Tìm hiểu cách tổ chức sự kiện đáng nhớ trong trường đại học với hướng dẫn chi tiết về các bước cần thiết để mang lại trải nghiệm sự kiện ý nghĩa cho cộng đồng sinh viên.
Các sự kiện trong trường đại học là cách để sinh viên đa dạng hóa một cách tích cực trải nghiệm thời đại học của mình, vừa mang tính giải trí vừa mang tính giáo dục. Mỗi một tổ chức đại học hay CLB sinh viên sẽ có những cách hoạt động khác nhau. Tuy nhiên, các sự kiện cho sinh viên đại học được tổ chức đều yêu cầu một lộ trình thực hiện như nhau để thành công.
Nội dung
1. Xác định thông tin của sự kiện
Có rất nhiều ý tưởng để tổ chức một sự kiện trong trường đại học. Ban tổ chức cần xác định mục đích và lý do rõ ràng về sự kiện muốn thực hiện. Từ đó quyết định sẽ tổ chức một talkshow, một bữa tiệc, một chương trình từ thiện hay một dạng sự kiện nào khác phù hợp với mục đích ban đầu.
Sau khi xác định được mục tiêu và loại hình tổ chức, sự kiện cũng cần được xác lập các thông tin cơ bản khác bao gồm:
- Ý tưởng, chủ đề sự kiện.
- Tên sự kiện.
- Thời gian và địa điểm tổ chức.
- Quy mô sự kiện.
- Số lượng người tham gia.
- Thành phần và đối tượng tham dự.
- Những yêu cầu đặc biệt khác về sự kiện.
Đối với các thông tin trên về sự kiện, sinh viên cần chú ý phải đạt được sự thống nhất từ phía trường đại học như đoàn thanh niên, hội sinh viên, các thầy cô có thẩm quyền và các tổ chức khác liên quan.
2. Xác định ngân sách sự kiện
Đây là một bước rất quan trọng để quyết định sự kiện có thể tổ chức hay không. Xác định ngân sách sẽ giúp sinh viên xác định giới hạn tài chính của sự kiện. Đồng thời giúp đưa ra lựa chọn các yếu tố tổ chức cho chương trình một cách hợp lý.
Để lập ngân sách sự kiện hiệu quả, sinh viên cần lưu ý:
- Xem xét nguồn tài chính có sẵn (ví dụ từ quỹ sinh viên, câu lạc bộ,…).
- Xác định hạng mục ưu tiên và phân bổ nguồn tài chính hợp lý.
- Ước tính chi phí tổ chức dự kiến, bao gồm chi phí cố định và chi phí biến đổi.
- Tìm hiểu các nguồn tài trợ bổ sung như nhà tài trợ, đối tác, quỹ đoàn – hội,…
3. Xây dựng kế hoạch sự kiện
Từ các thông tin sự kiện cơ bản và ngân sách đã xác định, ban tổ chức cần văn bản hóa cách thực hiện sự kiện bằng những kế hoạch rõ ràng. Các bản kế hoạch cho một sự kiện sẽ bao gồm một số kế hoạch chính sau:
- Kế hoạch chương trình (agenda).
- Timeline sự kiện.
- Kế hoạch nhân sự.
- Kế hoạch truyền thông.
- Kế hoạch logistic.
- Kế hoạch quản trị rủi ro.
- Kế hoạch hậu sự kiện.
Các kế hoạch có thể tùy chỉnh theo yêu cầu và tình huống cụ thể của từng loại sự kiện.
4. Trình bày kế hoạch qua hồ sơ sự kiện (proposal)
Tiềm năng tổ chức của các sự kiện cũng cần được thể hiện thông qua bản hồ sơ sự kiện (hay còn gọi là proposal), thông qua việc kết hợp cả chữ và hình ảnh, video hay các hiệu ứng bổ trợ khác. Điều đó giúp ban tổ chức truyền tải ý tưởng sự kiện một cách trực quan nhất.
Bản proposal cũng chính là “công cụ” đắc lực để sinh viên trình bày với thầy cô, cộng sự, nhà tài trợ về sự kiện của mình. Người trình bày cần phải cho thấy mức độ khả thi và giá trị sự kiện đem lại, qua các nội dung bao gồm: ý tưởng, mục tiêu, chương trình, quá trình thực hiện, kế hoạch truyền thông, kế hoạch tài chính, cách thức đo lường hiệu quả…
5. Kêu gọi tài trợ sự kiện
Không phải tất cả các sự kiện trong trường đại học đều cần đến sự hỗ trợ của các nhà tài trợ. Nhưng nếu có thể, hãy kêu gọi tài trợ cho sự kiện.
Sự có mặt của các nhà tài trợ sẽ giúp tăng nguồn tài chính – một yếu tố rất quan trọng để tổ chức thành công một sự kiện. Ngoài ra, các nhà tài trợ còn giúp bảo trợ hình ảnh và sự uy tín cho sự kiện của sinh viên. Đồng thời giúp sinh viên xây dựng mối quan hệ với các doanh nghiệp, tổ chức phi lợi nhuận hoặc cá nhân.
Để kêu gọi tài trợ thành công, sinh viên cần cung cấp được tiềm năng và giá trị của sự kiện. Theo sau đó là các lợi ích mà nhà tài trợ sẽ nhận lại được dù bỏ ra bất kỳ hỗ trợ nào. Sinh viên cần chú ý, hãy “trao đổi gói tài trợ” thay vì “xin tài trợ”. Giá trị của các gói tài trợ cần tương xứng với nguồn lực của sự kiện.
6. Truyền thông sự kiện
Sự kiện trong trường đại học cần được cộng đồng sinh viên biết đến rộng rãi. Đơn vị tổ chức nên truyền thông sự kiện ở bất kỳ hình thức nào có thể. Từ các kênh online như mạng xã hội, email,… đến truyền thông trực tiếp như banner, giới thiệu tại các lớp học,… Tuy nhiên, các kênh mạng xã hội nên được ưu tiên bởi sự nhanh chóng, dễ dàng và không tốn kém để tiếp cận hàng trăm, hàng nghìn người một lúc.
Ngoài ra, việc xây dựng bộ nhận diện thương hiệu cho sự kiện cũng rất cần thiết để giúp sự kiện để lại ấn tượng và thu hút sự quan tâm từ cộng đồng.
7. Thực hiện vận hành sự kiện
Đây là bước quyết định liệu sự kiện có được tổ chức thành công hay không.
Trước giờ G, sinh viên cần lưu ý kiểm tra lại toàn bộ các thông tin, danh sách phục vụ cho quá trình vận hành sự kiện. Bao gồm như các vấn đề về hậu cần, nhà cung cấp; các thiết bị vận hành (loa, đèn, máy chiếu,…); đội ngũ nhân sự;…
Trong quá trình thực hiện sự kiện, ban tổ chức cần đảm bảo sự kết hợp mượt mà giữa nội dung chương trình và thời gian diễn ra. Đồng thời luôn tỉnh táo, bình tĩnh và hợp tác xử lý mọi vấn đề phát sinh nếu có.
Sau sự kiện, đừng quên gửi lời cảm ơn và khuyến khích sự phản hồi của người tham dự, đối tác và nhà tài trợ. Bên cạnh đó, ban tổ chức cần đảm bảo thực hiện những quyền lợi đã cam kết với nhà tài trợ và đối tác. Đồng thời đánh giá kết quả của sự kiện bằng cách so sánh với mục tiêu và kế hoạch ban đầu.
Backstage News
> Đọc thêm: Top 10 ý tưởng tổ chức sự kiện thu hút sinh viên tham dự
