Khám phá checklist các lưu ý quan trọng giúp các đơn vị đánh bại nắng nóng, có thể tổ chức một sự kiện mùa hè ngoài trời hấp dẫn và tối ưu trải nghiệm người tham dự.
Tổ chức sự kiện ngoài trời, đặc biệt vào mùa hè nắng nóng, là một thách thức lớn đối với các nhà tổ chức. Nhiệt độ cao, ánh nắng gay gắt và các yếu tố thời tiết khác có thể ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm của khách mời, sức khỏe của ekip thực hiện và cả sự thành công chung của sự kiện. Để đảm bảo mọi thứ diễn ra suôn sẻ, một checklist chi tiết với những vấn đề cần lưu ý trong quá trình tổ chức là điều không thể thiếu.
Trong bài viết này, Backstage News cung cấp một checklist quan trọng các nhà tổ chức cần lưu tâm khi tổ chức sự kiện ngoài trời vào mùa nắng nóng: từ việc lựa chọn địa điểm, đảm bảo an toàn sức khỏe đến các phương án dự phòng và truyền thông hiệu quả.
Nội dung
1. Ưu tiên địa điểm tổ chức thoáng mát và có sẵn bóng râm
Khi tổ chức sự kiện ngoài trời vào mùa nắng nóng, việc chọn địa điểm phù hợp là bước đầu tiên và quan trọng nhất. Nhà tổ chức nên ưu tiên các địa điểm có sẵn bóng râm tự nhiên như tán cây lớn hoặc các công trình kiến trúc có thể che chắn ánh nắng.
Nếu địa điểm không có sẵn bóng râm, hãy đảm bảo lắp đặt các mái che, nhà bạt hoặc ô lớn để tạo không gian mát mẻ. Điều này không chỉ giúp bảo vệ người tham dự khỏi ánh nắng trực tiếp mà còn nâng cao trải nghiệm, tránh những sự cố sức khỏe không mong muốn.
2. Đảm bảo cơ sở hạ tầng, khuyến khích lắp đặt tủ điện
Mùa hè luôn là giai đoạn cao điểm sử dụng điện trong năm. Do vậy, hệ thống điện, nước và các tiện ích khác cần được kiểm tra kỹ lưỡng trước khi sự kiện diễn ra. Nhà tổ chức cần đảm bảo rằng nguồn điện tại địa điểm đủ ổn định và đủ công suất để vận hành các thiết bị khổng lồ của toàn bộ sự kiện như hệ thống âm thanh, ánh sáng, trình chiếu,…
Đặc biệt, việc lắp đặt tủ điện là yếu tố ưu tiên hàng đầu, bởi nhiệt độ cao của thời tiết dễ khiến dây dẫn giãn nở, thiết bị quá tải, tăng nguy cơ chập cháy. Việc lắp đặt tủ điện sẽ giúp phân bổ nguồn điện hợp lý, tích hợp các thiết bị bảo vệ như aptomat để ngắt khi có sự cố, đồng thời chống nắng, chống bụi, bảo vệ hệ thống điện khỏi tác động môi trường. Ngoài việc giảm rủi ro, tủ điện còn giúp quản lý nguồn điện tập trung, tránh dây dẫn lộn xộn, nâng cao tính thẩm mỹ và chuyên nghiệp, đồng thời đáp ứng các tiêu chuẩn an toàn cần thiết cho sự kiện.
3. Lên kế hoạch thời gian hợp lý
Vào mùa hè, nhà tổ chức nên tránh bắt đầu sự kiện vào những khung giờ nắng nóng đỉnh điểm (thường từ 11h trưa đến 3h chiều). Nếu có thể, hãy chọn các khung giờ sáng sớm hoặc chiều muộn để giảm thiểu tác động của nhiệt độ cao.
Ngoài ra, các đơn vị nên theo dõi dự báo thời tiết thường xuyên trước và trong ngày diễn ra sự kiện để có phương án ứng phó kịp thời. Nếu nhiệt độ ngoài trời vẫn quá cao trước giờ G, ban tổ chức nên cân nhắc các phương án lùi thời gian bắt đầu sự kiện để đảm bảo an toàn sức khỏe cho cả khách mời, khán giả và nhân sự.
4. Bố trí khu vực có mái che
Việc bố trí các khu vực có mái che là điều bắt buộc đối với các sự kiện ngoài trời được tổ chức trong mùa nắng nóng. Những khu vực này nên được trang bị nhà bạt, ô lớn hoặc các cấu trúc che chắn khác để tạo không gian thoáng mát. Đảm bảo rằng các khu vực này đủ rộng để chứa được lượng lớn người tham gia, đồng thời có luồng không khí lưu thông tốt để tránh cảm giác bí bách.
5. Cung cấp các giải pháp làm mát, giảm nhiệt
Hệ thống phun sương hay quạt công nghiệp di động cỡ lớn là những giải pháp hiệu quả và phổ biến để giảm nhiệt độ không khí tại sự kiện ngoài trời nắng nóng. Hệ thống phun sương với chức năng phun tỏa làn sương mỏng không chỉ làm dịu mát không khí xung quanh mà còn tạo độ ẩm, giúp người tham dự dễ chịu tức thì trước cái nóng gay gắt.
Việc bố trí quạt ở những khu vực tập trung đông người như khu vực sân khấu, khán đài, check-in hoặc khu vực chờ, v.v. cũng là một giải pháp làm mát ngay lập tức giữa sự bức bối của thời tiết nắng nóng.
6. Chuẩn bị nước uống đầy đủ
Nắng nóng dễ dẫn đến tình trạng mất nước, vì vậy việc cung cấp đủ nước uống là yếu tố không thể xem nhẹ. Nhà tổ chức nên chuẩn bị các gian hàng (booth) bày bán/ tặng miễn phí nước khoáng, nước điện giải hoặc các loại đồ uống giải nhiệt như trà hoa quả để người tham dự hay chính ekip nhân sự có thể bổ sung nước và điện giải.Các booth nước uống nên được đặt ở nhiều vị trí dễ tiếp cận quanh địa điểm tổ chức. Nếu được, nhà tổ chức nên cung cấp các trạm refill nước để giảm thiểu rác thải sau sự kiện.
Hiện nay ở một số lễ hội âm nhạc ngoài trời tại Việt Nam như Những Thành Phố Mơ Màng, Genfest, HAYFEST,… các thương hiệu đồ uống, mỹ phẩm thường đồng hành tài trợ các sản phẩm này.
7. Chuẩn bị máy phát điện dự phòng
Như đã đề cập, nhiệt độ cao của mùa hè làm tăng nguy cơ cháy nổ của các thiết bị vận hành ngoài trời. Do vậy, để tránh tình trạng mất điện/ chập cháy làm gián đoạn sự kiện, việc chuẩn bị máy phát điện dự phòng với công suất phù hợp là ưu tiên hàng đầu. Để tránh các sự cố kỹ thuật, máy phát nên được kiểm tra và bảo dưỡng thường xuyên. Nếu được, có thể vận hành thử trước ngày diễn ra sự kiện.
8. Bố trí lực lượng y tế, chữa cháy túc trực
An ninh là yếu tố quan trọng trong bất kỳ sự kiện nào, đặc biệt là các sự kiện ngoài trời trong mùa hè với số lượng lớn người tham gia. Nhà tổ chức cần bố trí đội ngũ an ninh để kiểm soát đám đông, bảo vệ tài sản và xử lý các tình huống khẩn cấp. Ngoài ra, cần có lực lượng y tế túc trực để xử lý các vấn đề sức khỏe như say nắng, kiệt sức do nhiệt hoặc các tai nạn bất ngờ. Đội ngũ và các thiết bị phòng cháy chữa cháy (PCCC) cũng luôn trong trạng thái sẵn sàng để kịp thời ứng phó với mọi sự cố bất ngờ.
9. Truyền thông hiệu quả trước và trong sự kiện
Để người tham dự có sự chuẩn bị tốt nhất khi trải nghiệm các sự kiện ngoài trời vào mùa hè, ban tổ chức cần cung cấp thông tin chi tiết về địa điểm, thời gian, và các lưu ý trước khi tham gia sự kiện qua các nền tảng mạng xã hội hoặc website chính thức của chương trình.
Các thông tin truyền thông nên bao gồm các khuyến nghị về trang phục thoáng mát, khuyến khích mang theo các vật dụng chống nắng và làm mát như mũ, nón, kính râm, quạt cầm tay,… Nếu có thể, ban tổ chức có thể tặng thêm các vật phẩm như khăn lạnh hoặc kem chống nắng miễn phí nhằm tạo ấn tượng tốt, cho thấy sự quan tâm và tinh tế của ban tổ chức.
Ngoài ra, ban tổ chức nên cung cấp thêm các thông tin hữu ích về cách bảo vệ sức khỏe khi tham dự sự kiện ngoài trời trong mùa hè nắng nóng, chẳng hạn như uống đủ nước, tránh đứng lâu dưới nắng, hoặc nhận biết các dấu hiệu say nắng. Những thông tin này có thể được truyền thông cả trước và trong sự kiện, đồng thời bổ sung hiển thị trên các bảng biểu hướng dẫn tại sự kiện.
Dù thời tiết mùa hè mang đến nhiều thách thức, một sự chuẩn bị kỹ lưỡng sẽ giúp tổ chức sự kiện mùa hè ngoài trời trở nên an toàn, chuyên nghiệp và đáng nhớ. Bằng cách kết hợp các giải pháp làm mát, giảm nhiệt với những hoạt động sáng tạo như âm nhạc, trang trí và tương tác, nhà tổ chức có thể mang đến trải nghiệm thoải mái và trọn vẹn cho người tham dự.
Bên cạnh khán giả, ban tổ chức cũng cần chú ý đến sức khỏe của đội ngũ nhân sự khi tổ chức sự kiện vào mùa hè nóng. Nhiệt độ cao của thời tiết dễ khiến cơ thể mệt mỏi, làm giảm hiệu suất làm việc. Vì vậy, ekip cần có kế hoạch bố trí khu vực nghỉ ngơi, chế độ ăn uống hợp lý và các hoạt động nâng cao tinh thần để giúp đội ngũ duy trì sức bền và tinh thần làm việc xuyên suốt sự kiện.
Backstage News
