Event planner, Account chắc chắn không còn xa lạ với bảng báo giá sự kiện. Nội dung 1 bản báo giá bao gồm các hạng mục về sản xuất, nhân sự, chi phí mềm ( xin phép, vận chuyển, ăn nghỉ … ) và những yếu tố hình thành sự kiện. Với mỗi người lại có 1 mẫu báo giá khác nhau mà họ đã làm quen, nhưng mục đích cuối cùng vẫn giúp cho khách hàng dễ hiểu nội dung trong đó đang mô tả điều gì và chi phí ra sao.Ngoài ra, mẫu báo giá tốt cần thiết kế và sử dụng các công thức thông minh để không xảy ra sai sót khi tính toán hoặc thay đổi. Cùng với đó, mẫu kịch bản sự kiện cũng nên đi kèm để tính toán được các hạng mục cần bổ sung thêm.
Xem thêm : Kế hoạch tổ chức sự kiện mẫu
Mẫu kịch bản sự kiện
Đối với 1 sự kiện thì kịch bản như xương sống của sự kiện đó, vậy nên việc có một bản kế hoạch tốt sẽ là thứ để hoạch định toàn sự kiện. Ví dụ như một kịch bản sẽ cho bạn biết có những hạng mục gì, vì vậy nó sẽ luôn đi kèm với bảng báo giá.
Ngoài báo giá, các event planner còn phải làm gì liên quan đến tài chính của 1 sự kiện?
1. Internal Cost ( Dự trù chi phí nội bộ)
Nếu như báo giá là Dự trù chi phí báo khách hàng thì Internal Cost là dự trù chi phí thực hiện sự kiện cho đơn vị tổ chức. IC được lập trước khi có báo giá cho khách hàng để các nhà quản lý có căn cứ phê duyệt báo giá. Thông qua IC các nhà quản lý có thể thấy được lãi suất dự kiến của sự kiện đó cũng như các hạng mục nào của nhà thầu nào chiếm nhiều chi phí và cần lưu ý về giá để có thể xử lý khi cần điều chỉnh.
Các hạng mục của IC cũng tương tự như báo giá nhưng là chi phí thực tế để sản xuất chương trình. Ngoài ra IC cũng có thêm các chi phí khác không được liệt kê trong báo giá. VD in ấn tài liệu kịch bản, thẻ BTC, thuê thêm nhân sự, di chuyển, chi phí dự phòng … hoặc các chi phí chi tiết hơn của 1 gói hạng mục trong báo giá.
Mục đích để liệt kê các chi phí sát thực tế nhất có thể. Giúp kiểm soát được các chi phí phát sinh một cách tốt nhất.
Xem thêm : Kịch bản chương trình tết trung thu
2. Actual Cost ( Chi phí thực tế )
Là bảng chi phí thực tế sau khi kết thúc sự kiện bao gồm các chi phí phát sinh trong sự kiện đã được báo giá với khách hàng và chi phí thực tế của chúng.
Đây là bảng tổng hợp đầy đủ và chính xác nhất chi phí cuối cùng của 1 sự kiện nhằm giúp cho các nhà quản lý theo dõi được chính xác tài chính, lãi suất của sự kiện, và là căn cứ cho bộ phận kế toán có thể xử lý công việc với các bên liên quan.
Nếu IC làm không tốt thì AC sẽ có rất nhiều phát sinh, có những phát sinh được tính tiền có những phát sinh không. Và như thế chúng ta không kiểm soát được sự kiện gây rủi ro về tài chính cho doanh nghiệp.
Nghĩa vụ về tài chính chỉ được hoàn thành khi AC cho khách hàng và AC cho nội bộ doanh nghiệp được phê duyệt.
Xem thêm : Ý tưởng tổ chức tiệc cuối năm
Đây là công việc đòi hỏi sự tỉ mỉ, và cẩn thận với những con số. Chính vì thế dù bạn có sử dụng form mẫu nào cũng nên thiết lập các công thức tính toán chuẩn xác, cách trình bày thông minh để dễ dàng theo dõi các con số đảm bảo không xảy ra sai sót, nhất là đối với những chương trình lớn, nhiều hạng mục.
Sai một ly đi một vài tỉ !
(Lưu ý các tên gọi có thể sử dụng khác nhau tùy môi trường và từng quốc gia. Vd: Một số nơi gọi Internal Cost là Standard Cost, chênh lệch giữa 2 loại giá có thể gọi là Profit hoặc cost variance…)
