Nhân sự tổ chức sự kiện gồm những ai? Newbie nên bắt đầu từ đâu?

Từ một ý tưởng trên giấy đến một sự kiện thành công thu hút khán giả, nhân sự tổ chức sự kiện được phân bổ thành rất nhiều vị trí đảm nhận những trách nhiệm riêng để cùng phối hợp quản lý. Nếu bạn là người mới (newbie) muốn bắt đầu sự nghiệp trong lĩnh vực này, hãy cùng tìm hiểu về các vị trí chủ chốt và điểm khởi đầu phù hợp trong ngành sự kiện.

Quy trình tổ chức sự kiện luôn cần rất nhiều nhân sự ở nhiều vị trí.

Những bên liên quan trong quản lý sự kiện

1. Khách Hàng (Client)

Khách hàng là người đưa ra yêu cầu và định hướng cho sự kiện. Họ có thể là cá nhân, tổ chức, hoặc doanh nghiệp. Khách hàng sẽ cung cấp thông tin về mục tiêu, ngân sách, và mong muốn cụ thể cho sự kiện.

2. Công Ty Tổ Chức Sự Kiện (Event Agency)

Công ty tổ chức sự kiện là đơn vị chịu trách nhiệm chính trong việc lên kế hoạch và thực hiện sự kiện sau khi nhận đề bài (brief) từ khách hàng. Các vị trí thường có ở agency là:

• Event Manager (Quản Lý Sự Kiện): Là người chịu trách nhiệm tổng thể cho việc lên kế hoạch, tổ chức và điều phối sự kiện. Họ quản lý tất cả các khâu từ ý tưởng ban đầu đến khi sự kiện kết thúc, đảm bảo mọi thứ diễn ra theo đúng kế hoạch và ngân sách.
• Event Account (Chuyên Viên Quan Hệ Khách Hàng Sự Kiện): Event Account đóng vai trò cầu nối giữa khách hàng và đội ngũ tổ chức sự kiện. Họ chịu trách nhiệm duy trì và phát triển mối quan hệ với khách hàng, đảm bảo rằng các yêu cầu và mong muốn của khách hàng được đáp ứng đúng cách, từ khâu chuẩn bị đến triển khai sự kiện.
• Event Planner (Nhà Lập Kế Hoạch Sự Kiện): Chịu trách nhiệm lập kế hoạch chi tiết cho sự kiện, bao gồm việc lên ngân sách, chọn địa điểm, quản lý lịch trình và logistics. Event Planner thường là người giúp hiện thực hóa ý tưởng của khách hàng.

3. Nhà Cung Cấp

Các nhà cung cấp dịch vụ đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp các yếu tố cần thiết cho sự kiện. Họ có thể bao gồm:

• Catering (Dịch vụ ẩm thực): Cung cấp thực phẩm và đồ uống cho sự kiện.
• AV Technician (Kỹ thuật âm thanh ánh sáng): Đảm bảo các thiết bị âm thanh, ánh sáng hoạt động tốt.
• Decorators (Nhà trang trí): Thiết kế và thi công giàn giáo, thiết bị kỹ thuật cho sự kiện.

4. Nhà Tài Trợ

Nhà tài trợ cung cấp tài chính hoặc các nguồn lực khác để hỗ trợ sự kiện và mong muốn nhận lại quyền lợi quảng bá thương hiệu hoặc sản phẩm thông qua sự kiện. Nhà tổ chức sự kiện cần liên hệ và gửi lời mời tài trợ đến các thương hiệu tiền năng trước khi khởi động sự kiện.

5. Nhân Viên Tại Sự Kiện

Đội ngũ nhân viên làm việc trực tiếp tại sự kiện là những người đảm bảo mọi hoạt động diễn ra suôn sẻ. Các vị trí có thể bao gồm:

• MC (Người dẫn chương trình): Giữ vai trò điều khiển chương trình và tương tác với khách tham dự.
• Usher (Nhân viên hướng dẫn): Hướng dẫn và hỗ trợ khách mời trong quá trình tham gia sự kiện.
• Security (Nhân viên an ninh): Đội ngũ đảm bảo an toàn cho sự kiện và khách mời.

6. Đội ngũ hậu trường

Đội ngũ hậu trường là những người làm việc phía sau cánh gà để đảm bảo các khâu kỹ thuật và logistic diễn ra suôn sẻ. Bao gồm:

• Stage Manager (Quản lý sân khấu): Điều phối mọi hoạt động diễn ra trên sân khấu.
• Logistics Team (Đội ngũ hậu cần): Quản lý việc vận chuyển, lắp đặt, và tháo dỡ thiết bị.

7. Đối tác truyền thông

Các đối tác truyền thông giúp quảng bá sự kiện đến công chúng thông qua báo chí, truyền hình, hoặc các kênh truyền thông xã hội. Họ đóng vai trò quan trọng trong việc thu hút sự quan tâm và tăng cường hiệu quả truyền thông cho sự kiện.

Newbie Nên Bắt Đầu Từ Đâu?

1. Thực tập sinh

Là một newbie, một trong những cách tốt nhất để bắt đầu sự nghiệp trong ngành tổ chức sự kiện là tham gia các chương trình thực tập tại các công ty tổ chức sự kiện. Bạn sẽ có cơ hội học hỏi trực tiếp từ những người có kinh nghiệm và hiểu rõ hơn về quy trình tổ chức sự kiện từ những công việc nhỏ nhất.

2. Trợ lý sự kiện

Vị trí trợ lý sự kiện nên là bước đi đầu tiên cho người mới. Vị trí này sẽ hỗ trợ các công việc hậu cần, quản lý tài liệu và giúp điều phối các phần việc nhỏ trong sự kiện. Đây là cơ hội để tích lũy kinh nghiệm thực tế và xây dựng các mối quan hệ trong ngành.

3. Tình nguyện viên

Tham gia tình nguyện trong các sự kiện lớn hoặc nhỏ là cách tuyệt vời để bạn làm quen với ngành. Công việc tình nguyện thường không yêu cầu nhiều về chuyên môn và linh hoạt thời gian, phù hợp với sinh viên ngay khi còn đang đi học để tích luỹ kinh nghiệm.

Phát Triển Sự Nghiệp Trong Ngành Tổ Chức Sự Kiện

Ngày càng có nhiều trường đại học, cao đẳng đào tạo các chuyên ngành về tổ chức và quản lý sự kiện. Ngoài ra, các khóa học/workshop từ những chuyên gia đầu ngành cũng là một nguồn tài nguyên để nâng cao kiến thức và kỹ năng cho người mới. Bên cạnh đó, tích lũy kinh nghiệm thực tế bằng cách tham gia vào càng nhiều sự kiện càng tốt sẽ giúp newbie hiểu sâu hơn về các khía cạnh khác nhau trong quá trình tổ chức sự kiện.

Bằng cách bắt đầu từ các vị trí cơ bản và tích lũy kinh nghiệm thực tế, newbie có thể tiến xa hơn trong sự nghiệp tổ chức sự kiện ở những vị trí chủ chốt. Ngoài ra, người làm trong ngành sự kiện cũng luôn cần phải linh hoạt và nhạy bén để cập nhật những xu hướng mới nhất.