Như các bạn đã biết, trong khi tổ chức một sự kiện thì sẽ có ba giai đoạn đó là trước, trong và sau khi diễn ra sự kiện. Và một sự kiện ngoài tính thẩm mĩ và nghệ thuật ra, một khía cạnh không thể nhắc đến đó chính là số người xem, số người biết đến và số người tham dự. Vậy làm thế nào để đạt được ba tiêu chí trên mà vẫn đảm bảo hiệu quả của chương trình ? Đó chính là điều bạn cần phải đọc trong bài viết ngày hôm nay để tự viết được cho mình một kế hoạch truyền thông cho sự kiện hoàn chỉnh.
Nội dung
Kế hoạch truyền thông cho sự kiện
Để có một bản kế hoạch truyền thông hoàn chỉnh thì phải phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố, trong đó yếu tố đáng kể nhất đó chính là kinh nghiệm của người tạo nên kịch bản sự kiện. Cũng như các sự kiện khác thì việc tạo ra kế hoạch truyền thông sẽ đến chủ yếu từ việc đi lên từ kịch bản từ đạo diễn, để từ đó xác định khán giả mục tiêu, thông điệp cũng như phương thức truyền tải một cách trọn vẹn nhất.
Xác lập mục tiêu trong kế hoạch truyền thông cho sự kiện
Đối với bất kỳ chương trình nào được tổ chức thì việc có một bản kim chỉ nam mục tiêu luôn là điều tiên quyết. Có những sự kiện sẽ thiên về lượng người trẻ tham dự, có sự kiện thì mục tiêu là những người VIP nhất cần biết đến và tham dự. Có những sự kiện không cần số lượng người tham dự quá đông và ngược lại. Chính vì lẽ đó, một mục tiêu cụ thể cũng sẽ giúp bạn và mọi người có thêm sự rõ ràng trong việc lập kế hoạch truyền thông cho sự kiện.
Chỉ rõ khán giả mục tiêu
Việc khán giả mục tiêu được xác định là vô cùng quan trọng trong bất kỳ kế hoạch truyền thông cho sự kiện nào. Nếu mục tiêu quá rộng, bạn có thể phân khúc thành các tệp nhỏ hơn, với mỗi tệp này bạn sẽ có một chiến dịch truyền thông riêng cho họ. Có như vậy sẽ hiệu quả hơn trong việc tiếp cận từng đối tượng, và có một thông điệp mạnh mẽ giúp họ có thể tham dự sự kiện một cách trọng vẹn nhất có thể.
Xác lập thông điệp truyền thông
Nếu bạn đã từng học các kiến thức Marketing từ Kotler, bạn chắc hẳn không thể quên câu nói “Hãy dành hầu hết thời gian để nghĩ về thông điệp”. Thông điệp truyền thông chính là điều mà bạn muốn truyền đạt đến cho khán giả mục tiêu chủ đề của chương trình, những tin tức và điều sự kiện hướng tới. Mỗi thông điệp tạo ra cần có đầy đủ những yếu tố như lời kêu gọi, nội dung chương trình, … quan trọng nhất của một thông điệp chính là việc tạo ra hành động. Việc xác định thông điệp kế hoạch truyền thông cho sự kiện bạn phải chú ý đến việc hiểu rõ insight của nhóm công chúng mục tiêu. Việc đặt ra thông điệp phải đảm bảo các tiêu chí đó là thông điệp phải ngắn gọn, thông điệp phải dễ nhớ và thông điệp nên khác với khẩu hiệu. Nếu chúng ta không thể đáp ứng được những gì khán giả mục tiêu thì nên thay đổi 1 trong 2 yếu tố là thông điệp hoặc là côngchúng mục tiêu. Điều này sẽ giúp thông điệp của bạn dễ thành công hơn.
Kênh truyền tải thông điệp
Với một bản kế hoạch truyền thông cho sự kiện hoàn chỉnh thì không thể thiếu được việc phân bổ kênh truyền thông. Việc có một kênh truyền thông đúng đắn sẽ là cánh tay giúp kết nối khách hàng đến với sự kiện của bạn thành công. Kênh truyền tải trong tổ chức sự kiện phải là kênh mà tập trung nhiều nhất các khán giả mục tiêu, có như vậy thì thông điệp của bạn mới có bước tiến mạnh mẽ trong quá trình tổ chức sự kiện. Có rất nhiều kênh truyền thông hiện nay như Offline với tờ rơi, poster, standee và Online như Facebook, các Website sự kiện. Việc lựa chọn kênh sẽ phụ thuộc vào công chúng mục tiêu của bạn ở đâu đối với việc truyền thông cho sự kiện này.
Như vậy, bạn có thể chỉ với 4 bước bạn đã lập được cho mình một kế hoạch truyền thông cho sự kiện hoàn chỉnh giúp nâng cao sự thành công của sự kiện lên rất nhiều. Trong quá trình tổ chức, nếu có bất kỳ thắc mắc gì, bạn có thể tìm hiểu thêm từ Backstage.
