Logistics concert đóng vai trò then chốt trong thành công của các tour lưu diễn quốc tế. Chỉ một sai sót nhỏ trong khâu hậu cần cũng có thể khiến concert bị hoãn hoặc huỷ, như trường hợp của Shakira và Taeyeon gần đây.
Logistics concert bao gồm toàn bộ các công việc liên quan đến việc lập kế hoạch, phối hợp và vận chuyển thiết bị, con người và các nguồn lực cần thiết để hỗ trợ concert tại các địa điểm khác nhau. Điều này có thể bao gồm việc xử lý việc di chuyển thiết bị hạng nặng, tổ chức việc đi lại của đoàn làm phim, quản lý thủ tục hải quan cho các sự kiện quốc tế và đảm bảo việc đến đúng giờ tại mỗi địa điểm.
Khi ánh đèn sân khấu bật sáng rực rỡ và nghệ sĩ xuất hiện trong tiếng reo hò của hàng chục nghìn khán giả, ít ai biết rằng đằng sau một buổi concert trọn vẹn đó là cả một cỗ máy hậu cần khổng lồ, vận hành âm thầm và chính xác đến từng giờ từng phút. Trong ngành công nghiệp âm nhạc toàn cầu, logistics không chỉ là một phần công việc hậu trường mà còn là yếu tố quyết định sự thành bại của cả một tour lưu diễn.
Dù quan trọng là thế, hầu hết mọi người không nghĩ đến hệ thống logistics hoạt động thầm lặng đằng sau hậu trường tại các concert mà dường như chỉ chú ý đến khi có sự cố xảy ra.
Nội dung
Lập kế hoạch logistics là cuộc chạy đua đường dài
Không nghệ sĩ nào bắt đầu tour diễn nếu chưa “chốt” được phương án hậu cần. Từ những tour diễn vừa và nhỏ kéo dài vài thành phố, đến những đại tiệc âm nhạc vòng quanh thế giới, công tác logistics có thể mất từ 6 tháng đến 2 năm để chuẩn bị.
Việc đầu tiên là khảo sát địa điểm, từ quy mô sân khấu, kết cấu chịu lực, đến các yêu cầu kỹ thuật như điện, âm thanh, ánh sáng. Sau đó là lựa chọn phương tiện vận chuyển tối ưu nhất cho từng chặng, từ xe đầu kéo, container, cho đến cả máy bay chở hàng chuyên dụng.
Các nghệ sĩ lớn thường mang theo toàn bộ thiết bị phục vụ âm thanh, ánh sáng, màn hình LED, thiết bị dựng sân khấu, thậm chí cả đội ngũ nhà bếp riêng. Mỗi phần tử đều được đóng gói cẩn thận trong thùng thép hoặc “work box” chuyên dụng, được xếp lên pallet và vận chuyển bằng xe tải đặc chủng có hệ thống chống sốc.
Một tour diễn quốc tế quy mô lớn có thể huy động tới 90 – 120 xe đầu kéo, hàng trăm người vận hành, kỹ thuật viên, lái xe, chuyên gia hậu cần. Thậm chí, có tour phải dùng tới 7 chiếc Boeing 747 chỉ để vận chuyển thiết bị từ quốc gia này sang quốc gia khác.
Sân khấu không “tự mọc lên” qua đêm
Thông thường, một nghệ sĩ hạng A sẽ có hai ekip sân khấu độc lập di chuyển song song ở các thành phố khác nhau. Trong khi một nhóm đang dựng sân khấu ở điểm A, nhóm còn lại đã lên đường đến điểm B. Nhờ đó, ca sĩ có thể biểu diễn tại nhiều thành phố trong thời gian ngắn, với chất lượng sân khấu luôn đồng đều.
Trung bình, một buổi biểu diễn cần ít nhất 2 tuần để lắp dựng hệ thống sân khấu, ánh sáng, âm thanh và kiểm tra vận hành. Trong đó, thiết bị biểu diễn của ban nhạc là hạng mục đến sau cùng và ra về đầu tiên sau buổi diễn. Mỗi lần lắp dựng, tháo dỡ là một cuộc đua khắc nghiệt, kéo dài xuyên đêm và phải tuyệt đối chính xác, đúng tiến độ.
Chi phí logistics cho mỗi buổi diễn có thể dao động từ vài nghìn USD cho đến hàng triệu đô la – một con số không nhỏ trong tổng ngân sách của tour. Ví dụ, một tour diễn đình đám năm 2011 được ước tính tiêu tốn tới 110 triệu USD chi phí sản xuất, nhưng bù lại đã thu về hơn 736 triệu USD doanh thu, trở thành một trong những tour có lợi nhuận cao nhất thế giới.
Khi logistics gặp sự cố cũng là lúc concert buộc phải huỷ, hoãn
Dù đã tính toán kỹ lưỡng, hậu cần vẫn có thể trở thành “ác mộng” nếu chỉ một mắt xích nhỏ xảy ra trục trặc.
Gần đây, tour diễn “Las Mujeres Ya No Lloran World Tour” của Shakira liên tiếp gặp rắc rối. Ngày 29/5, concert của cô tại sân vận động Fenway Park (Boston) bị huỷ chỉ vài giờ trước khi diễn ra vì “kết cấu sân khấu không đạt chuẩn”. Hai ngày sau, concert ở Washington, D.C. cũng bị huỷ do không thể vận chuyển thiết bị từ Boston sau sự cố. Gần đây nhất, show ngày 13/6 tại San Antonio bị hoãn vì giàn giáo không đảm bảo an toàn.
Còn với fan K-pop, sự cố hủy concert của Taeyeon tại Nhật hồi tháng 4 vừa qua là một cú sốc lớn. Công ty chủ quản SM Entertainment thông báo concert “The Tense” chặng Tokyo bị huỷ vì “thiết bị chưa đến kịp”. Dù chỉ còn 2 ngày nữa là diễn ra, toàn bộ show bị huỷ bỏ trong khi vé đã bán sạch vào sáng cùng ngày. Cộng đồng fan tại Nhật và quốc tế phẫn nộ khi nghi vấn đặt ra: SM đã vận chuyển thiết bị nhầm sang… Macao – điểm đến kế tiếp theo lịch trình – thay vì Tokyo.
Điều khiến người hâm mộ thêm tức giận là sự mập mờ trong cách truyền thông của đơn vị tổ chức. SM chỉ thông báo ngắn gọn mà không làm rõ nguyên nhân cụ thể, trong khi ekip nhạc công và vũ công đã có mặt ở Tokyo nhưng vẫn không hề hay biết show bị huỷ, cho thấy sự thiếu minh bạch và chuyên nghiệp trong vận hành.
Sự cố của Shakira hay Taeyeon chỉ là hai trong vô số ví dụ cho thấy: logistics không chỉ là khâu phụ trợ, mà là “xương sống” trong ngành biểu diễn hiện đại. Dù không đứng dưới ánh đèn sân khấu, đội ngũ hậu cần chính là người “giữ nhịp tim” cho cả tour diễn khi phải đảm bảo rằng từng chiếc đèn, từng nhịp trống được vang lên đúng thời điểm, tại đúng nơi, với tiêu chuẩn hoàn hảo nhất.
Backstage News
