Với xu hướng bùng nổ của các tour diễn hiện nay, Tour Manager - Người quản lý lưu diễn cũng vì thế sẽ phải đảm đương một khối lượng công việc “khủng”.
Dưới đây là chia sẻ của Billy Reed với gần 15 năm kinh nghiệm với trọng trách là một Tour Manager, tour diễn gần đây nhất mà anh thực hiện là Ashe Tour 2022 của nữ ca sĩ người Mỹ Ashlyn Rae Willson. Công việc của người quản lý tour lưu diễn bắt đầu và diễn ra với nhiều giai đoạn gắn liền với tour.
Thế nào là một Tour Manager – Quản lý lưu diễn?
Người quản lý lưu diễn trong ngành âm nhạc nói riêng và giải trí nói chung sẽ phải chịu trách nhiệm lập kế hoạch – dự án, chuẩn bị và vận hành với tần suất hàng ngày, hàng giờ cho chuyến lưu diễn của nghệ sĩ..
Bên cạnh đó, tour manager được giao nhiệm vụ tối quan trọng: chăm sóc sức khỏe chung của nghệ sĩ, ban nhạc, các nhân sự liên quan và đoàn làm phim khi đang trong hành trình di chuyển tới các khu vực tổ chức có trong lịch trình nói riêng và thực hiện tour nói chung..
Ngoài ra, một người quản lý tour diễn giỏi cần phải kỹ năng giao tiếp tốt, hiệu quả cùng tư duy tổ chức, định hướng chi tiết, rành mạch, rõ ràng để dẫn dắt, truyền tải những thông tin cần thiết đối với những người phụ trách, nhân sự, đối tác, khách hàng,…
Vì tính chất gắn liền với dự án, công việc của người đảm nhận vị trí quan trọng này sẽ diễn ra trước đó rất sớm: giai đoạn tiền sự kiện, từ khi dự án mới còn sơ khai.
Trong khía cạnh tài chính và ngoại giao, tour manager phối hợp với nghệ sĩ để phát triển ngân sách và xây dựng nội dung, sản xuất tour, thay mặt nghệ sĩ làm việc với các đại diện nhà tổ chức tại địa phương, cuối cùng là tự chủ động bao quát thực hiện các công tác hậu cần, cung ứng để đảm bảo mọi thứ diễn ra theo đúng kế hoạch.
Danh sách công việc trong chuyến lưu diễn:
Đối với các tour lớn, công việc sẽ trở nên đặc thù và chuyên biệt hơn, các công việc khác sẽ được chuyển giao cho các thành viên, đội nhóm, bộ phận khác đảm nhận. Khi đó, số lượng của một quản lý tour diễn vẫn tương đối dày đặc. Trong đó, có thể kể tới một số hạng mục như:
- Ngân sách & kế toán tour: Quản lý và phân bổ ngân sách cho các hoạt động của tour, theo dõi chi phí và thu nhập, xác định các khoản cần thiết và tính toán tiết kiệm.
- Tuyển nhân viên và đội ngũ tổ chức tour: Đáp ứng nhu cầu nhân sự, tuyển dụng và đào tạo huấn luyện đội ngũ để chuẩn bị và điều hành tour.
- Thuê nhà cung cấp sản xuất, chuẩn bị tài liệu sản xuất: Liên hệ và đàm phán với các đối tác nhà cung cấp, chuẩn bị tài liệu và thông tin cần thiết cho vận hành tour.
Các tour diễn thế giới sẽ đòi hỏi nhân sự phải làm việc liên tục - Đặt phòng, nơi ở, đảm bảo an toàn ăn uống: Đảm bảo đặt chỗ cho đoàn cư trú, lịch trình an toàn và chất lượng thực đơn ăn uống.
Với việc đi diễn nhiều nơi thì việc phương án di chuyển phải lên kế hoạch cẩn thận - An ninh & hậu trường: Có phương án bảo vệ an ninh, an toàn chương trình và xử lý các vấn đề xuất phát từ hậu trường để tour diễn ra suôn sẻ.
- Làm việc và giữ liên lạc với địa phương tổ chức: Tương tác với cộng đồng địa phương và duy trì mối quan hệ để được hỗ trợ nếu có thắc mắc hay vấn đề xảy ra.
- Khách mời, VIP: Cung cấp các dịch vụ đặc quyền và chú trọng chăm sóc cho khách mời, VIP tham gia tour.
- Quảng cáo & báo chí, truyền thông: Duy trì mối quan hệ với báo chí và truyền thông để tăng cường quảng bá, đưa thông tin về tour.
- Merchandise (Đồ lưu niệm): Quản lý, cung cấp đồ lưu niệm phù hợp với chủ đề và mục tiêu của tour.
- Thông thạo hộ chiếu và các vấn đề liên quan tới nhập cảnh: Có kiến thức đảm bảo đầy đủ giấy tờ và thông tin cần thiết để đội ngũ nhân sự nhập cảnh thuận lợi.
Lịch trình và cách thức di chuyển, đi lại là một trong những hạng mục quan trọng cần chú ý - Dự trù mọi rủi ro sẽ xảy ra: Xác định và chuẩn bị kế hoạch ứng phó với mọi vấn đề và rủi ro có thể xảy ra trong quá trình tour diễn ra.
Mức lương tương đối cao của vị trí này phản ánh trách nhiệm cùng với áp lực công việc lớn của họ. Không chỉ cần kiến thức chuyên môn sâu rộng về ngành công nghiệp âm nhạc và giải trí, người quản lý lưu diễn còn phải có khả năng quản lý thời gian, ứng phó linh hoạt và tinh thần sáng tạo để giải quyết mọi tình huống khó khăn.
Với sức ảnh hưởng và mức độ đóng góp quan trọng, tour manager không chỉ là người quản lý mà còn là người hướng dẫn, hỗ trợ và đồng hành không rời trên mỗi chặng đường của nghệ sĩ trong hành trình lưu diễn quốc tế.
Backstage News
