Sự kết hợp của nhiều yếu tố khác nhau trong sự kiện có thể tạo ra một hạng mục công việc cần tới quy trình quản lý và hậu cần sự kiện khổng lồ, đây là một thách thức và đòi hỏi kỹ năng bao quát và sự chuẩn bị kỹ lưỡng từ đội ngũ tổ chức.
Theo Hoppier, dưới đây là 05 phương pháp được nhiều đơn vị và người làm tổ chức sự kiện tin dùng trong công tác quản lý hậu giúp tạo ra tác động tích cực đến trải nghiệm sự kiện:
Nội dung
1. Truyền đạt rõ ràng nhiệm vụ và yêu cầu
Nhà tổ chức hoặc người chịu trách nhiệm chính trong công tác hậu cần sẽ phải phối hợp với một nhóm số lượng lớn người. Trong đó bao gồm những thành viên hỗ trợ trực tiếp, nhà cung cấp và nhà tài trợ.
Trong nhiều trường hợp khó tránh khỏi việc chồng chéo trách nhiệm giữa các thành viên trong nhóm, điều này có thể dẫn đến nhầm lẫn và trùng lặp nhiệm vụ.Vì vậy, việc giao tiếp, trao quyền hành cùng các yêu cầu một cách rõ ràng sẽ giúp các thành viên liên quan xác định phạm vi nhiệm vụ của mình một cách chính xác. Ví dụ điển hình nhất cho phương pháp này là việc tạo nhóm trên ứng dụng nhắn tin, giúp người quản lý dễ dàng thông báo thông tin và cập nhật các thay đổi một cách thường xuyên.
Bên cạnh đó, đối với các nhà cung cấp hay đối tác liên quan, nhà tổ chức nên soạn thảo hợp đồng một cách rõ ràng, bao gồm việc đề cập đến các sản phẩm bàn giao, điều khoản thanh toán, sửa đổi và các chính sách liên quan khác để tránh xung đột tiềm ẩn sau này. Ngoài ra nên chỉ định một người phụ trách chính trong việc hợp tác với các nhà cung cấp để các thông tin và quá trình trao đổi được thống nhất, rõ ràng.
2. Lập kế hoạch ngân sách một cách tỉ mỉ
Lập kế hoạch ngân sách cho một sự kiện là một bước quan trọng không thể thiếu trong công tác quản lý hậu cần và vận hành sự kiện. Kế hoạch này sẽ giúp nhà tổ chức kiểm soát chi tiêu sự kiện trong khả năng cho phép.
Các danh mục chi phí trong ngân sách nên xem xét gồm:
- Nhân sự.
- Địa điểm.
- Công nghệ và cơ sở hạ tầng sự kiện.
- Chi phí nghệ sĩ, diễn giả (gồm chi phí lưu trú, ăn uống và đi lại nếu có).
- Quà tặng sự kiện.
- Tiếp thị và quảng cáo.
- Chi phí nhà cung cấp.
Quan trọng, nhà tổ chức cần tính đến chi phí tối thiểu cần huy động từ các nhà tài trợ để có thể vận hành sự kiện.
Cuối cùng, nhà tổ chức cần kịp thời thông báo những thay đổi về ngân sách với các bên liên quan, đặc biệt là những thay đổi liên quan đến việc cắt giảm ngân sách hay loại bỏ một số hạng mục trong sự kiện.
3. Sáng tạo trong thiết kế trải nghiệm
Khi thị trường sự kiện ngày càng phát triển, các loại hình sự kiện lớn nhỏ liên tục được tổ chức, các nhà tổ chức cần quan tâm đặc biệt đến tính sáng tạo, điểm độc đáo (USP) trong chương trình của mình. Những yếu tố này cần được thiết kế để tạo ra sự kết nối trải nghiệm riêng giữa người tham dự đối với thương hiệu, thông qua các hoạt động tương tác, chia sẻ và kích thích giác quan. Mục tiêu là thu hút người tham dự bằng cách để lại ấn tượng lâu dài và khuyến khích họ trở thành khách hàng trung thành của thương hiệu.
Đối với riêng công tác quản lý hậu cần, việc chuẩn bị những đạo cụ cho các hoạt động hay thiết kế những hình ảnh, bố cục sự kiện độc đáo, cho phép người tham dự có thể đóng góp ý tưởng, tham gia vào hoạt động sáng tạo là những yếu tố góp phần mang đến trải nghiệm ấn tượng.
4. Nỗ lực nhiều hơn vào quà tặng sự kiện
Quà lưu niệm sự kiện – hay còn gọi là merchandise, có hiệu quả trong việc gia tăng nhận diện thương hiệu. Tuy nhiên, những vật phẩm này cũng sẽ được xuất hiện ở hầu hết mọi sự kiện khách hàng tham dự.
Ví dụ, các túi quà tặng tiêu chuẩn trong đa số sự kiện hầu như khó có thể phân biệt bởi chúng đều được làm trong cùng một loại chất liệu, cùng cung cách sản xuất, thiết kế,… Thậm chí, nếu chỉ làm với mục đích quảng cáo và không có mục đích cụ thể thì bút, sổ nhật ký, túi và các vật dụng khác đi kèm sẽ khiến người tham dự khó có thể sử dụng sau sự kiện. Như vậy, sản phẩm quà lưu niệm sẽ chỉ tốn kém thêm cho ngân sách và không có giá trị thực tế.
Dưới đây là một số lưu ý giúp nhà tổ chức có thể chuẩn bị một túi quà mà những người tham dự sẽ yêu thích ngay cả khi sự kiện kết thúc:
- Lựa chọn sản phẩm phù hợp đến đối tượng tham dự sự kiện (độ tuổi, phong cách, quốc tịch, nhu cầu, sở thích,…).
- Chọn sản phẩm có ứng dụng thực tế, sử dụng được thường xuyên.
- Chất lượng và độ bền là hai yếu tố có thể sẽ không đáp ứng được với những sản phẩm quà tặng kèm lưu niệm sự kiện.
- Kết hợp xây dựng, quảng bá thương hiệu trong sản phẩm một cách khéo léo. Những sản phẩm có logo thu hút sự chú ý quá mức sẽ ít có khả năng được sử dụng nhiều.
- Chú ý về số lượng quà tặng cho khán giả tham dự, làm sao vừa giúp sự kiện gây ấn tượng, vừa đem tới sự hài lòng cho khán giả. Ngoài ra, nếu các sản phẩm được bày bán và không dành cho tất cả đối tượng thì cần cân nhắc về giá bán và số lượng chi tiết trước khi sản xuất.
5. Ưu tiên sử dụng công nghệ sự kiện
Công nghệ sự kiện là một thành phần quan trọng của hậu cần sự kiện. Nhà tổ chức nên ứng dụng công nghệ một cách cẩn thận và hiệu quả trong việc lập kế hoạch sự kiện, quản lý phương tiện truyền thông xã hội, quản lý bán vé và quảng cáo.
Đọc thêm: 05 nhóm công cụ hữu ích dành cho Event Planner
Nếu có thể, nhà tổ chức nên lựa chọn bộ công cụ có thể quản lý tất cả các hạng mục để dễ dàng theo dõi và điều phối vận hành. Đôi khi, sử dụng công cụ và công nghệ sự kiện hiệu quả sẽ giúp nhà tổ chức tối ưu số lượng nhân sự cần có.
Backstage News
Theo Hoppier
