Dưới đây là các vị trí trong hệ thống của một ekip tổ chức sự kiện dạng chương trình biểu diễn nghệ thuật hoặc lễ hội với quy mô trung bình trở lên. Tuy nhiên, bài viết chỉ mang tính chất chất tham khảo, thực tế các nhân sự trong sự kiện được sắp xếp linh động và một nhân sự có thể đảm nhận nhiều vị trí khác nhau.
Nội dung
1. Event Coordinator – Điều phối sự kiện
Người điều phối sự kiện là một trong những vị trí hàng đầu trong bộ máy nhân sự của một ekip. Họ có quyền hạn cao nhất và có trách nhiệm điều phối và quản lý toàn bộ nhân sự. Công việc là điều phối, vạch ra chi tiết những yêu cầu để đảm bảo chương trình vận hành đúng với kế hoạch đã đề ra.
Khách hàng của Event coordinator là các nhãn hàng, agency sự kiện hoặc freelancer cần hỗ trợ tổ chức sự kiện. Họ có khả năng tổ chức các sự kiện dạng festival, hội thảo hội nghị, các chương trình quảng cáo của nhãn hàng, v.v… Người điều phối sự kiện phải có khả năng truyền đạt thông tin tốt, tổ chức và sắp xếp công việc, tỉ mỉ đến từng chi tiết.
2. Event Planner – Người lên kế hoạch tổ chức sự kiện
Người lên kế hoạch tổ chức sự kiện có vai trò nòng cốt trong một êkip bởi họ phải đảm nhiệm một loạt các nhiệm vụ quan trọng như lựa chọn địa điểm, logistic, catering… và có trách nhiệm làm việc với các bộ phận tài chính, đảm bảo chương trình hoạt động hiệu quả trong mức ngân sách cho phép.
Các kỹ năng cần có ở một planner gồm khả năng truyền đạt thông tin (cả viết và nói), giữ bình tĩnh trong môi trường làm việc áp lực cao và tất nhiên cả kỹ năng thương lượng. Họ sẽ phải đàm phán với các cơ quan chính quyền khi xin giấy phép cho những sự kiện có chứa các yếu tố nhạy cảm hoặc có thể gây tranh cãi.
3. Client Service Event Manager – Quản lý dịch vụ khách hàng
Một vị trí đòi hỏi sự chuyên nghiệp trong xử lý các vấn đề phát sinh, thái độ lịch thiệp và kỹ năng giao tiếp khéo léo. Ví dụ khi khách hàng tức giận, họ phải xử lý tình huống một cách thấu đáo giúp khách hàng bình tĩnh trong thời gian tìm phương hướng giải quyết.
Họ cũng phải đương đầu với hàng loạt những phản hồi, phàn nàn từ khách hàng hoặc khán giả khi sự kiện diễn ra, điều này đòi hỏi các kỹ năng truyền thông rất tốt.
4. Event Manager – Quản lý sự kiện
Quản lý sự kiện có mối liên hệ mật thiết với người điều phối sự kiện, sự phối hợp ăn ý của họ giúp cho chương trình được vận hành trơn tru nhất. Vai trò của người quản lý sự kiện rất linh hoạt và đôi khi còn phụ trách giải quyết cả những công việc giấy tờ thuần túy như lập kế hoạch chi tiết/điều phối công việc trong trường hợp có những thay đổi bất ngờ so với kịch bản.
Nếu các nhân viên tổ chức sự kiện trong vấn đề phát sinh, họ có thể trao đổi trực tiếp với Event Manager hỗ trợ tổ chức sự kiện. Vai trò của người quản lý sự kiện là lắng nghe, giúp đỡ, đưa ra phương án giải quyết tối ưu để hoàn thành tốt các đầu mục công việc trong sự kiện.
5. Event Assistant – Trợ lý sự kiện
Trợ lý sự kiện có vai trò hỗ trợ và thực hiện đại đa số các đầu việc nhỏ trong quá trình tổ chức. Nhiệm vụ của Trợ lý sự kiện là liên lạc với các nhà thầu, các bên liên quan hỗ trợ tổ chức sự kiện.
Trong một số trường hợp Quản lý sự kiện bận, họ có thể trực tiếp quản lý các nhóm nhỏ, chỉ đạo các công việc cần thiết. Trợ lý sự kiện phải nắm rõ kịch bản chi tiết để điều động nhân sự. Họ cũng cần có khả năng tổ chức tốt và linh hoạt để đáp ứng nhiều yêu cầu khác nhau của Event Manager.
6. Choreographer – Biên đạo
Biên đạo là người sáng tạo các màn biểu diễn, kết nối chúng và sau đó truyền đạt lại cho các diễn viên biểu diễn thực hiện. Các kỹ năng cần có như sự sáng tạo, kiến thức về những loại hình nghệ thuật như khiêu vũ, kịch, múa, v.v… Họ cũng sẽ tham gia các buổi tổng duyệt kỹ thuật để đảm bảo các màn biểu diễn hoàn hảo nhất có thể và thể hiện đúng ý đồ của mình.
7. Artistic Director – Người chỉ đạo nghệ thuật
Chỉ đạo nghệ thuật sẽ là người quản lý trực tiếp các thiết kế sáng tạo, đóng vai trò rất lớn trong một sự kiện. Người chỉ đạo nghệ thuật cũng có thể phối hợp chặt chẽ với các bộ phận marketing và truyền thông để tìm kiếm các nguồn tài trợ, các cơ hội trao đổi quyền lợi truyền thông, quảng bá cho chương trình có yếu tố nghệ thuật.
Nhiệm vụ của họ là đưa ra định hướng đầu tiên về sự kiện cho tất cả các bộ phận để cùng tham gia vào quá trình sáng tạo. Bởi đóng một vai trò vô cùng quan trọng trong bộ máy quản lý, họ cũng phải có kỹ năng truyền đạt thông tin rất tốt với êkip của mình. Chỉ đạo nghệ thuật cũng là người kiểm soát công việc của tất cả các bộ phận, đảm bảo mọi việc luôn trong tầm kiểm soát trong kế hoạch tổ chức sự kiện mẫu đã đề ra.
Backstage VN
Xem thêm:
