“Xin tài trợ” là cụm từ được rất nhiều tổ chức sinh viên sử dụng trong hoạt động kêu gọi tài trợ cho sự kiện của mình. Tuy nhiên, chính cụm từ hoặc tư duy này có thể khiến hồ sơ sự kiện của bạn “mất điểm” trong mắt nhà tài trợ.
Việc kêu gọi tài trợ là một trong những quá trình vô cùng quan trọng đối với ngân sách tổ chức sự kiện có hạn của sinh viên. Tuy nhiên không phải bản hồ sơ mời tài trợ nào được gửi đến các doanh nghiệp cũng chỉn chu và đủ thuyết phục. Với bài viết này, Backstage News chia sẻ 05 lời khuyên dưới góc nhìn của chị Vũ Phương – Founder Scholarship EZ. Bài viết sẽ giúp các bạn sinh viên có cách mời tài trợ hiệu quả hơn cho sự kiện của mình.
Nội dung
1. Định giá đúng sự kiện của mình
Quan trọng nhất là không sao chép mức tài trợ của những sự kiện khác.
Mỗi một dự án, sự kiện sẽ có những giá trị khác nhau. Nếu chính người tổ chức không hiểu giá trị sự kiện của mình nằm ở đâu, thì rất khó để nhà tài trợ tin tưởng và đầu tư. Một là sinh viên sẽ bị từ chối vì mức kêu gọi mời tài trợ không phù hợp. Hai là sinh viên sẽ nhận được mức tài trợ “chưa xứng” với tiềm năng và giá trị của sự kiện, tức là có thể bị “lỗ”.
Chị Phương – Founder Scholarship EZ – đơn vị tài trợ rất nhiều sự kiện sinh viên chia sẻ về câu chuyện nhận được lời mời tài trợ với con số rất “trên trời”: 40 triệu cho một chương trình chỉ khoảng 100 – 150 người tham dự.
Bất ngờ với lời đề nghị, chị Phương đã phân tích cùng bạn sinh viên: “Chương trình của em có 150 người tham dự. Giả sử chị đồng ý làm nhà tài trợ của em, thì chương trình của em có 2 nhà tài trợ thuộc lĩnh vực như của chị. Vậy cứ cho khả năng lý tưởng nhất là 150/150 bạn tham dự đó đều quan tâm và đều có nhu cầu sử dụng dịch vụ của chị, thì chị sẽ phải chia đôi miếng bánh cho nhà tài trợ kia nữa. Vậy thì về cơ bản chị đã trả 40 triệu chỉ để tiếp cận đến 50 bạn. Trong khi chị chạy ads 1 triệu thôi có khi đã reach gấp chục lần số đó rồi. Vậy thì tài trợ cho các em chị lợi hơn ở chỗ nào?”
“Và em ấy đã không trả lời được câu hỏi đó.” – Chị Phương cho biết thêm.
Đối với chị Phương, người thường xuyên nhận được các lời mời tài trợ sự kiện của sinh viên, chị sẽ không đầu tư vào một sản phẩm mà chính những người tổ chức cũng không “định giá” được nó.
2. Thể hiện thành tựu và tiềm năng của sự kiện
Trước khi lên kế hoạch kêu gọi tài trợ cho sự kiện, các bạn sinh viên nên đặt ra câu hỏi rằng: Tại sao các nhà tài trợ phải đầu tư nguồn lực cho sự kiện của bạn?
Đặc biệt, đừng giữ tư duy đi “xin tài trợ”. Các bạn sinh viên nên tìm cách “bán” các gói tài trợ mà sự kiện có thể cung cấp. Bởi vì, rất khó có thể tìm được nhà tài trợ nào sẵn sàng đầu tư miễn phí cho một sự kiện của sinh viên.
Phần lớn các doanh nghiệp, cá nhân khi đồng ý bỏ tiền “mua một gói tài trợ” tức là họ đang thấy được cơ hội tiếp cận thị trường khách hàng tiềm năng trong sự kiện đó. Có thể hiểu đơn giản, số tiền nhà tài trợ chi ra cho sự kiện của bạn chính là một phần trong ngân sách marketing của họ.
Do vậy, các bạn sinh viên cần cho nhà tài trợ thấy được khả năng thu hút tệp khách hàng họ mong muốn trong sự kiện. Điều này có thể được thể hiện bằng minh chứng về thành tựu mà những sự kiện mùa trước từng đạt được. Đính kèm với đó là kế hoạch truyền thông, quảng bá thu hút người tham dự cho sự kiện lần này.
Thay cho biết sự kiện của bạn có gì, các bạn nên chỉ ra nhà tài trợ sẽ nhận được gì. Chỉ cần sự kiện có cách tiếp cận và gói tài trợ phù hợp, sinh viên có thể dễ dàng nhận được “cái gật đầu” của nhà tài trợ.
3. Đảm bảo đáp ứng 100% quyền lợi đã cam kết với nhà tài trợ
Một khi đã “bán” thành công gói tài trợ cho sự kiện của mình, sinh viên cần phải chắc chắn thực hiện 100% mọi quyền lợi đã cam kết. Kể cả khi đó là những quyền lợi đơn giản như đính kèm logo nhà tài trợ trên các ấn phẩm truyền thông, đăng tải thông tin về nhà tài trợ,…
Dù cho đơn vị tổ chức là sinh viên hay công ty, doanh nghiệp lâu năm, sự uy tín vẫn cần được đảm bảo. Đặc biệt đối với các tổ chức, CLB sinh viên vẫn còn chịu sự chi phối và quản lý của các thầy cô trong Đoàn, Hội và nhà trường. Do vậy, BTC sự kiện sinh viên cần lưu ý tất cả quyền lợi cho nhà tài trợ cần có sự chấp thuận của những người có thẩm quyền bên phía trường đại học. Trước khi chúng được ghi vào hồ sơ mời tài trợ.
Thông thường, các nhà tài trợ chỉ ứng trước 50 – 70% giá trị gói tài trợ. Sau khi sinh viên đảm bảo đáp ứng đầy đủ quyền lợi của họ trước, trong và sau sự kiện, họ sẽ quyết định tiếp về phần còn lại theo mức độ thành công của sự kiện. Do vậy, việc đảm bảo quyền lợi của nhà tài trợ cũng chính là đảm bảo quyền lợi cho sự kiện của sinh viên.
4. Kêu gọi tài trợ sớm nhất có thể
Các sự kiện cần có thời gian để lên kế hoạch. Tương tự, doanh nghiệp cũng cần thời gian để xem xét đề nghị mời tài trợ. Do vậy, sinh viên nên liên hệ trước với nhà tài trợ tối thiểu vài tuần, cho họ thời gian cân nhắc về sự kiện và lời mời tài trợ.
Việc gửi hồ sơ kêu gọi tài trợ càng sớm sẽ càng tốt. Điều này cũng giúp sinh viên tránh được những trục trặc vào phút cuối. Đồng thời cho thấy dù sinh viên là những người trẻ chưa có nhiều kinh nghiệm, nhưng các bạn là những nhà tổ chức sự kiện nghiêm túc và chuyên nghiệp.
Ngoài ra, nếu sinh viên gửi hồ sơ tài trợ vào những ngày gần sự kiện, vô hình sẽ khiến nhà tài trợ đó cảm thấy họ có thể là sự lựa chọn cuối cùng và không được trân trọng. Điều này có thể là một điểm trừ cho lời mời tài trợ sự kiện của bạn.
5. Duy trì mối quan hệ với nhà tài trợ
Các tổ chức, CLB sinh viên nên cố gắng duy trì mối quan hệ tốt đẹp với nhà tài trợ, dù đang trong sự kiện hay sau sự kiện.
Hiện nay rất nhiều doanh nghiệp phải đầu tư những khoản tiền lớn để giữ chân, xây dựng khách hàng trung thành bằng dịch vụ, bằng hậu mãi, v.v. Tương tự, các CLB hay tổ chức sinh viên cũng nên có tư duy như vậy với nhà tài trợ, coi họ như khách hàng cho sự kiện của mình.
Đặc biệt chú ý thái độ đối xử với các nhà tài trợ, dù họ ở bất kỳ hạng nào. Kể cả khi nhà tài trợ có những yêu cầu không phù hợp trong quá trình hợp tác, sinh viên cũng nên có những cách hồi âm khéo léo, lịch sự và có thiện chí. Cách “chăm sóc khách hàng” cũng chính là cách xây dựng mối quan hệ lâu dài. Các bạn sinh viên không nên đối xử thiếu tôn trọng với nhà tài trợ sau bao công sức đã bỏ ra để nhận được lời đồng ý của họ.
Xây dựng mối quan hệ với nhà tài trợ, kể cả khi sự kiện kết thúc, đó là tầm nhìn xa trông rộng cho các sự kiện của những năm sau. Nếu các nhà tài trợ quan trọng quay lại đầu tư cho các sự kiện trong tương lai, đó chính là chiến lược mời tài trợ hiệu quả về chi phí nhất của sinh viên.
Kết luận
Mối quan hệ giữa Nhà tổ chức sự kiện – Nhà tài trợ là mối quan hệ win – win, hợp tác đôi bên cùng có lợi. Có thể hiểu cụ thể, giá trị của sự kiện là thứ mà nhà tài trợ bỏ một số tiền nào đó ra để mua lại. Vậy nên thay vì tư duy “xin” tài trợ, các bạn sinh viên nên đổi thành “bán” gói tài trợ. Đây là tư duy sẽ giúp đơn vị tổ chức cho bất kỳ sự kiện nào cũng sẽ có thể mời tài trợ thành công và nhận về giá trị xứng đáng.
Backstage News
Tham khảo: Scholarship EZ
