“Những key point này chỉ dùng khi Brand lựa chọn Agency cho các sự kiện có quy mô trung bình trở lên, không dành cho các mini event hoặc mini display/activation…”
Các Key point mà một Brand quan tâm khi lựa chọn Event Agency được xếp theo thứ tự ưu tiên:
Nội dung
1. Sự thấu hiểu Brand & Campaign của Agency
Trong tất cả các briefing của một campaign chuyên nghiệp, Brand luôn luôn yêu cầu điều này. Nhằm thỏa mãn & matching ý tưởng giữa Agency và Brand. Tuy nhiên khi đã là đối tác rất thân với nhau rồi, điều này về sau sẽ coi như đã có!
2. Địa điểm
Việc thỏa mãn & giải pháp để cung cấp dứt khoát được địa điểm tốt nhất cho sự kiện luôn là yếu tố mà Brand quan tâm nhất. ví dụ: Heineken Countdown Party sẽ gần như không thể thực hiện được nếu như Event Agency không cách nào thuê được địa điểm Quảng trường Nhà Hát Lớn vào khoảng thời gian 31/12!
3. Đảm bảo giấy phép & yếu tố pháp lý cho sự kiện
Một thương hiệu lớn luôn luôn quan tâm đến yếu tố pháp luật & các thủ tục văn bản. Họ luôn quan ngại về vấn đề xã hội tác động xấu đến Brand của họ. Việc bị buộc dừng một sự kiện đang diễn ra là một vết nhơ không thể nào chấp nhận được đối với họ.
Ví dụ: Yamaha không bao giờ thực hiện chương trình nếu như chưa đảm bảo chắc chắn về các thủ tục giấy phép. Heineken sẽ chỉ trả tiền tạm ứng và triển khai sự kiện khi nhìn thấy giấy phép của tất cả các bên liên quan trên bàn làm việc của họ. Việc không có sở văn hóa đến duyệt chương trình trước khi sự kiện diễn ra là một điều cực kỳ thiếu chuyên nghiệp của đơn vị tổ chức sự kiện!
4. Nội dung sự kiện
Như đã nói ở trên, việc thấu hiểu Brand và Campaign là điều rất quan trọng để xây dựng nội dung cho sự kiện & tổng thể chiến dịch. Và như thế, một Agency hoàn hảo phải đáp ứng tốt cả nhu cầu về mặt sáng tạo cũng như hiện thực hóa những ý tưởng điên rồ mà Brand mong muốn!
Bạn có thể điên rồ, bạn có thể mong muốn sự an toàn, bạn có thể bla bla… nhưng cuối cùng thì bạn phải làm sao để đạt được mục đích cuối cùng của sự kiện hay chiến dịch mà Brand đề ra.
5. An ninh & quản trị rủi ro
Mọi sự kiện đều cần sự an toàn tuyệt đối dành cho khán giả, BTC và Brand team. Sự gây gổ, hỗn loạn trong sự kiện thể hiện sự thiếu trách nhiệm và kém chuyên nghiệp đối với đơn vị tổ chức. Việc dàn dựng thiếu chắc chắn đánh giá vào kinh nghiệm của Agency.
Một Event Agency cỡ khủng tức là đã phải trải qua rất nhiều phong ba bão táp trong nghề, việc lường hết tất cả những rủi ro của một sự kiện sẽ là yếu tố gây ảnh hưởng không hề nhỏ trong việc Brand lựa chọn Agency.
6. Cuối cùng là việc bố trí sắp đặt và tổ chức
Thoạt nhìn thì đây có vẻ như là điều đặc trưng của một Nhà tổ chức sự kiện. Vậy tại sao nó lại được đặt cuối cùng trong những Key Point!?
…Bởi vì các bạn nên nhớ rằng chính vì là điều đặc trưng nhất nên nó cũng chính là điều mà hầu hết các Event Agency đều phải nắm được điểm cốt yếu trước khi thành lập công ty hay một team về sự kiện. Nếu như ngay cả điều cơ bản nhất là việc lên layout và sắp xếp tổ chức ra sao mà bạn còn ko nắm rõ các điều cốt yếu thì tốt nhất là bạn không nên nhận mình là một Event Agency thực thụ!!!
Vậy nếu các bạn vẫn còn băn khoăn rằng: “Điểm cốt yếu” của việc sắp xếp tổ chức một sự kiện là gì thì các bạn nên suy nghĩ lại xem mình có thực sự là một Event Planner hay không?
Xem thêm: Kỹ thuật in dùng trong sự kiện – Phần 2
