Event Planner được biết đến là những người lên kế hoạch phụ trách một sự kiện từ khi bắt đầu ý tưởng đến khi kết thúc chương trình. Vậy bạn tưởng tượng như nào về chân dung một người Event Planner trong ngành sự kiện?
Một người “cool” ngầu vẽ lên những sân khấu hoành tráng? Một nhân viên văn phòng chìm đắm giữa hàng loạt văn bản kế hoạch? Hay một “cỗ máy” bận rộn khắp nơi để chỉ đạo và vận hành sự kiện?… Đó có phải là những gì bạn nghĩ về hình ảnh của một Event Planner ngành sự kiện?
Thực ra tất cả những hình ảnh trên đều đúng, nhưng chưa phải là tất cả. Hãy để Backstage kể bạn nghe về chân dung thực sự của một Event Planner trong đời thường nhé!
Nội dung
Một “gia tài” quần jeans, áo phông và giày sneakers
Bởi vì, nghề sự kiện đòi hỏi cường độ làm việc và khối lượng công việc rất lớn. Đặc biệt đối với một Event Planner, họ có thể phải đảm nhận nhiều dự án sự kiện cùng một lúc, phải đi nhiều địa điểm khảo sát trong một ngày, phải vận hành sự kiện nhiều giờ tại một nơi hay có thể phải đi hay thậm chí là chạy đến hàng chục vòng để xử lý mọi tình hình tại một điểm.
Hãy thử nghĩ xem sẽ ra sao nếu họ thực hiện những công việc ấy với một chiếc váy điệu đà trên đôi giày cao gót thời thượng, hay một bộ vest chỉn chu cùng một đôi giày da bóng loáng? Chắc chắn sẽ có nhiều vấn đề bất ổn xảy ra, không chỉ với công việc mà còn với chính họ đấy.
Một chiếc áo phông, một chiếc quần jeans cùng một đôi giày sneaker sẽ giúp người Event Planner di chuyển và hoạt động dễ dàng hơn bao giờ hết. Đó là lý do tại sao “gia tài thời trang” của những Event Planner thường chỉ xoay quanh bộ ba “kiểu mẫu” kể trên.
Tuy nhiên, nếu khám phá kỹ bạn vẫn sẽ thấy trong tủ đồ của họ một, hai chiếc váy ôm nhẹ nhàng thanh lịch hay vài ba bộ vest cùng chiếc áo sơ mi đã được là phẳng phiu. Đó là những bộ đồ cần thiết để Event Planner có thể diện những ngày đi đấu thầu, gặp khách hàng, tới dự những sự kiện “nhẹ nhàng” hơn như hội nghị, hội thảo.
Một “phụ huynh” luôn nỗ lực hết mình cho “đứa con Sự Kiện”
Nếu coi mỗi sự kiện là “một đứa con” thì họ sẽ cần trải qua thời kỳ “thai nghén” cho ý tưởng, “sinh” ra kế hoạch (ngân sách, vận hành, nhân sự, hậu cần, quản trị rủi ro) và bỏ ra công sức, thời gian để “nuôi dưỡng” chúng trở thành “một đứa con trưởng thành” – tức là một sự kiện thành công.
Nhưng để có đủ khả năng “nuôi dưỡng” những “đứa con sự kiện” của mình thành công, người Event Planner sẽ cần phải là một “bậc phụ huynh” đa tài và đa năng, thông thạo kiến thức và kĩ năng đa lĩnh vực từ đời sống, xã hội đến chuyên môn công việc hay kể cả kỹ năng mềm trong ứng xử và giao tiếp.
Bộ não của họ tràn đầy tư duy về sáng tạo và thẩm mỹ với những ý tưởng, concept mới lạ.
Đôi mắt luôn luôn quan sát để tạo ra ý tưởng, để tò mò, để học hỏi.
Đôi tai lắng nghe mọi thứ âm thanh từ đời sống hàng ngày để tạo cảm hứng, để tiếp thu và để hoàn thiện.
Khuôn miệng giao tiếp không ngừng với khả năng truyền tải mạch lạc, rõ ràng và đầy tính thuyết phục.
Tay lúc nào cũng gắn liền với tiếng “cạch cạch” trên chiếc bàn phím máy tính hay âm thanh “sột soạt” với các loại văn bản, giấy tờ.
Cùng đôi chân chưa ngừng di chuyển từ nơi này đến nơi kia, từ điểm này đến điểm khác.
Còn trong một sự kiện, họ lại là một “bậc phụ huynh” đứng ở phía sau, nỗ lực hỗ trợ “con mình phát triển” và chứng kiến “đứa con” của mình tỏa sáng. Họ diện trên mình bộ đồ màu đen, nhường lại hào quang ánh sáng mình tạo ra cho khán giả, cho khách mời. Tai đeo đàm, tay cầm kịch bản, mắt hoạt động hết công suất để quan sát mọi chi tiết, mọi khu vực, chân đi sneaker, nhưng đi mà nhanh như chạy. Cứ thế, họ luôn trong trạng thái hối hả và bận rộn, chỉ để đảm bảo mọi thứ trong sự kiện đều nằm trong tầm kiểm soát và sẽ diễn ra suôn sẻ.
Đó chính là chân dung của những Event Planner ngoài đời thực.
Đánh đổi “nhiều thứ” gắn bó lâu dài cho “một thứ” chỉ xảy ra một lần và duy nhất
Bạn có thể không biết rằng, để tạo nên một sự kiện thành công trong vài giờ, người Event Planner cần bỏ ra hàng chục hay có khi là hàng trăm giờ trước đó để lên ý tưởng, lên kế hoạch, sản xuất và thực hiện.
Để mang đến một ý tưởng mới lạ và độc đáo, họ có thể bỏ đi vài bữa ăn, vài giấc ngủ để nghiên cứu đề bài của khách hàng, hay nghiên cứu hàng tá các chương trình, tư liệu sự kiện được tổ chức khắp nơi trên thế giới.
Để phát triển năng lực của bản thân, họ sẵn sàng bỏ ra vài trăm, vài triệu và vài giờ đồng hồ để đến tham dự các sự kiện, nhưng không phải để giải trí, mà là để học hỏi và rút kinh nghiệm.
Hay để mở rộng các mối quan hệ trong ngành, họ chấp nhận từ chối những bữa cơm cùng gia đình, những cuộc vui cùng bạn bè, thay vào đó là những bữa tiệc “xã giao” cùng khách hàng, đối tác.
Đồng nghĩa với đó, họ chẳng còn nhiều thời gian dành cho gia đình, bạn bè, hay chính bản thân họ. Bao nhiêu những sự sáng tạo, bay bổng, lãng mạn, vui vẻ, tinh tế,… họ dành phục vụ hết cho sự kiện, khách hàng và khán giả. Lúc về nhà với người thân yêu, chỉ còn lại là một tấm thân mệt mỏi, stress và áp lực vì công việc.
Họ cũng chẳng thể giữ vững sức khỏe cho bản thân 24/24. Bởi đằng sau những sự kiện thành công của họ là một đôi mắt đỏ ngầu vì thiếu ngủ, một đôi chân mất cảm giác vì chạy nhiều, hay đôi khi là những cơn đau dạ dày vì áp lực, vì bỏ bữa.
Họ mở rộng những mối quan hệ trong ngành vì công việc, nhưng rõ ràng họ có thể mất đi những mối quan hệ gắn bó của chính mình sau những lần “từ chối”.
Họ đầu tư tiền bạc và thời gian cho những thứ bên ngoài vì công việc, từ đó cũng có thể nhận lại sự ngờ vực từ những người thân như “đi sớm về khuya mà chẳng có tiền”, “việc nhà thì nhác mà việc người khác thì siêng”,…
Thời gian, sức khỏe, tiền bạc, những mối quan hệ,… tất cả đều là của họ, nhưng lại không dành cho họ, mà dành cho công việc của họ.
Anh Trịnh Anh Dương (CEO Công ty C.E.S Việt Nam) khi chia sẻ về góc khuất ngành sự kiện tại trường Marie Curie Hà Nội:
“Một sự kiện chuẩn bị vài tháng, thậm chí cả năm nhưng đổi lại chỉ là 1 – 2 tiếng thăng hoa. Không những thế, trong quá trình thực hiện mà xảy ra bất kỳ vấn đề gì thì xem như “mất trắng”. Hay có những event chạy xong, anh bị mất giọng 3 ngày, phải đi viện truyền nước.”
Người Event Planner họ đánh đổi tất cả những thứ quý giá và gắn bó dài lâu đó của mình, để đổi lấy “một thứ” sẽ chỉ xảy ra một lần và duy nhất – mang tên Sự Kiện. Nhưng họ chấp nhận những “đánh đổi” đó. Họ lựa chọn vì đam mê của chính họ.
Vẻ đẹp của sự đam mê
Có muôn vàn lý do để một người trở thành một Event Planner. Nhưng có một điều không thể phủ nhận là từ bên trong họ phải cháy lên đam mê và sự say mê mãnh liệt với nghề.
Anh Đào Duy Thiện Bảo với hành trình hơn 20 năm gắn bó cùng nghề sự kiện chia sẻ trên trang cá nhân của mình:
“ĐAM MÊ là cái LÝ DO mà khiến mình bắt đầu nghề sự kiện này, cũng chính là cái LÝ DO khiến mình không từ bỏ, dù trong hoàn cảnh nào! Và, mình làm nghề – yes, rất cần ĐAM MÊ!
Nghiệm trên hành trình làm nghề của cá nhân mình và quan sát, mình thấy nhiều anh chị đi trước thành đạt trong nghề đều xuất phát từ ĐAM MÊ – mới làm nghề lâu bền được, từ ĐAM MÊ đó – lý do khiến mình không từ bỏ đó – mới giúp mình làm NGHỀ vững vàng! Và rồi từ làm NGHỀ bền bỉ, không từ bỏ, mới thành cái NGHIỆP được!
Mà có NGHỀ NGHIỆP mới có SỰ NGHIỆP!”
Đam mê chính là một vẻ đẹp của mỗi người Event Planner.
Họ ở phía sau sân khấu, âm thầm mang hào quang và ánh sáng đến cho người khác thông qua các sự kiện. Vẻ đẹp của họ chỉ đơn giản là những nụ cười khi khán giả hò reo. Hay những cái vỗ tay tự hào khi chương trình được thực hiện thành công. Đôi khi những giọt mồ hôi, những đôi chân mỏi, đôi ba lời cổ vũ lẫn nhau qua chiếc đàm nhỏ,… cũng mang nét đẹp lao động mà chân thực vô cùng.
Anh Bill Nguyễn – người có hơn 15 năm kinh nghiệm trong ngành sự kiện chia sẻ tại chuyên trang Trí Thức Trẻ:
“Những giây phút chúng ta cảm thấy hạnh phúc và tuyệt vời nhất là khi chúng ta đứng sau cánh gà sân khấu, hoặc trên khu vực kỹ thuật và nhìn những màn trình diễn được toả sáng, là nhìn hàng ngàn khán giả reo hò theo nhịp điệu sự kiện, là giây phút mà một sản phẩm mới được ra mắt trên thị trường…Chúng tôi xem đó là những lúc vinh quang nhất mà nghề này đem lại, dù đó là vinh quang không ánh sáng.”
Một tinh thần “thép”
Người ta đã nói rất nhiều về những vui buồn sướng khổ trong nghề tổ chức sự kiện. Đối với người Event Planner, những vui buồn sướng khổ đó có lẽ được “thấu” hơn bao giờ hết. Nhưng vẫn là họ, khả năng sở hữu một tinh thần “thép” và vượt qua áp lực nghề cũng đáng ngưỡng mộ hơn bất kì ai hết.
Một người nhưng có thể đảm nhiệm vài dự án cùng lúc. Một vị trí công việc nhưng cần biết nhiều nghề. Giới hạn thời gian, giới hạn tiền bạc, giới hạn nhân lực, nhưng ý tưởng phải là vô hạn và độc nhất. Gặp khó khăn không thể than, gặp sự cố không thể khóc, đồng đội sai sót cũng chẳng thể trách. Cách duy nhất Event Planner cần và phải làm là “giữ một cái đầu lạnh”, bình tĩnh, tỉnh táo và vững vàng để nhìn nhận, khắc phục vấn đề.
Những ngày chạy sự kiện, thời gian ăn còn tranh thủ, tắm thì vội vàng, ngủ không đủ giấc. Về sớm thì cũng phải 11-12h đêm, thậm chí nếu phải thức cả đêm để trông coi hiện trường cũng chẳng phải điều quá xa lạ. Rồi sáng sớm hôm sau đã phải cố gắng bò dậy để có mặt ở hiện trường, quanh đi quanh lại đã đến giờ chạy sự kiện. Việc kịp “gặm” một chiếc bánh mỳ hay pha một hộp mì tôm đôi khi cũng khá “xa xỉ” đối với một Event Planner.
Anh Phạm Xuân Quý – CEO & Founder Backstage Event chia sẻ:
“Đối với người ngoài ngành, Event Planner có lẽ là một công việc nào đó tràn đầy hào quang rực rỡ, được đi nhiều nơi, nhận được nhiều tiền và là một nghề năng động, sáng tạo. Nhưng đây cũng là nghề đòi hỏi bạn phải bỏ ra rất nhiều thời gian cho công việc, cho việc rèn luyện tri thức ở đa dạng tất cả các lĩnh vực và phải chịu một áp lực công việc cực lớn. Vì sự kiện chỉ diễn ra một lần, nếu làm sai dù chỉ là một vấn đề nhỏ, mọi thứ cũng có thể bị mất trắng.”
Vậy mới nói, để bắt đầu với nghề, “tình yêu và đam mê” là điều kiện cần. Nhưng để “sống và đồng hành” với nghề lâu dài, một tinh thần “thép” chính là điều kiện đủ.
Kỹ năng sống tuyệt vời
Từ kỹ năng và kiến thức trong cuộc sống, đến các kỹ năng liên quan đến con người, kỹ năng cá nhân, kỹ năng làm việc hiệu suất, sắp xếp tổ chức hay giải quyết vấn đề,…
Nghề sự kiện có những đòi hỏi rất khắt khe. Nếu không làm kỹ, nghĩ kỹ, nhìn kỹ, thì rất có thể tạo ra những sai sót nhỏ do sự vội vàng, hấp tấp và gây ra những hậu quả ngoài tầm kiểm soát. Hay nếu không có kỹ năng đề phòng những rủi ro từ những phương án nhỏ nhất, những rắc rối không ngờ cũng sẽ có thể ập đến bất cứ lúc nào.
Bởi vậy, những Event Planner, ai cũng hình thành trong mình một thói quen “lo trước những nỗi lo của người khác”. Họ luôn nhìn trước ngó sau, lên kế hoạch đầy đủ, chi tiết nhất dù là trong công việc hay trong cuộc sống. Ngoài ra, họ cũng có thể dễ dàng thích nghi với mọi thay đổi của điều kiện, hoàn cảnh và đưa ra những ứng phó phù hợp.
Những góc nhìn khác…
Khi nói về chân dung của người Event Planner, dưới góc nhìn của một người ngoài ngành, chị Bích Trương – hiện đang là lễ tân của PetroVietnam cho rằng: “Event Planner là một người “đa zi năng”, bận rộn và sáng tạo. Họ là nhân vật quan trọng chủ chốt để tạo nên một sự kiện có thành công hay không và phải là người chịu được áp lực.”
Một chia sẻ khác đến từ anh Tuấn Nguyễn – hiện đang là một lập trình viên công nghệ tai OpenWay Vietnam: “Người lên kế hoạch sự kiện là một người khoa học, khéo léo, có tầm nhìn và quyết đoán, bởi công việc này đòi hỏi sự chỉn chu, hợp lý về kế hoạch, kịch bản. Không chỉ thế, công việc này cần sự chi tiết tỉ mỉ về từng tình huống có thể xảy ra trong khi tiến hành sự kiện.”
Còn dưới góc nhìn của một người trong ngành, anh Huy Phạm – một Freelance Event Planner với hơn 5 năm kinh nghiệm làm việc trong ngành cho rằng:
“Người Event Planner đẹp giống như một con bướm. Họ có một bộ óc sáng tạo đẹp. Sự tâm huyết, con người và tố chất làm việc của họ cũng rất đẹp. Họ đem đến cái đẹp về mặt cảm xúc, thẩm mỹ và cả về trải nghiệm. Nhưng, con bướm lại không bao giờ thấy đôi cánh của nó đẹp như nào. Cũng giống như một Event Planner, họ tạo ra cái đẹp cho tất cả những người khác cùng thấy, nhưng bản thân họ đôi khi lại chẳng nhận ra cái đẹp trong sự kiện của mình tuyệt vời mức nào vì họ là người tạo ra.”
“Lời khuyên cho các bạn là hãy nghĩ đến Event Planner là một nghề “lên kế hoạch” nói chung, thay vì chỉ gói gọn trong ngành sự kiện. Dù công việc này nhiều thách thức là thế, nhưng nó cũng đem lại cho bạn rất nhiều thứ bạn không ngờ tới. Hơn thế, nếu bạn là một planner tốt, bạn có thể tự tin đến và tỏa sáng ở bất cứ nơi đâu trong bất cứ lĩnh vực nào.” – Anh chia sẻ thêm
Vậy còn bạn thì sao? Trong dải cầu vồng gồm 7 sắc màu riêng biệt, bạn nghĩ người Event Planner sẽ đại diện cho sắc màu nào?
Backstage VN
