Để tránh sự kiện bất ngờ bị hủy một cách đáng tiếc bởi những “lí do đặc biệt”, khi tìm thuê địa điểm tổ chức, bạn cần kiểm tra thông tin thật kĩ càng nhằm có những phương án chuẩn bị hợp lý nhất và lường trước được các khoản chi phí phát sinh ngoài mong muốn.
Cùng #Backstage điểm qua 5 câu hỏi cần thiết với bên cho thuê địa điểm nhé:
Nội dung
1. Phí thuê bao gồm những gì?
Câu hỏi mang tính chất quyết định ngân sách, kế hoạch thực hiện và setup của sự kiện do đó hãy làm rõ phần “gồm những gì” và “chưa bao gồm những gì”. Ví dụ như phòng tiệc có màn hình LED nhưng để sử dụng thì bạn phải trả thêm phí.
2. Giới hạn trang trí, chỉnh sửa trong khu vực sự kiện
Để sự kiện diễn ra đúng theo mong muốn và thể hiện đúng thông điệp tới người tham dự, rất hiếm khi bên tổ chức sự kiện dùng y nguyên các trang trí có sẵn của địa điểm mà phải sửa sang, thêm thắt. Bạn cần chú ý kiểm tra với bên cho thuê để chắc chắc rằng ý tưởng trang trí của mình nằm trong giới hạn cho phép và có thể thực hiện được.
3. Các quy định và bồi thường cụ thể về hư hại
“Cẩn tắc vô ưu” bởi có nhiều rủi ro tiềm tàng trong sự kiện khó có thể lường trước. Cần làm rõ quy định và trách nhiệm của hai bên phòng khi có sự cố xảy ra.
4. Thời gian chính xác được sử dụng địa điểm tổ chức event?
Hãy check kĩ thời gian nào bạn được sử dụng địa điểm để chuẩn bị, trang trí cho event, thời gian nào sẵn sàng để có thể đón khách.
5. Bên cho thuê địa điểm hỗ trợ nhân sự như thế nào?
Hỗ trợ của bên cho thuê địa điểm đối với sự kiện như thế nào cũng là một điều hết sức cần lưu tâm. Có nhân sự kĩ thuật hỗ trợ chung không? Ai là người chạy màn hình LED? Thậm chí bạn còn cần kiểm tra cả bãi đỗ xe, bác bảo vệ mở cửa,…
Ngoài ra còn câu hỏi nào đáng lưu tâm khi thuê địa điểm nữa không? Anh chị em trong ngành cũng chia sẻ với #Backstage nhé.
