Cần chi bao nhiêu tiền để tổ chức một lễ hội âm nhạc?

Nếu bạn có ý định tổ chức một lễ hội âm nhạc thì vấn đề đầu tiên phải trả lời là “cần bao nhiêu tiền” nhưng đây là lại câu hỏi hết sức khó để đưa ra lời giải chính xác bởi vì quy mô các lễ hội âm nhạc đa dạng từ nhỏ trong phạm vi địa phương hay hoành tráng như Glastonbury.

Và việc tìm một bản ngân sách chi tiết của một lễ hội âm nhạc trên mạng gần như là điều bất khả thi hoặc nếu có, cũng chỉ là một chút thông tin ít ỏi.

Vào năm 2014, một trong những đại nhạc hội lớn nhất thế giới Glastonbury tại Anh giảm từ 37.3 tỷ £ xuống còn 86,000£. Cho nên, có thể nói, tổ chức lễ hội âm nhạc không phải là kiểu đầu tư làm giàu nhanh chóng trong một đêm.

Làm thế nào để quyết định ngân sách đầu tư cho lễ hội âm nhạc của bạn?

Khi đã có một con số trung bình về chi phí tổ chức một lễ hội âm nhạc, có thể hình dung được các phần phân tách cụ thể như sau:

1. Nghệ sĩ biểu diễn

Chi phí thuê nghệ sĩ biểu diễn trên sân khấu có khoảng biến động lớn nhất, du di từ 300£-£2000 một nhóm nhạc/nghệ sĩ. Những người càng nổi tiếng thì chi phí này càng đội lên.

2. Chi phí thuê địa điểm

Trừ khi nhà tổ chức sự kiện có quan hệ cực kỳ tốt với bên cho thuê, còn không, bạn sẽ phải bỏ tiền ra thuê những nơi chuyên tổ chức sự kiện âm nhạc lớn với số tiền cũng không hề nhỏ, có khi lên đến £5000.

3. Chi phí dựng sân khấu

Chi phí thuê và dựng sân khấu là bao nhiêu? Câu hỏi này phụ thuộc và quy mô và độ hoành tráng của sân khấu. Sân khấu nhỏ và đơn giản thì chi phí thấp nhưng những sân khấu quy mô lớn có thể ngốn đến £20000.

4. Tiện ích kèm theo

Khi tổ chức đại nhạc hội, có thể nước uống không phát miễn phí cho người tham dự nhưng nhà tổ chức bắt buộc phải setup một số hạng mục cần thiết như nhà vệ sinh, giấy vệ sinh, và việc này tất nhiên đòi hỏi phải có trong dự toán ngân sách.

5. Xử lý rác thải

Với số lượng 10,000 người tham gia chắc chắn sẽ kèm theo lượng lớn rác thải khổng lồ sau sự kiện. Điều này kéo theo chi phí xử lý rác thải tốn kém cho mỗi lần tổ chức.

6. In ấn và bảng biển

Chi phí dành cho biển chỉ dẫn, banner, standee, các ấn phẩm in trở nên rẻ bất ngờ nếu so sánh với các loại chi phí phải trả khác cho một sự kiện lớn. Thông thường, in ấn chỉ hết khoảng £1,000 cho đại nhạc hội 10,000 người.

7. Marketing

Đa số các nhà kinh doanh B2C sẽ dành 16% tổng doanh thu hàng năm dành cho marketing. Ví dụ như Glastonbury có doanh thu 37£ triệu thì sẽ dành 5.5£ triệu cho hoạt động marketing.

8. Công nghệ

Bạn cần đầu tư một ứng dụng đặt vé và tổng hợp insights người tham gia sự kiện. Ngoài ra còn cần các công cụ để quản lý cho cả team nữa. Vì thế ít nhất phải dành ra £1,000 cho khoản này.

9. Chi phí thuê thiết bị

Có thể dùng trọn gói thiết bị cho sự kiện với chi phí tầm £850 cho một sân khấu, và phần chi phí này sẽ tăng lên theo số lượng sân khấu cần thiết cho sự kiện.

10. Bảo hiểm

Có thể bạn sẽ nghĩ gói bảo hiểm cho một sự kiện hàng chục nghìn người tham gia sẽ có giá trên trời. nhưng thực tế, có gói bảo hiểm chỉ £62 cho 20,000 người tham gia.

11. Giấy phép

Tất cả các sự kiện đều cần phải có giấy phép để tổ chức. Và chi phí xin giấy phép cũng là một khoản cần lưu ý khi lập ngân sách dự kiến.

12. Cơ sở hạ tầng

Đôi khi cần phải tu bổ đường sá, bãi đỗ xe hay một vài cơ sở hạ tầng mới có thể đáp ứng được yêu cầu cho một sự kiện quy mô lớn. Khoản chi phí này đã ngốn đến £250,000.

13. An ninh

Hàng nghìn người tham gia một sự kiện lớn là điều không hề đơn giản và đòi hỏi an ninh chặt chẽ dẫn đến khoản chi phí khổng lồ. Lễ hội The Isle of Wight đã phải chi ra 1 triệu bảng Anh cho cảnh sát và an ninh.

14. Quay phim chụp ảnh

Mỗi sự kiện diễn ra sẽ kèm theo cực nhiều khoảnh khắc đáng nhớ cần ghi lại để sử dụng cho nhiều mục đích sau này. Quay phim, chụp ảnh là phần không thể thiếu và chi phí dành cho phần này khoảng £750

15. Nhân sự

Một sự kiện hàng nghìn người tham gia chắc chắn sẽ cần rất nhiều nhân sự để hướng dẫn và xử lý các vấn đề phát sinh. Ngoài nhân sự chạy sự kiện, còn cần các tình nguyện viên để hỗ trợ ban tổ chức ở vòng ngoài chương trình.

Có vẻ 15 mục trên đã đủ?
Không, vẫn chưa…

16. Thuế

Khi tính chi phí cho sự kiện, đừng bao giờ quên khoản thuế VAT chiếm 10%. Và do đó, chi phí này cũng phải gộp vào ngân sách chung và tính vào khi quyết định giá vé.

17. Chi phí hành lang

Có rất nhiều vấn đề phát sinh xoay quanh việc xin giấy phép tổ chức một đại nhạc hội, trong đó cần rất nhiều quan hệ ngoại giao và chi phí vận động hành lang chiếm tới 3% doanh thu bán vé.

18. Thời tiết

Có thể bạn chưa biết, mùa hè năm 2012 đã có 57 lễ hội âm nhạc tại Anh phải hủy do thời tiết xấu và dẫn đến một loạt chi phí tốn kém đi kèm. Vì thế, khi tổ chức sự kiện đừng quên xem dự báo thời tiết.

7 kênh kiếm tiền hiệu quả từ lễ hội âm nhạc

Khi phải đầu tư rất nhiều công sức và tiền bạc cho lễ hội âm nhạc của bạn thì đam mê là chưa đủ mà hãy tận dụng hết mọi cách để bù vào các chi phí bỏ ra. Một số cách phổ biến như:

1. Bán vé

Bán vé chắc chắn là cách người ta nghĩ đến đầu tiên để mang lại doanh thu cho sự kiện nhưng nguồn thu này không thực sự dễ dàng như trong tưởng tượng. Doanh thu từ bán vé của lễ hội âm nhạc Wychwood chỉ bù được 60% chi phí mặc dù đây được coi là một trong những sự kiện có doanh thu bán vé cao.

2. Dịch vụ kèm theo

Nhiều người tham dự sẵn sàng trả thêm tiền để có nhiều tiện nghi hơn vé bình thường như lều có điều hòa, giường êm, nhà vệ sinh riêng.

3. Tài trợ

Mời tài trợ cũng là một cách hiệu quả để cho thêm nguồn trang trải cho sự kiện. Các gói tài trợ đa dạng từ một khoản vừa phải khoảng vài triệu đến hàng tỷ đồng.

4. Bán các sản phẩm đi kèm lễ hội

Khi lễ hội âm nhạc của bạn đã có chỗ đứng và thương hiệu nhất định, bạn có thể bản kèm nhiều sản phẩm ăn theo như áo phông, vòng tay, quà lưu niệm,..

5. Cho phép các đối tác bán hàng tại lễ hội

Hoàn toàn có thể tăng thêm nguồn thu cho lễ hội bằng cách cho thuê địa điểm để bán hàng phù hợp trong một đại nhạc hội

6. Đồ ăn

Ban tổ chức có thể bán thêm đồ ăn hoặc cho thuê để bán đồ ăn trong quá trình diễn ra lễ hội bởi chắc chắn ai cũng cần nạp thêm năng lượng sau khoảng thời gian “quẩy hết mình”.

7. Bán đồ uống
Tương tự đồ ăn, đồ uống chắc chắn sẽ thu hút nhiều người mua để giải khát sau cơn “hò hét” nhiệt tình trong sự kiện.

Công cụ để dự báo ngân sách cho lễ hội âm nhạc

Mặc dù tổ chức sự kiện thông thường luôn bao gồm nhiều loại chi phí và chuyện phát sinh khó tranh nhưng sử dụng các công cụ sẽ khiến việc quản lý ngân sách dễ dàng hơn. Một số template có thể dùng để quản lý ngân sách cho sự kiện:

• Guidebook: Cung cấp một loạt mẫu quản lý ngân sách sự kiện
• Concert Promotions: Cung cấp bảng theo dõi ngân sách sự kiện
• Creative & Cultural Skills: Mẫu theo dõi hạng mục sản xuất cho lễ hội âm nhạc trực tiếp.

Nguồn: billetto