Hiện nay, Workshop ngày càng nhiều và đa dạng. Bạn có thể tìm thấy những buổi workshop cho bất kỳ ngành nghề, lĩnh vực nào: Công nghệ thông tin, y tế, giáo dục, marketing, giải trí… Vậy Workshop là gì? Làm thế nào để tổ chức một buổi workshop hiệu quả? Cùng Backstage tìm hiểu nhé!
Nội dung
Workshop (WS) là gì?
Khó có thể gói gọn ý nghĩa của workshop bằng 1 từ nào đó trong Tiếng Việt. Thực tế WS thường được hiểu là một (hoặc một chuỗi) các buổi trao đổi kiến thức, phương pháp kỹ năng của một lĩnh vực nào đó.
Hầu hết các hội thảo có một số đặc điểm chung:
• Một buổi WS thường nhỏ, thường từ 6 đến 15 người tham gia, cho phép mọi người đều có thể tập chung vào cùng một vấn đề cần thảo luận một cách hiệu quả.
• Một WS thường được thiết kế cho những người đang làm việc cùng nhau hoặc làm việc trong cùng một lĩnh vực.
• Thông thường sẽ có 2 hoạt động chính, thứ nhất là những bài nói chuyện của diễn giả/người hướng dẫn (speaker) và thứ hai là Q&A (hỏi đáp).
• Tùy theo chủ đề hướng đến mà mỗi buổi WS sẽ mời các diễn giả (speaker) chuyên môn giàu kinh nghiệm đến để trao đổi với người tham gia.
Đây chỉ là một số đặc điểm cơ bản, trong thực tế chúng ta không giới hạn thành viên trong một buổi WS, số lượng người sẽ phụ thuộc vào đơn người tổ chức, đơn vị tổ chức, không gian tổ chức.
Workshop ở Việt Nam hiện nay
Trước đây, hình thức workshop truyền thống thường đến từ việc đào tạo các bạn học sinh, sinh viên hay huấn luyện đội ngũ nhân sự của công ty và nó thường chỉ diễn ra trong hội trường hoặc phòng họp lớn của doanh nghiệp.
Khi nhu cầu được học hỏi và cập nhật thông tin, xu hướng và kiến thức ngày càng cao, các sự kiện WS được sáng tạo hóa theo hình thức hiện đại và mở rộng tới các nhiều ngành nghề, nhiều lĩnh vực nghệ thuật.
Đặc biệt, với doanh nghiệp WS được coi như một chiến lược Marketing nhằm cung cấp cho khách hàng kiến thức họ cần và đưa ra giải pháp của bên mình từ đó tạo uy tín và thuyết phục khách hàng sử dụng sản phẩm. Sự kiện hoàn toàn có thể được tổ chức theo hình thức bán vé và lên thiết kế chương trình chuyên nghiệp cùng các diễn giả đầy kinh nghiệm tham dự.
Những yếu tố làm nên thành công cho buổi Workshop là gì?
Ai cũng có thể tổ chức một buổi WS, nhưng làm thế nào để WS hiệu quả thì phải lưu ý những yếu tố sau:
• Những người tham gia có liên quan hoặc hiểu biết về vấn đề sẽ thảo luận, thực hành
• Mục tiêu cho buổi WS phải được xác định trước
• Những phương thức tương tác cũng cần xác định trước
• Những công việc, giai đoạn trong buổi hội thảo cần phải được lên kế hoạch
• Có một người giỏi điều phối và dẫn dắt buổi WS
Có thể nói rằng, một buổi tổ chức hội thảo hiệu quả sẽ mang lại rất nhiều lợi ích, đầu tiên giữa các bên liên quan sẽ tăng sự tin tưởng với nhau, tất cả mọi người đều nâng cao sự hiểu biết, các bên sẽ tiếp thu được giá trị nhất định về buổi WS.
Ngoài ra người điều phối buổi WS đó tốt nhất phải có kinh nghiệm, họ là người có tư tưởng trung lập. Tuy nhiên, nếu là một thành viên trong cùng dự án trong buổi WS đều có thể thay thế người điều phối chính.
Các bước thực hiện thành công cho buổi Workshop là gì?
Bước 1: Chuẩn bị
Bước đầu tiên này cũng khá quan trọng, nếu chuẩn bị tốt sẽ tạo điều kiện cho việc tiến hành workshop thành công. Vì vậy để chuẩn bị cho buổi WS, các bạn tiến hành một số công việc sau:
- Xác định rõ mục đích và kết quả đầu ra cho buổi workshop.
- Xác định các bên liên quan cần tham gia workshop.
- Xác định người ghi chép và người điều phối buổi workshop.
- Tạo ra một chương trình (agenda) với các hoạt động tương tác phù hợp.
- Xác định phương thức để ghi lại.
- Lên kế hoạch cho buổi workshop.
- Mời các đối tượng liên quan tham dự workshop.
- Lựa chọn địa điểm phù hợp, bài trí phòng tổ chức workshop, chuẩn bị các trang thiết bị, học cụ cần thiết cho Workshop.
- Gửi chương trình hoặc các kịch bản nếu có đến những người tham dự chuẩn bị giúp tăng hiệu quả trong buổi workshop.
- Nếu có thể thì nên tiến hành phỏng vấn các đối tượng tham dự trước khi tham gia workshop.
Bước 2: Xác định vai trò của từng đối tượng
Để tiến hành một workshop thành công thì các bạn cần xác định rõ công việc và trách nhiệm của từng đối tượng. workshop là gì
- Nhà tài trợ: là người hậu thuẫn cho workshop nhưng có thể không phải là người tham dự phiên làm việc và không chịu trách nhiệm cho kết quả đầu ra.
- Người điều phối: là người điều hướng cho workshop, giới thiệu các mục tiêu và chương trình của buổi workshop, hướng các thành viên tham dự theo cấu trúc và quy tắc của workshop, giữ các hoạt động bám theo mục tiêu và kết quả kỳ vọng đầu ra, ….
- Người ghi chép: từ định dạng đã được xác định trước, theo dõi các mục hoặc vấn đề mà chưa thực hiện trong buổi workshop.
- Người quản lý thời gian: là người theo dõi thời gian dành cho các hạng mục theo agenda của workshop.
- Người tham dự: bao gồm các đối tượng liên quan và các chuyên gia trong lĩnh vực. Đây là những người cung cấp dữ liệu, những quan điểm của mình, lắng nghe những quan điểm của người khác, cùng thảo luận vấn đề trong Workshop.
Bước 3: Thực hiện workshop
Người điều phối sẽ là người tuyên bố mục đích của buổi workshop, các quy tắc, các thông tin liên quan đến buổi WS… Nhiều người có kinh nghiệm sẽ có nhiều lối dẫn dắt thu hút người tham dự hơn. Và trong suốt thời gian diễn ra, người điều phối sẽ duy trì sự tập trung bằng cách xác nhận thường xuyên các hoạt động của buổi WS.
Một số quy tắc được đặt ra trong buổi workshop như:
• Tôn trọng các quan điểm của người khác
• Tất cả mọi người kỳ vọng được đóng góp
• Thảo luận cần được giới hạn trong khung thời gian đã được thiết lập
• Thảo luận về vấn đề, chứ không thảo luận về con người
• Một sự đồng thuận với các quyết định được đưa ra
Bước 4: Tổng kết workshop
Sau workshop, người điều phối tiếp tục làm việc với các mục đã thảo luận, ghi nhận trong WS, hoàn thành các tài liệu liên quan, đưa chúng đến người tham dự và các bên liên quan về mục đã được hoàn thành.
Tham khảo: Marketingitt
