Người làm sự kiện cần biết những gì? Đã có rất nhiều bài viết hay những câu hỏi đề cập đến tố chất, kĩ năng để trở thành một người tổ chức sự kiện giỏi. Nhưng những kiến thức tối thiểu mà một người làm sự kiện cần phải nắm được thì không phải ai cũng biết. Các thành viên diễn đàn F-Event đã cùng thảo luận và bầu chọn ra 30 kỹ năng cơ bản dưới đây:
1. Phải biết viết proposal, kịch bản chương trình, MC Script
2. Phải biết phân biệt chất liệu và hình thức in hiflex, PP, back lit…
3. Phải có trong tay ít nhất 5 supplier về in ấn/thi công
4. Phải biết ở địa phương mình có sảnh khách sạn nào đủ chỗ cho 500 người
5. Phải biết trả giá
6. Phải biết đấu nối dây điện, sử dụng máy khoan… (đặc biệt là nam).
7. Phải biết sử dụng bộ đàm
8. Phải biết về độ phân giải hình ảnh: để phân biệt được máy chiếu độ phân giải 720p hay 1080p khác nhau thế nào, in offset với độ phân giải nào và in kỹ thuật số với độ phân giải nào là phù hợp.
9. Phải biết sử dụng cơ bản các phần mềm Corel, Photoshop: Mỗi Event Team thường có ít nhất 1 designer, nhưng đôi khi, quá lệ thuộc vào designer để chỉnh sửa những chi tiết nhỏ nhặt như là một dòng chữ hay xê dịch vị trí một chi tiết nào đó sẽ làm bạn trở nên bị động và mất thời gian chờ đợi.
10. Phải biết phân biệt các loại jack cắm của dàn âm thanh
11. Phải biết phân biệt sự khác nhau của in offset, in kỹ thuật số…
12. Phải biết thời gian tối thiểu để có 1000 bản in offset
13. Phải biết các cách truy cập Intetnet ở mọi lúc, mọi nơi
14. Phải biết sử dụng Microsoft Office, đặc biệt là Power Point
15. Phải biết sử dụng các chương trình máy tính khác hỗ trợ cho việc lập kế hoạch
16. Phải biết kết nối máy tính với máy chiếu, sử dụng máy chiếu: không phải Event nào bạn cũng thuê các supplier cung cấp những hạng mục này, vì thế, trong quá trình làm việc, nên tìm hiểu khi có cơ hội, chắc chắn sẽ phải sử dụng đến.
17. Phải biết cách ăn mặc: điều này rất quan trọng, vì tùy tính chất của các sự kiện, ví dụ một ngày hội tổ chức ngoài trời phải hoạt động nhiều thì nên mặc quần jean áo thun sao cho dễ đi lại. Còn event trong một resort năm sao cao cấp với những khách mời VIP và không cần phải chạy chương trình liên tục thì có thể mặc đồ lịch sự như đầm, váy nhưng đảm bảo thoải mái và kín đáo.
18. Phải biết thủ tục, giấy tờ về xin phép quảng cáo, tổ chức event: nếu không phải trực tiếp đi xin giấy phép thì bạn cũng phải nắm được thủ tục để biết được trình từ và thời gian, sau đó sắp xếp kế hoạch sao cho phù hợp.
19. Phải đọc xong cuốn Marketing căn bản của Philip Kotler
20. Phải biết phân biệt các loại tiệc (set menu, finger food, cocktail, buffet, coffee break…)
21. Phải có số điện thoại của ít nhất 3 Event freelancer, helper…
22. Phải biết vị trí hệ thống đèn của các địa điểm tổ chức (điều này bạn phải làm việc với người quản lý khi thuê địa điểm, sau đó sẽ làm việc lại với bên âm thanh – ánh sáng để họ nắm, đồng thời trong kịch bản cũng phải làm rõ khi nào thì tắt đèn, mở đèn hay ánh sáng như thế nào cho biểu diễn, cho dùng tiệc)
23. Phải biết cơ bản các nguồn điện cần thiết (ví dụ làm event có ca nhạc, rock show cần nguồn điện mạnh, nếu bạn không nắm rõ sẽ khó làm việc để yêu cầu bên cung cấp địa điểm chuẩn bị, gây đứt mạch, ngắt nguồn khi sự kiện đang diễn ra).
24. Phải biết các loại vật liệu cơ bản: format, MDF, ván F, sắt hộp 2 li, 4 li… (bạn phải nắm được một số vật liệu cơ bản như vậy cũng như giá cả để không bị hớ khi supplier báo giá và tiện so sánh)
25. Phải có mối quan hệ tốt với nhiều bầu show
26. Phải biết vài kĩ năng canh góc chụp ảnh (việc này cần thiết khi đi khảo sát để đem về cho thiết kế các hạng mục cũng như hình ảnh để làm tư liệu).
27. Phải có vài đoạn nhạc sử dụng cho Event trong máy tính phòng khi cần đến
28. Phải biết lên dự trù kinh phí
29. Phải có mối quan hệ rộng rãi với các agency khác để xem họ đang làm gì, cho khách hàng nào và làm như thế nào
30. Phải biết các kiểu set up bàn ghế trong khán phòng (U shape, theater, round shape, T-shape, boadroom, Cocktail, banquet…)
Thế này thì mẫu người hoàn hảo chắc chắn chỉ có thể là người làm tổ chức sự kiện!
Xem thêm: 6 yếu tố Brand lựa chọn Agency cho những sự kiện lớn
Theo Event Channel
