫu, infographic, hình ảnh thể hiện (visual)… trên mỗi slideshow (bản trình chiếu). Do đó, PowerPoint là công cụ đắc lực giúp những người làm nghề tổ chức sự kiện viết nên những bản proposal (Bản đề xuất kế hoạch) của mình. Nếu như không biết sử dụng PowerPoint, bạn không thể trình bày được proposal để thuyết phục khách hàng ý tưởng sự kiện của bạn xứng đáng được lựa chọn. Ngắn gọn, nhấn vào keyword (từ khóa chính), phân tách các hạng mục cần trình bày một cách mạch lạc…là những điều cần phải chú trọng khi sử dụng PowerPoint viết Proposal.

Bên cạnh Word, Excel, PowerPoint, còn rất nhiều các ứng dụng tin học văn phòng tương tự khác giúp những người làm nghề tổ chức sự kiện triển khai các ý tưởng thành sản phẩm thực tế. Tuy nhiên, đây là 3 ứng dụng phổ biến nhất, dễ tiếp cận nhất, dễ thực hiện nhất. Trước khi tổ chức những sự kiện “hoành tráng” , Word, Excel, PowerPoint sẽ giúp người làm sự kiện biết mình cần làm những công việc gì.

J.B