Lựa chọn được một đội ngũ nhà cung cấp phù hợp cùng đồng hành được coi là một trong những chìa khóa thành công cho mọi công ty sự kiện. Bài viết này Backstage chia sẻ với bạn cách làm sao để lựa chọn nhà cung cấp phù hợp và hiệu quả!
Cho dù ý tưởng của bạn tuyệt vời đến đâu, nhưng nếu không lựa chọn được nhóm nhà cung cấp sự kiện (event suppliers) hiệu quả và đáng tin cậy bên cạnh, sự kiện của bạn khó mà được thực hiện hoàn hảo. Nhưng liệu có dễ dàng lựa chọn được các suppliers hợp tác hiệu quả và dài lâu? Thực tế việc này không đơn giản chút nào và đòi hỏi người làm sự kiện phải lưu ý một số thông tin quan trọng sau:
Nội dung
1. Xác định: Sự kiện cần nhà cung cấp nào?
Trên thị trường có rất nhiều nhà cung cấp tương ứng với các dịch vụ khác nhau. Điều quan trọng là bạn cần biết được sự kiện của mình cần nhà cung cấp nào? Bạn cần tìm hiểu và yêu cầu những gì để họ trở thành đối tác phù hợp?
Dưới đây là một số phân loại nhà cung cấp theo dịch vụ mà bạn có thể cần cho sự kiện công ty của mình:
- Nhà cung cấp địa điểm tổ chức sự kiện
- Nhà cung cấp dịch vụ lưu trú
- Nhà cung cấp dịch vụ ăn uống
- Nhà cung cấp thiết bị âm thanh, ánh sáng, sân khấu
- Nhà cung cấp nhân sự (an ninh, helper, vũ đoàn, PG/PB,…)
- Nhà cung cấp dịch vụ trang trí (hoa, bóng,…)
- …
Ngoài ra, nhà cung cấp dịch vụ cũng có thể được phân loại theo các tiêu chí khác:
Theo giá trị hàng mua:
- Nhà cung cấp chính: giá trị hàng hóa dịch vụ của họ chiếm tỷ trọng lớn nhất trong sự kiện.
- Nhà cung cấp phụ: giá trị hàng hóa dịch vụ của họ chiếm tỷ trọng nhỏ.
Theo tính chất quan hệ:
- Nhà cung cấp truyền thống: có quan hệ tương đối lâu dài với doanh nghiệp.
- Nhà cung cấp mới: chưa có hoặc có ít quan hệ, hợp đồng với nhà tổ chức.
Hãy tạo một danh sách các nhu cầu và mục tiêu cho sự kiện của bạn. Đồng thời chuẩn bị một danh sách về cách các nhà cung cấp phù hợp với với các nhu cầu đó.
Việc xác định được nhu cầu sẽ giúp bạn đánh giá và lựa chọn các đề xuất về nhà cung cấp và dịch vụ dễ dàng hơn.
2. Tìm kiếm: Lựa chọn nhà cung cấp ở đâu?
Sau khi đã có danh sách những nhà cung cấp cho mình, việc tiếp theo là bạn sẽ tìm thấy họ ở đâu?
Việc tìm kiếm các nhà cung cấp cho sự kiện thường qua các nguồn thông tin sau:
– Nguồn thông tin nội bộ: đến từ các mối quan hệ với các nhà cung ứng đã và đang triển khai; thông tin từ các nhân viên trong doanh nghiệp; thông tin từ nghiên cứu thị trường…
– Nguồn thông tin từ phía các nhà cung ứng: thư chào hàng; quảng cáo; hội chợ; triển lãm…
– Nguồn thông tin từ các phương tiện thông tin đại chúng: báo viết, tạp chí, truyền hình, thông tin trên mạng Internet, các hội nhóm những người trong ngành…
Đặc biệt, đừng chỉ tìm kiếm thông tin trên Google!
Bạn nên liên hệ với nhiều nhà cung cấp, nhận thông tin về nhiều bên khác nhau để có thể so sánh và lựa chọn nhà cung cấp tốt nhất.
Dù bạn có tìm kiếm và lựa chọn đối tác cung cấp dịch vụ cho mình ở bất kỳ kênh nào, hãy đảm bảo đó là một kênh thông tin đáng tin cậy.
3. Nghiên cứu: Nhà cung cấp có những thông tin gì?
Trong quá trình tìm kiếm nhà cung cấp phù hợp, nhà tổ chức cũng cần đồng thời nghiên cứu các thông tin về họ. Bao gồm các thông tin chính như sau:
- Tên hiệu của nhà cung cấp
- Các thông tin cơ bản (địa chỉ, liên hệ, mã số thuế, phép kinh doanh, người đại diện,…)
- Chức năng, nhiệm vụ, lĩnh vực kinh doanh
- Khả năng về cung ứng dịch vụ (số lượng, loại hình, thời gian cung ứng…)
- Chất lượng, uy tín, nhãn hiệu thương hiệu của sản phẩm
- Giá chào hàng của từng loại sản phẩm
- Các điều kiện về cung ứng (điều kiện về thanh toán, thời gian, đặt hàng, ký kết hợp đồng…)
Hãy cố gắng tìm càng nhiều thông tin càng tốt! Có thể về những thành công, thất bại hay bất kỳ mẩu thông tin nào có thể thu thập được.
Lưu ý thông tin về các nhà cung cấp không phải chỉ cho một sự kiện, mà là thông tin cần thiết cho cả quá trình tổ chức nhiều sự kiện lâu dài.
Bạn nên tìm hiểu thêm đánh giá từ những khách hàng trước hay các bên đã từng hợp tác. Hãyđảm bảo rằng nhà cung cấp của bạn không có phản hồi tiêu cực như vắng mặt thường xuyên hoặc thiếu chuyên nghiệp. Bạn có thể tìm thấy những đánh giá này từ nguồn thông tin bạn tìm kiếm họ. Như vậy, bạn sẽ tránh được một số nhà cung cấp tồi và đảm bảo sự thành công của sự kiện theo cách này.
Sau đó lưu trữ tất cả các thông tin vào hồ sơ nhà cung cấp. Điều nó sẽ giúp bạn tiết kiệm nhiều thời gian và công sức trong quá trình chọn lựa sau này.
4. Quyết định: Nhà cung cấp phù hợp cần đạt tiêu chí nào?
Sau khi có một bộ hồ sơ đầy đủ thông tin về các nhà cung cấp, việc cuối cùng là bạn cân nhắc lựa chọn và ra quyết định.
Có nhiều tiêu chuẩn làm căn cứ để lựa chọn nhà cung ứng dịch vụ bổ trợ cho một sự kiện cụ thể:
- Giá cả của các hàng hóa dịch vụ (phù hợp với ngân sách sự kiện không)
- Chất lượng hàng hóa, dịch vụ
- Thời gian cung ứng
- Uy tín và những đảm bảo của nhà cung cấp
- Kinh nghiệm và khả năng hợp tác của nhà cung cấp
- Những yêu cầu riêng về sự kiện mà nhà cung cấp có thể đáp ứng
- …
Dù cho đó là tiêu chí nào để đưa ra sự lựa chọn, điều quan trọng nhất chính là ý tưởng và giá trị của họ phải phù hợp với ý tưởng và giá trị của bạn và sự kiện bạn tổ chức (ít nhất là trong thời gian tổ chức sự kiện).
Ví dụ: Bạn tổ chức một sự kiện là hội thảo thì không thể hợp tác với nhà cung cấp chuyên dịch vụ cho tiệc cưới. Bạn tổ chức sự kiện yêu cầu tính chuyên nghiệp, cẩn thận thì không thể hợp tác với nhà cung cấp không có khả năng đưa ra các phòng trừ rủi ro hay xử lý tình huống.
Kết luận:
Việc lựa chọn nhà cung cấp thực sự phù hợp để đồng hành là yếu tố quan trọng giúp sự kiện của bạn thành công. Đối với từng event supplier, bạn sẽ có thể làm việc với họ trong nhiều sự kiện, trong vài tháng hoặc cũng có thể trong một vài năm. Mối quan hệ làm việc tuyệt vời và dài lâu cần được xây dựng trên sự đồng điệu về ý tưởng và giá trị. Hai bên đều hào hứng làm việc với nhau mới có thể nảy sinh những ý tưởng hay nhất và tạo nên sự kiện thành công nhất!
>> Đọc thêm: 05 nhóm công cụ hữu ích dành cho Event Planner
Backstage VN
