Đi sự kiện rơi, thất lạc, mất đồ là điều không thể tránh khỏi, đặc biệt tại các lễ hội lớn. Tuy nhiên, không phải các sự kiện nào ban tổ chức và những người làm sự kiện cũng chăm chút và để ý cho hoạt động trả lại đồ thất lạc này.
Ban tổ chức sự kiện lễ hội âm nhạc S2O Songkran Music Festival Thái Lan (diễn ra trong 3 ngày từ 13 tới 15/4 vừa qua) đã chụp và đăng tải các vật phẩm thất lạc trong sự kiện để tìm lại chủ nhân trước ngày 30/4. Ngoài ý tưởng thú vị này ra, trong bài biết, Backstage sẽ gợi ý thêm một vài ý tưởng giúp người làm sự kiện thuận tiện hơn trong việc trả lại đồ cho người tham dự.
Cách làm truyền thống cho vấn đề đồ thất lạc trong sự kiện
Tại bất cứ một sự kiện nào, những cách thường xuyên được sử dụng bao gồm:
- Trung tâm chăm sóc và hỗ trợ: Nơi đây ngoài những vấn đề khác, nhân sự sẽ có trách nhiệm tiếp nhận và xử lí yêu cầu của người tham dự và các món đồ khi được tìm thấy hoặc thất lạc.
- Các hình ảnh hướng dẫn: Treo biển, bảng tại những điểm có khả năng mất đồ cao trong sự kiện cũng như đồ họa hướng dẫn quy trình liên hệ tìm đồ.
Những thông báo đơn giản nhắc nhở người tham dự tự bảo quản đồ dùng - Phát sóng thông báo: sử dụng loa bố trí xung quanh sự kiện để nhắc về việc tìm kiếm đồ thất lạc của người tham dự và hướng dẫn cách liên hệ để lấy lại đồ.
- Tích hợp các dịch vụ vận chuyển đồ quên hoặc thất lạc đến địa chỉ của khách sau sự kiện.
- Sử dụng mạng xã hội: người làm sự kiện như Ban tổ chức S2O Songkran Music Festival Thái Lan có thể đăng tải thông tin về các món đồ đã tìm thấy lên các trang mạng xã hội của sự kiện, cũng như liên kết với hashtag đặc biệt để dễ dàng theo dõi tin tức.
Thiết kế sản phẩm quà tặng nhỏ cho người tham dự khi nhận lại đồ bị quên hoặc mất như một hình thức xin lỗi cho sự cố đã xảy ra, đây là một lựa chọn nhỏ nhưng rất tinh ý các nhà làm sự kiện có thể tham khảo thêm.
Cách làm sử dụng công nghệ hiện đại
Trong phần này, một số ý tưởng về cách làm hiện đại có thể sẽ tốn kém nhiều chi phí hơn và chỉ phù hợp với những chuỗi sự kiện diễn ra trong khoảng thời gian dài để hạn chế lãng phí:
- Sử dụng mã số cá nhân hoặc mã QR: Việc này giúp quản lý đồ đạc trong khu vực thất lạc, hỗ trợ việc thu thập và xử lý các vật phẩm quên hoặc mất trong sự kiện thuận tiện hơn.
- Theo dõi đồ đạc bằng công nghệ GPS: bao gồm việc gắn chip điện tử lên đồ vật hoặc hộp sản phẩm, giúp phát hiện vị trí của chúng trong không gian. Các chip GPS này thông thường được kết nối với một máy tính trung tâm hoặc một ứng dụng di động, cho phép người quản lý theo dõi và định vị vị trí của các đồ vật thất lạc. Công nghệ trên thường được sử dụng tại các viện bảo tàng, hội chợ, triển lãm công nghệ hay lễ hội.
- Sử dụng và phát triển ứng dụng di động (hoặc một trang website đặc biệt cho sự kiện): tạo ra các mục thông báo đồ quên hoặc thất lạc, cho phép khách hàng dễ dàng nhận biết và liên lạc.
Ngoài những cách làm trên thuộc danh mục lên kế hoạch trước sự kiện, việc nhân viên có mặt và xử lí tình huống ngay trong thời điểm xảy ra luôn phải đặt lên hàng đầu. Trấn an, chuyên nghiệp trong việc đề xuất hướng giải quyết, hỗ trợ nhiệt tình với người tham dự sự kiện sẽ giúp họ cảm thấy bình tĩnh, từ đó, sự kiện sẽ ghi điểm trong lòng khán giả và để lại ấn tượng mạnh tới công chúng.
Backstage VN
