Không chỉ dừng lại ở việc hợp tác hiệu quả với con người, bạn cũng cần phải tối ưu những kỹ năng mềm sau để trở thành một Event Planner năng suất với công việc.
Nội dung
Kỹ năng mềm mang lại hiệu suất (Productivity Skills)
Tổ chức rõ ràng
Event Planner cần có kỹ năng tổ chức nhạy bén và phân tích chi tiết, ngay từ khâu lập kế hoạch đến phân tích sau sự kiện. Họ tạo ra các danh sách công việc, kế hoạch thực hiện và quản lý tiến độ. Họ cũng sắp xếp ý tưởng một cách rõ ràng để người khác hiểu và thực hiện đúng.
Một Event Planner cũng có thể làm việc đồng thời nhiều dự án cùng một lúc. Vì vậy, kỹ năng tổ chức tốt sẽ giúp họ quản lý nhiều dự án hiệu quả cùng lúc, giảm thiểu sự trì hoãn, căng thẳng vì chạy tiến độ công việc.
Quản lý thời gian hợp lý
“Đa nhiệm” luôn là cụm từ liền với Event Planner. Trong cùng một khoảng thời gian giới hạn, bạn có thể phải hoàn thành rất nhiều nhiệm vụ như lên kế hoạch, tìm kiếm địa điểm, nhà cung cấp phù hợp, liên hệ với diễn giả/ khách mời, MC,…
Do vậy, kỹ năng mềm trong việc quản lý thời gian chính là vị cứu tinh để bạn có thể đảm bảo hoàn thành các nhiệm vụ hiệu quả.
Để có thể đạt được kỹ năng quản lý thời gian tốt, bạn có thể thực hiện một số cách như ưu tiên các nhiệm vụ quan trọng, đặt ra giới hạn thời gian, chia nhỏ các nhiệm vụ lớn, thường xuyên theo dõi và cập nhật tiến độ công việc.
Sắp xếp và ưu tiên rõ ràng
Với khối lượng lớn việc cần phải hoàn thành cùng một lúc, kỹ năng sắp xếp và ưu tiên công việc cần hoàn thành trước và sau chính là chìa khóa để giải quyết áp lực đó.
Dưới đây là mô hình Ma trận Eisenhower rất nổi tiếng có thể giúp những Event Planner có thể sắp xếp các đầu việc theo thứ tự và hoàn thành chúng một cách hiệu quả và vẫn đảm bảo đúng tiến độ.
Kỹ năng chuẩn bị (Preparedness Skills)
Lập kế hoạch đầy đủ
Kế hoạch ở đây bao gồm từ kế hoạch tổ chức, kế hoạch triển khai, kế hoạch truyền thông và kế hoạch dự phòng cho các rủi ro.
Để xây dựng kế hoạch, người Event Planner cần biết cách phân tích yêu cầu của sự kiện, thiết lập mục tiêu và thời hạn, các ý tưởng, cách thức thực hiện và phân chia công việc cho các bên.
Có kỹ năng lập kế hoạch tốt sẽ giúp Event Planner quản lý và tổ chức sự kiện hiệu quả, đồng thời có thể loại trừ mọi khủng hoảng trước khi nó xảy ra hoặc có khả năng phản ứng nhanh khi khủng hoảng xảy ra.
Lập ngân sách chi tiết
Đây là một kỹ năng mềm quan trọng khi Event Plannerphải thường xuyên sắp xếp nhiều đề xuất, hóa đơn, chi phí, đồng thời đảm bảo vẫn nằm trong ngân sách đã được đề ra.
Ngoài ra việc lập kế hoạch ngân sách cũng cho phép họ đặt mục tiêu lợi nhuận và xác định thu nhập tối thiểu cần thiết để hòa vốn.
Để lập ngân sách và quản lý tài chính hiệu quả, Event Planner cần là một người khéo léo trong việc điều phối nguồn tiền, hiểu giá cả thị trường. Họ cần cẩn thận xem xét cách thực hiện triển khai để tìm ra phương án tiết kiệm và hiệu quả nhất.
Quản trị rủi ro hiệu quả
Việc đề ra những rủi ro và phòng ngừa cho chúng là một trong những điều hết sức quan trọng đối với một sự kiện chuyên nghiệp và thành công. Càng nhiều kế hoạch rủi ro được đề ra và dự đoán thì càng ít những rủi ro xảy ra gây ảnh hưởng đến tiến độ sự kiện.
Người Event Planner sẽ phải là những người đặc biệt nhạy cảm với các rủi ro. Họ phân tích và đánh giá tùy thuộc và tính chất và quy mô sự kiện.
Kỹ năng giải quyết vấn đề (Problem-Solving Skills)
Phân tích tốt
Bao gồm phân tích yêu cầu của khách hàng, phân tích các hạng mục trong ngân sách, phân tích KPI cần đạt được, ước tính thời gian, số liệu chính cần thúc đẩy, phân tích mục tiêu sự kiện, ROI….
Kỹ năng mềm trong việc phân tích là nền tảng của việc giải quyết vấn đề, giúp Event Planner thực hiện tốt công việc của họ.
Để có được một kỹ năng phân tích tốt, Event Planner cần là một người có khả năng tư duy phản biện, phân tích dữ liệu và nghiên cứu tốt.
Sáng tạo khác biệt
Sự sáng tạo là kỹ năng mang lại lợi thế cho các nhà tổ chức sự kiện. Đó là những gì làm cho các sự kiện nổi bật và thu hút người tham dự. Từ việc lựa chọn địa điểm, thiết kế, trang trí, lên kịch bản, các tiết mục biểu diễn nghệ thuật cho đến cách thức cho việc truyền đạt nội dung, thông điệp của sự kiện.
Sự sáng tạo có thể bắt nguồn từ tố chất, từ niềm cảm hứng. Cũng có thể trau dồi bằng cách chịu khó quan sát, ghi nhận những gì xảy ra xung quanh và biến nó thành của mình.
Hãy xây dựng khả năng sáng tạo bằng cách có ý thức tạo khoảng trống cho sự tò mò, thử nghiệm, động não và suy nghĩ khác biệt.
Ra quyết định chính xác
Việc ra quyết định đòi hỏi khả năng phân tích kỹ lưỡng tình huống, xem xét tất cả các lựa chọn khả thi và đưa ra giải pháp khả thi.
Event Planner cần đưa ra hàng chục quyết định hay nhiều hơn, mỗi ngày. Đảm bảo các quyết định đủ khả thi để thực hiện là một phần quan trọng. Bạn càng nỗ lực cải thiện kỹ năng ra quyết định của mình, bạn sẽ càng ít phải chịu gánh nặng về chúng.
Ba yếu tố cốt lõi phát huy tác dụng trong quá trình ra quyết định là lý luận logic, đánh giá rủi ro và “giữ cái đầu lạnh”.
Dù bạn là một Event Planner mới vào ngành hay đã có nhiều kinh nghiệm, việc sở hữu và trau dồi những kỹ năng trên chắc chắn sẽ giúp bạn trở thành một Event Planner đa nhiệm và năng lực, không chỉ đạt được hiệu quả với chính mình mà còn tạo ra năng suất với công việc.
Đọc thêm: Kỹ năng mềm mà mọi Event Planner cần có để làm việc hiệu quả (Phần 1)
Thanh Thảo – Backstage VN
