Không phải chờ đến khi dịch bệnh bùng phát thì các nhà tổ chức sự kiện mới nhận ra những lợi ích cũng như những thách thức của Digital mang lại. Dưới đây là 7 nỗ lực mà bất cứ ai làm trong ngành tổ chức sự kiện đều cần biết để nhanh chóng chuyển mình dưới sự phát triển của thời đại số.
Cá nhân hóa Digital Marketing
Khi Digital Marketing phát triển, các thương hiệu đều phải nỗ lực để cá nhân hóa trong chiến lược Marketing của mình. Nếu như Spotify đề xuất những bản nhạc dựa trên sở thích và thói quen nghe nhạc của bạn hay email của Expedia giảm giá vé các chuyến bay từ thành phố quê hương của bạn thì ngành tổ chức sự kiện cũng không nằm ngoài những nỗ lực này nếu muốn “phất lên” nhanh chóng.
Trước hết, việc triển khai cá nhân hóa trong các chiến dịch Email Marketing có thể có tác động lớn đến lợi nhuận của bạn – cho dù đó là doanh số bán vé hay mục tiêu đăng ký của bạn. Để tăng tỷ lệ chuyển đổi, bạn cần phân đoạn nội dung theo loại người tham dự (họ là những người tham dự trong quá khứ hay người diễn thuyết). Bằng cách kết hợp tên người tham dự vào dòng chủ đề email và ký tên với tên riêng của bạn, bạn sẽ dễ dàng cá nhân hóa thông điệp của mình và tạo sự hấp dẫn cũng như ấn tượng hơn với người tham dự. Quảng cáo trực tuyến cũng giúp bạn cá nhân hóa bằng cách target đối tượng truy cập vào website sự kiện thông qua các chiến dịch retargeting.
Đơn giản hóa số liệu
Làm nghề tổ chức sự kiện, bạn sẽ không còn lạ gì với dữ liệu. Ngân sách lập kế hoạch, doanh thu đăng ký, báo cáo người tham gia và phân tích tương tác chỉ là một vài số liệu cơ bản mà bạn vẫn thường thống kê thông qua các bảng biểu. Trong khi đó có vô số những công cụ thu thập dữ liệu và thực sự vấn đề không nằm ở việc dữ liệu thực sự hữu ích mà là những kinh nghiệm bạn rút ra được từ nguồn dữ liệu thu thập được. Những tổ chức thành công không chỉ thu thập dữ liệu mà họ còn khoanh vùng được đối tượng chủ chốt và vận dụng chúng trong việc lập kế hoạch thông minh hơn. Họ sử dụng phần mềm quản lý sự kiện, chiến dịch email, Social Media, ứng dụng sự kiện, công cụ tương tác… Bằng cách này, họ có thể nhìn thấy được bức tranh tổng thể về dữ liệu của họ để điều khiển nó một cách dễ dàng
Mở rộng tầm nhìn về nhân khẩu học
Nhân khẩu học được nói đến ở đây không còn dừng lại ở thế hệ “Millennial”, “Gen X”, và “Baby Boomers” mà là tính xác thực và nhân đạo mà người dùng quan tâm khi làm việc với thương hiệu. Vì thế ban tổ chức cần xem xét động cơ của một người khi họ tham dự sự kiện là gì? Xem xét động cơ và thái độ của nhóm người tham dự thay vì nhân khẩu học, đồng thời kết hợp cá nhân hóa để nội dung của bạn có liên quan hơn, nhắm mục tiêu tốt hơn.
Tối ưu hóa trên mọi thiết bị
Ngoài việc phản hồi người tham dự một cách kịp thời và nhanh chóng, các nhà tổ chức sự kiện cần đảm bảo rằng nội dung trực tuyến, website, chương trình làm việc, email, hồ sơ cá nhân của diễn giả, nền tảng hệ thống của tố chức phải đáp ứng tốt và phù hợp với mọi thiết bị di dộng, máy tính bảng và PC. Những người tham dự có thể sử dụng máy tính xách tay của họ để mua vé trên website của bạn, kiểm tra email hay theo dõi chương trình sự kiện trên smartphone ở bất cứ đâu. Đảm bảo cho các tài sản kỹ thuật số của bạn đáp ứng tốt trên mọi thiết bị sẽ gia tăng trải nghiệm tuyệt vời cho người dùng, tăng tương tác đối với các chiến dịch Marketing cũng như cải thiện tỉ lệ chuyển đổi cho công ty của bạn.
Tận dụng yếu tố truyền miệng
Marketing truyền miệng luôn là công cụ tiếp thị mạnh mẽ, nó có thể giúp một công ty “ăn nên làm ra” trong một khoảng thời gian ngắn và bền vững hơn trong tương lai. Giống như các công ty khởi nghiệp lớn như Airbnb và Uber, các nhà tổ chức sáng tạo tăng cường sức mạnh xã hội của sự kiện bằng cách khuyến khích người tham dự chia sẻ sự kiện của họ trên mạng. Bạn cũng có thể thực hiện chương trình giới thiệu bằng cách giảm giá và dành những cơ hội ưu đãi cho đồng nghiệp của người tham dự để tiếp cận lượng khán giả mới và biến những người tham dự thành đại sứ thương hiệu.
Tìm hiểu phần mềm quản lý phù hợp
Những bảng biểu Speadsheets nhiều tab đôi khi càng phức tạp hóa vấn đề sẽ khiến bạn cảm thấy rối và mỏi mắt. Hiện nay có rất nhiều công cụ sáng tạo và tự động hóa giúp nhà quản lý cập nhật người tham dự và phân loại dễ dàng, chi tiết và cá nhân hóa hơn
Tối ưu hóa bằng Outsourcing (thuê nhân công ngoài)
Nếu từng làm trong ngành tổ chức sự kiện, chắc chắn bạn sẽ trải qua cảm giác thức đêm 3 đầu 6 tay để chạy deadline kịp thời hạn diễn ra sự kiện. Điều này sẽ gây trở ngại cho các công ty không đủ nguồn lực. Vì vậy bạn hoàn toàn có thể thuê ngoài để tối ưu thời gian, công sức và có thể cải thiện hiệu quả hơn cả khi tự làm. Thậm chí nó còn giúp bạn giải phóng năng lượng để tập trung cho các nhiệm vụ chính.
Kết luận
Các nhà tổ chức sự kiện tạo ra trải nghiệm cá nhân hóa thông qua thông điệp và cách mà họ giao tiếp với đối tượng. Họ sử dụng phần mềm quản lý sự kiện để đo lường những nỗ lực và liên tục cố gắng tối ưu hóa dữ liệu bằng cách nhìn vào insight khách hàng thay vì các chỉ số. Họ sử dụng sức mạnh có marketing và tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng nhất để tối ưu nguồn lực. Tất cả những nỗ lực này sẽ giúp thúc đẩy sự sáng tạo và hiệu suất công việc cho những người làm trong ngành tổ chức sự kiện.
Nguồn: Marketing24h
