Tổ chức các lễ hội âm nhạc thường khá tốn kém, bởi các chi phí liên quan đến địa điểm, nhân sự, thiết bị,… và đặc biệt là chi phí mời nghệ sĩ biểu diễn không phải con số nhỏ.
Thực tế, cần chi bao nhiêu tiền để tổ chức một lễ hội âm nhạc là một câu hỏi khó có đáp án chính xác. Chi phí còn tùy thuộc vào quy mô và mục tiêu của nhà tổ chức. Tuy nhiên, sẽ có những hạng mục chi phí đặc biệt cần có đối với bất kỳ lễ hội âm nhạc nào. Dựa vào đó, nhà tổ chức có thể dự trù được các chi phí cần thiết cho sự kiện âm nhạc của mình.
Nội dung
Chi phí tổ chức các lễ hội âm nhạc lớn trên thế giới
Coachella là một trong những lễ hội âm nhạc lớn nhất và nổi tiếng nhất trên thế giới. Theo Business Insider, chi phí sản xuất Coachella mỗi năm khoảng 340 triệu USD (hơn 8 nghìn tỷ đồng).
Lollapalooza – một lễ hội âm nhạc thường niên diễn ra ở Chicago, Illinois cũng được tiết lộ chi phí tổ chức khoảng 30 triệu đô la (hơn 700 tỷ đồng) mỗi năm.
Các nhà tổ chức của đại nhạc hội Burning Man (sa mạc Black Rock, Mỹ) cũng đã chi trên 35 triệu đô cho chương trình của họ.
Một phần lớn chi phí tổ chức trong các lễ hội âm nhạc trên được dùng để trả cho nghệ sĩ biểu diễn. Các chi phí khác bao gồm những thứ như an ninh, sản xuất, tiếp thị và các chi phí nhỏ lẻ.
Tuy nhiên, việc tổ chức lễ hội âm nhạc không phải là kiểu đầu tư làm giàu nhanh chóng trong một đêm. Năm 2014, một trong những lễ hội âm nhạc lớn nhất nước Anh – Glastonbury đã vượt qua mức doanh thu 37,3 triệu bảng Anh. Tuy nhiên, ban tổ chức chỉ thu về được 86.000 bảng Anh lợi nhuận.
Emily Eavis, người đồng tổ chức Glastonbury chia sẻ: “Chúng tôi phải bán hết vé để hòa vốn vì chi phí tổ chức sự kiện quá cao – khoảng 40 triệu bảng Anh. Ngoài ra, chúng tôi còn có mục tiêu khác là đảm bảo đủ khả năng hỗ trợ cho các tổ chức từ thiện.”
Do vậy, để tổ chức một lễ hội âm nhạc, nhà tổ chức cần có một kế hoạch ngân sách cụ thể dựa trên các loại chi phí cần thiết. Việc cân nhắc số tiền cho từng hạng mục cần chi cũng là một bài toán cần được tính toán kỹ lưỡng.
Các hạng mục chi phí cần thiết để tổ chức một lễ hội âm nhạc
Khi lên kế hoạch cho một lễ hội âm nhạc, về cơ bản nhà tổ chức đang tạo ra một thương hiệu sự kiện. Theo đó, nhà tổ chức cần có tầm nhìn về loại âm nhạc trong lễ hội đó.
Việc tổ chức một lễ hội âm nhạc có thể đòi hỏi một nguồn kinh phí lớn và phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau. Khi nhà tổ chức đã có một con số dự kiến về chi phí tổ chức một lễ hội âm nhạc, có thể phân tách cụ thể thành 03 nhóm chi phí chính.
Chi phí sản xuất
- Chi phí thuê địa điểm
Trừ khi nhà tổ chức sự kiện có quan hệ cực kỳ tốt với chủ địa điểm, còn không, số tiền phải bỏ ra thuê những nơi chuyên tổ chức sự kiện âm nhạc không hề nhỏ. Con số phụ thuộc vào quy mô sự kiện sẽ tổ chức.
Những năm gần đây, các lễ hội âm nhạc đều có xu hướng tổ chức ở không gian ngoài trời, nơi khán giả có thể thoải mái cháy hết mình cùng âm nhạc.
- Chi phí dựng sân khấu
Chi phí thuê và dựng sân khấu là bao nhiêu phụ thuộc và quy mô và độ hoành tráng của sự kiện. Sân khấu nhỏ và đơn giản thì chi phí thấp nhưng những sân khấu quy mô lớn có thể ngốn đến hàng trăm triệu đồng.
Đôi khi có những sự kiện, nhà tổ chức cần phải tu bổ lại đường sá, bãi đỗ xe hay một vài cơ sở hạ tầng mới có thể đáp ứng được yêu cầu cho một sự kiện quy mô lớn. Do vậy, chi phí này cũng cần được xem xét khi tổ chức lễ hội âm nhạc để đảm bảo các vấn đề an toàn và trải nghiệm tốt cho người tham dự.
- Chi phí thuê thiết bị
Thông thường, một lễ hội âm nhạc có thể dùng trọn gói thiết bị cho sự kiện. Chi phí sẽ phụ thuộc vào quy mô và nhu cầu của nhà tổ chức. Phần chi phí này cũng sẽ tăng lên theo số lượng sân khấu cần thiết cho sự kiện.
- Công nghệ
Đây thường là chi phí cho các công nghệ trình chiếu trong sự kiện, ứng dụng bán vé và các phương thức công nghệ nhằm khảo sát & tổng hợp hành vi của người tham gia sự kiện. Bên cạnh đó là các công cụ quản lý dự án và nhân sự trong quá trình tổ chức.
- Chi phí in ấn và bảng biển
Chi phí dành cho biển chỉ dẫn, banner, standee, các ấn phẩm in sẽ rẻ bất ngờ nếu so sánh với các loại chi phí sản xuất khác. Đặc biệt, trong thời đại công nghệ số đang chiếm lĩnh như hiện nay, sự có mặt của các sản phẩm in ấn đã giảm đi rất nhiều trong các sự kiện.
Chi phí nhân sự
- Nghệ sĩ biểu diễn
Đây là một trong những khoản chi phí lớn nhất để thực hiện một lễ hội âm nhạc, cũng là khoản có biến động lớn nhất. Những người càng nổi tiếng thì chi phí này càng đội lên cao.
Qua khảo sát từ các bầu show, những người tổ chức các đêm nhạc, thị trường giải trí xoay chuyển linh hoạt, giá cát-xê phụ thuộc vào sức hút ngay thời điểm đó của ca sĩ.
- Nhân viên an ninh
Hàng nghìn, thậm chí là chục nghìn người tham gia một lễ hội âm nhạc là điều không hề đơn giản. Điều này đòi hỏi sự có mặt của đội ngũ an ninh chặt chẽ, dẫn đến khoản chi phí khổng lồ. Ví dụ, lễ hội The Isle of Wight đã phải chi ra 1 triệu bảng Anh cho cảnh sát và an ninh.
- Nhân sự media (quay phim, chụp ảnh)
Mỗi sự kiện diễn ra chắc chắn sẽ kèm theo những khoảnh khắc đáng nhớ cần được ghi lại để sử dụng cho nhiều hoạt động sau này. Quay phim, chụp ảnh là phần không thể thiếu và chi phí dành cho phần này thông thường có thể vài chục triệu đồng.
- Nhân sự vận hành sự kiện
Một sự kiện hàng nghìn khán giả có mặt chắc chắn sẽ cần rất nhiều nhân sự để hướng dẫn và xử lý các vấn đề phát sinh. Ngoài nhân sự chính của ban tổ chức, đa số các lễ hội âm nhạc đều cần thêm các tình nguyện viên, helper để hỗ trợ ban tổ chức ở vòng ngoài chương trình.
Chi phí dịch vụ
- Marketing
Đa số các nhà kinh doanh B2C sẽ dành 16% tổng doanh thu hàng năm cho marketing. Ví dụ như Glastonbury có doanh thu 37£ triệu thì sẽ dành 5.5£ triệu cho hoạt động marketing.
- Bảo hiểm sự kiện
Chi phí bảo hiểm của sự kiện phụ thuộc vào mức độ bảo hiểm mà nhà tổ chức muốn lựa chọn. Các loại bảo hiểm sự kiện phổ biến trên thế giới là bảo hiểm trách nhiệm công cộng (đã có tại Việt Nam), trách nhiệm của người sử dụng lao động, bảo hiểm thời tiết, hủy hoặc hoãn và bảo hiểm cho thiết bị sự kiện.
- Tiện ích kèm theo
Khi tổ chức một đại nhạc hội với số lượng lớn người tham dự, nhà tổ chức bắt buộc phải setup một số hạng mục cần thiết như nhà vệ sinh, giấy vệ sinh,… Việc này tất nhiên đòi hỏi phải có trong dự toán ngân sách tổ chức sự kiện.
- Xử lý rác thải
Một lễ hội âm nhạc sẽ quy tụ đa dạng loại rác thải từ giấy, chai nhựa, đến thức ăn thừa. Với quy mô của một lễ hội âm nhạc hàng nghìn người trở lên chắc chắn sẽ kèm theo lượng rác thải khổng lồ sau sự kiện. Điều này kéo theo chi phí xử lý rác thải tương đối tốn kém cho nhà tổ chức.
- Giấy phép tổ chức
Tất cả các sự kiện đều cần phải có giấy cấp phép để tổ chức. Chi phí xin giấy phép cũng là một khoản cần lưu ý khi lập ngân sách dự kiến.
- Chi phí hành lang
Có rất nhiều vấn đề phát sinh xoay quanh việc xin giấy phép tổ chức một đại nhạc hội, trong đó cần rất nhiều quan hệ ngoại giao. Thông thường, chi phí vận động hành lang chiếm tới 3% doanh thu bán vé.
Kết
Ngoài các chi phí cơ bản kể trên, khi tổ chức một lễ hội âm nhạc, các nhà tổ chức cần chú trọng thêm một vấn đề rất quan trọng khác là thời tiết. Nếu thời tiết không thuận lợi cho sự kiện, sẽ có rất nhiều rủi ro chi phí khác phát sinh. Điển hình, vào mùa hè năm 2012, tình hình thời tiết xấu đã khiến gần 60 lễ hội âm nhạc tại Anh phải hủy, dẫn đến một loạt chi phí phát sinh, tốn kém đi kèm.
Backstage News
