Hướng dẫn cách liên hệ nhà cung cấp sự kiện hiệu quả dành cho người mới: từ brief rõ ràng, hỏi báo giá đúng đến xác nhận chuyên nghiệp.
Trong tổ chức sự kiện, ai cũng biết cần học cách viết proposal, làm truyền thông, xây dựng kịch bản, lập ngân sách… Tuy nhiên, có một kỹ năng tưởng như nhỏ nhưng lại đóng vai trò quan trọng không kém – đó là kỹ năng liên hệ và làm việc với nhà cung cấp.
Đây là công việc đầu tiên mà nhiều event planner phải đảm nhận, đặc biệt ở các vị trí trợ lý sản xuất, thực tập sinh hay cộng tác viên hiện trường. Tuy nhiên, không ít người mới vào nghề thường gặp khó khăn trong quá trình này: không biết hỏi gì, không biết diễn đạt thế nào, sợ bị đánh giá thiếu chuyên nghiệp.
Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn nắm vững 5 bước cơ bản để liên hệ nhà cung cấp một cách bài bản, dễ hiểu và có thể áp dụng ngay trong thực tế.
Nội dung
Xác định nhu cầu sự kiện trước khi liên hệ nhà cung cấp sự kiện
Trong một sự kiện nhỏ tổ chức tại sân trường đại học, người phụ trách chỉ gửi yêu cầu in ấn: “Backdrop chụp ảnh 3x4m.” Không có thông tin nào thêm về địa hình, cách dựng hay điều kiện thi công.
Đến ngày lắp đặt, backdrop được mang tới đầy đủ – nhưng không thể cố định chắc chắn vì mặt bằng là nền bê tông, không có điểm tựa cũng không thể bắt vít. Khi trời nổi gió, khung backdrop đổ xuống ngay trước giờ đón khách.
Đây là một tình huống điển hình cho lỗi thường gặp của người mới: liên hệ nhà cung cấp khi chưa xác định rõ ràng mình cần gì. Chỉ một vài chi tiết bị bỏ qua cũng có thể ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng tổ chức – và hoàn toàn có thể tránh được nếu được chuẩn bị kỹ hơn từ đầu.
Để tránh lúng túng khi trao đổi, bạn có thể tự trả lời trước một vài câu hỏi đơn giản như:
Sự kiện sẽ diễn ra ở đâu, vào thời điểm nào, kéo dài bao lâu?
Không gian tổ chức là trong nhà hay ngoài trời? Có sân khấu không?
Dự kiến bao nhiêu khách tham dự? Cần mấy micro, loại loa nào?
Có cần kỹ thuật viên onsite hay thi công lắp đặt trước giờ diễn ra không?
Những câu hỏi tưởng như cơ bản nhưng lại là nền tảng giúp bạn xác định đúng nhu cầu – từ đó truyền đạt rõ ràng, đúng trọng tâm tới nhà cung cấp.
Tìm nhà cung cấp sự kiện đáng tin cậy trên kênh cộng đồng chuyên ngành
Sau khi đã xác định rõ nhu cầu, bước tiếp theo là tìm kiếm nhà cung cấp phù hợp – không phải là “đơn vị cung cấp nào cũng được”, mà là đơn vị tương thích với quy mô, ngân sách và đặc thù sự kiện của bạn.
Với những chương trình nhỏ hoặc vừa, nếu bạn liên hệ các đơn vị quá lớn, rất có thể sẽ gặp phải báo giá cao hơn mức cần thiết hoặc phải trải qua quy trình làm việc phức tạp, không thực sự phù hợp.
Thay vì chỉ tìm kiếm trong vô vàn cái tên trên Google, bạn có thể tận dụng các cộng đồng chuyên ngành uy tín, nơi các đơn vị cung cấp dịch vụ thường xuyên tương tác, chia sẻ và hỗ trợ nhau. Một ví dụ điển hình là Backstage Zone – cộng đồng dành cho người làm nghề tổ chức sự kiện, nơi bạn có thể tìm thấy những gợi ý thiết thực, những nhà cung cấp phù hợp cho cả yêu cầu đơn giản lẫn phức tạp.
Gửi brief sự kiện chuyên nghiệp đến nhà cung cấp
Khi chọn được nhà cung cấp tiềm năng, bước tiếp theo là gửi brief – tức mô tả nhu cầu sự kiện một cách ngắn gọn nhưng đầy đủ thông tin. Bạn không cần dùng thuật ngữ phức tạp hay trình bày quá cầu kỳ. Chỉ cần trả lời rõ 5 yếu tố:
Sự kiện gì – ở đâu – khi nào – cần gì – mong đợi gì từ nhà cung cấp.
Ví dụ:
“Em chào anh/ chị trong nhóm, Sắp tới bên em có một chuỗi sự kiện thi đấu Golf Quốc tế trải dài trên khắp Việt Nam, 2-3 tháng 1 chặng đấu tại các thành phố lớn. Số Lượng khách ~ 200 golfer và 100 non golfer. Em rất cần sự đồng hành của các nhãn hàng cũng như đơn vị hậu cần cho sự kiện. Vì vậy nếu anh/ chị đơn vị, công ty mình có kế hoạch hợp tác phát triền xin liên hệ với em. Zalo: 03xx xxx xxx
Một brief rõ ràng sẽ giúp bạn:
Nhận được báo giá sát thực tế hơn
Được tư vấn đúng trọng tâm, tránh phải hỏi–đáp lòng vòng
Và quan trọng không kém: tạo thiện cảm với đối tác, cho thấy bạn là người làm việc chủ động, có trách nhiệm và biết chuẩn bị kỹ lưỡng.
So sánh báo giá nhà cung cấp sự kiện theo cách thực tế
Một sai lầm phổ biến là chọn nhà cung cấp dựa vào mức giá rẻ nhất – nhưng “rẻ” trên bảng báo giá chưa chắc là “tiết kiệm” trong thực tế. Nếu những hạng mục quan trọng không được bao gồm, bạn sẽ phải tự xoay sở hoặc phát sinh thêm chi phí ngoài dự kiến.
Ví dụ:
Có hai đơn vị cùng báo giá dịch vụ âm thanh, chênh nhau khoảng 400.000 đồng. Đơn vị rẻ hơn không có kỹ thuật viên onsite, không hỗ trợ vận chuyển thiết bị lên tầng, và thiếu một số phụ kiện cơ bản. Đến sát giờ chạy chương trình, ekip phải gấp rút thuê người hỗ trợ và bổ sung thiết bị – vừa tốn thời gian, vừa tăng chi phí, lại gây áp lực không đáng có.
Để tránh tình huống này, khi nhận báo giá, bạn nên hỏi kỹ:
Giá đã bao gồm vận chuyển chưa?
Có kỹ thuật viên onsite suốt thời gian sự kiện không?
Có tính thêm phí nếu phải lắp sớm hoặc tháo muộn?
Các thiết bị đi kèm đã bao gồm đủ phụ kiện chưa (dây điện, bạt che, loa dự phòng…)?
Xác nhận dịch vụ sự kiện với nhà cung cấp bằng văn bản rõ ràng
Sau khi đã chốt đơn vị cung cấp, đừng chỉ xác nhận qua miệng hoặc tin nhắn rời rạc. Hãy tổng hợp các hạng mục đã thống nhất và gửi lại bằng văn bản – email hoặc file trao đổi chính thức – để hai bên có căn cứ rõ ràng khi triển khai.
Trước khi ký xác nhận, bạn nên rà soát lần cuối theo các tiêu chí sau:
Báo giá đã bao gồm công vận chuyển, nhân sự kỹ thuật chưa?
Thời gian lắp đặt, tháo dỡ có phát sinh phụ phí không?
Có đi kèm đầy đủ phụ kiện hỗ trợ (bạt phủ, tán đinh, đèn phụ trợ…)?
Không ít sự kiện đã bị chậm trễ do nhà cung cấp không có kỹ thuật viên trực, không hỗ trợ thi công tầng cao, hoặc thiếu phụ kiện cơ bản – trong khi trước đó tưởng rằng “mọi thứ đã có rồi”.
Một bản xác nhận rõ ràng sẽ giúp bạn tránh hiểu nhầm, quản lý rủi ro tốt hơn và tiết kiệm thời gian xử lý sự cố ngoài kế hoạch.
Kết luận
Kỹ năng sự kiện cơ bản như liên hệ nhà cung cấp không chỉ là chuyện hỏi – đáp. Đó là một chuỗi hành động thể hiện bạn đã hiểu bối cảnh, biết cách giao tiếp, và có tư duy làm nghề. Với người mới, chưa biết hết là điều bình thường. Nhưng nếu bạn biết đặt câu hỏi đúng, mô tả đầy đủ, và xác nhận rõ ràng – bạn đã đi được một bước xa hơn rất nhiều so với người chỉ làm theo bản năng.
Từ những cuộc gọi đầu tiên ấy, sự chuyên nghiệp bắt đầu hình thành – không phải ở những điều lớn lao, mà chính từ những việc nhỏ được làm một cách chỉn chu.
Backstage News
