Bí quyết tổ chức pool party "siêu kool"

Pool party – Tiệc tổ chức tại bể bơi không còn xa lạ trên thế giới và đã bắt đầu du nhập về Việt Nam từ vài năm nay. Sẽ không còn gì tuyệt hơn khi những ngày hè oi bức được bơi lội thỏa thích trong làn nước mát, ngắm các cô gái trong những bộ đồ bơi nóng bỏng, tận hưởng âm nhạc sôi động, chơi các trò chơi và uống ly cocktail mát lạnh.

Thông thường, các pool party sẽ kéo dài từ ban ngày đến khi đêm xuống và thời gian phụ thuộc vào số lượng hoạt động mà bạn có trong buổi tiệc. Đó cũng là “đất diễn” mới mẻ dành cho các eventprof tại Việt Nam khi đứng trước thách thức làm thế nào để tạo ra một pool party đúng nghĩa và ‘Siêu kool’ với những khách mời tham dự. Backstage Event mách bạn một số bí quyết đơn giản để tạo sự khác biệt cho pool party của mình. Trong tổ chức sự kiện, những chi tiết nhỏ xíu của quá trình tổ chức lại luôn là chi tiết “ăn điểm” để phân cấp ai là eventprof và ai là fresher.

Nội dung

1. Đừng xem nhẹ thư mời

Nhận được một lời mời tham dự tiệc bằng thư viết tay có vẻ thú vị hơn rất nhiều so với qua điện thoại hoặc email. Hơn nữa, đó còn là cơ hội để bạn gây ấn tượng và cho khách mời biết về không khí của bữa tiệc. Nếu khách mời của bạn ở gần nơi tổ chức, hãy mời họ đến tham dự tiệc bằng các lá thư được nhét trong chai. Hãy mua những chai thủy tinh sạch hoặc tái chế lại những vỏ chai soda đã qua sử dụng bằng cách bóc hết các nhãn đồ uống quen thuộc. Sau đó, bạn có thể cho thêm một ít cát vào đáy chai và đính kèm một thư mời dự tiệc ở bên trong. Đây là cách tuyệt vời để tạo hứng thú và mời các khách mời tham dự tiệc.

2. Tránh mất mát đồ đạc cá nhân cho khách

Thông thường, khách tham gia rất dễ thất lạc đồ dùng cá nhân khi đến bể bơi, đặc biệt là trong tình trạng đông đúc và ồn ào của những bữa tiệc. Đó là thách thức cho quá trình tổ chức của bạn. Hãy giúp họ yên tâm tận hưởng bữa tiệc một cách thoải mái nhất khi ở dưới hồ bơi bằng cách chuẩn bị sẵn túi đựng đồ cá nhân cho khách. Khách mời có thể đựng các đồ vật nhỏ như chìa khóa, ví, điện thoại, v.v… vào túi và gửi tại quầy gửi đồ hoặc mang theo người.

3. Tạo một không gian thân thiện và thoải mái như ở nhà

Thay vì gắng sức dặn dò khách mời phải mang theo các đồ dùng cá nhân khi đến pool party, bạn hãy chủ động cung cấp các vật dụng cần thiết để họ thoải mái tham dự tiệc: Khăn tắm, kem dưỡng da, kem chống nắng, sữa dưỡng thể, phao bơi,…. Nếu chu đáo hơn, bạn cũng có thể set up sẵn khu vực thư giãn cho khách có dù che, ghế nghỉ và gối ở xung quanh bể để những người không xuống bơi vẫn có không gian tận hưởng bữa tiệc.

4. Tạo điểm nhấn bằng ánh sáng

Một cách siêu đơn giản khiến cho khung cảnh bữa tiệc thêm phần lãng mạn vào buổi tối là thắp nến xung quanh bể bơi. Hãy đặt nến ở nhiều tầng cao khác nhau để chúng lấp đầy không gian và thu hút tầm mắt ở khắp mọi nơi. Hoặc bạn có thể dùng thêm các dây đèn lồng nhiều màu để tạo hiệu ứng lấp lánh trên mặt nước. Ánh sáng nến sẽ tăng thêm sự thân thiện, nồng hậu và lãng mạn đúng như tính cách của chủ nhân bữa tiệc.

5. Thoải mái hơn trong vai trò tổ chức

Khi tổ chức tiệc, mọi người đều muốn trở thành một chủ nhà hiếu khách và bữa tiệc sẽ diễn ra hoàn hảo nhất, nhưng nếu bạn chỉ luôn chú tâm đến khách mời của mình, bạn có thể sẽ chẳng có thời gian tận hưởng bữa tiệc của chính mình nữa. Vậy nên hãy đơn giản hơn để tận hưởng nó như những người khác! Thay vì chạy đi chạy lại giữa tủ lạnh và bể bơi để chuẩn bị đồ uống cho mọi người, sao không làm một quầy bar mini nổi trên mặt nước? Khách tham dự tiệc muốn dùng đồ uống có thể tự bơi ra giữa bể và chọn loại đồ uống mình thích.

6. Tổ chức các trò chơi

Trò chơi là linh hồn của mọi buổi pool party. Hãy hiểu đơn giản rằng tham gia tiệc pool party không phải là bạn sẽ bơi nguyên cả một ngày. Bởi thế, bạn có thể làm khách mời của mình ngạc nhiên bằng những trò chơi độc đáo như tạo một sòng bạc mini bên bể bơi, làm sân golf nổi trên mặt nước. Đó cũng là cách thú vị để kết nối mọi người với nhau. Bạn cũng có thể chọn những trò chơi đối kháng và yêu cầu khách mời chia đội để chơi. Pool party cho trẻ em thì sao? Hãy thử một số trò cổ điển như ném vòng. Bạn nên sử dụng phần lớn chi phí để đầu tư cho các trò chơi trong pool party, bởi chúng sẽ mang lại không khí vui vẻ bất ngờ.

7. Sử dụng âm nhạc theo ý đồ

Âm nhạc trong một buổi pool party góp phần nói lên rất nhiều về tính cách chủ nhân cũng như tạo nên không khí của buổi tiệc. Bởi vậy, bạn không nên coi nhẹ phần này. Hãy khiến cho âm nhạc thực sự mang dấu ấn độc đáo và có ý đồ riêng. Thông thường các pool party hiện nay thường chơi nhạc EDM. Sự có mặt của các DJ kết hợp với các sexy dancer tạo ra sự phấn khích cho khách tham dự tiệc.

8. Tạo ra những bất ngờ thú vị

Không gì có thể so sánh với được bơi trong một ngày hè nóng bức. Nhưng bạn biết có thứ gì thú vị hơn cả bơi không? Chính là KEM! Kem sẽ là lựa chọn thú vị cho bạn không chỉ bởi hương vị tuyệt vời của nó mà còn bởi cách bạn sáng tạo nữa. Hãy thử tạo ra một “quầy pha chế” tự phục vụ với nhiều loại kem khác nhau để khách mời tự do mix hương vị mình thích. Nếu muốn sắp xếp cho các đồ ăn uống trong bữa tiệc, bạn đừng tập trung tất cả chúng tại một chỗ. Thay vào đó, hãy chia nhỏ ra nhiều địa điểm quanh hồ bơi để mọi người có thể vừa ăn vừa giao lưu làm quen với nhau, đồng thời tránh tình trạng quá đông và tắc nghẽn vì phải chờ lấy đồ ăn.

9. Điểm nhấn độc đáo cho bể bơi

Đến cuối ngày, khi mọi người đã mệt vì cả ngày vận động, một bể bơi tạo cảm giác êm dịu, các đài phun nước

kết hợp cùng ánh sáng đèn LED chơi theo nhạc sẽ khiến khách mời cảm thấy hoàn toàn thư giãn. Đây là lúc thong thả dạo bộ quanh hồ bơi, nói chuyện và tận hưởng không khí thanh bình.

10. Quà tặng cho khách mời

Yếu tố này không phải là điều bắt buộc khi tổ chức pool party, nhưng ai mà không thích quà tặng chứ? Vậy nên hãy tạo những niềm vui nho nhỏ cho khách mời của bạn khi tham dự bằng cách tặng họ những món quà tặng nhỏ ngộ nghĩnh như kính nhựa nhiều màu ngộ nghĩnh, bóng bãi biển, kem chống nắng, quạt mini, ô, v.v… Có rất nhiều lựa chọn tùy thuộc ngân sách và độ sáng tạo của bạn.

Trên đây là một số bước cơ bản để tạo ra một buổi pool party “siêu kool”. Tuy nhiên, bạn sẽ còn sáng tạo thêm được rất nhiều điều hay ho nữa. Hãy chia sẻ thêm nhiều ý tưởng nữa nhé!