Quản lý và kiểm soát đám đông là một khía cạnh không thể thiểu để đảm bảo an toàn, an ninh của một sự kiện. Bất kể đó là loại hình sự kiện nào, lớn hay nhỏ, nhà tổ chức cần phải có một kế hoạch rõ ràng để đảm bảo an toàn trong đám đông.
Thực tế, đám đông trong sự kiện, đặc biệt là trong những sự kiện lớn giúp mang lại bầu không khí và hiệu ứng tương tác tuyệt vời. Tuy nhiên việc tập trung đông người tại một điểm cũng tiềm ẩn nhiều nguy hiểm. Bài viết này gợi ý những khía cạnh mà nhà tổ chức sự kiện cần chú ý để quản lý và kiểm soát đám đông sự kiện, đảm bảo sự kiện diễn ra an toàncho toàn bộ người tham gia.
Nội dung
1. Xác định trước số lượng và đối tượng người tham gia
Ước tính trước được số lượng người tham dự sẽ giúp nhà tổ chức đưa ra những phương án quản lý phù hợp về không gian tổ chức, bố trí nhân sự hay sắp xếp các khu vực,… Thực hiện hiệu quả việc này sẽ giúp tránh tình trạng quá tải sức chứa trong một không gian.
Đồng thời, xác định được các đối tượng sẽ tham gia sự kiện (người lớn, trẻ em, người già, người khuyết tật,…) giúp nhà tổ chức biết được các hành vi của họ trong đám đông. Từ đó dự đoán về những trường hợp rủi ro có thể xảy ra trong sự kiện.
2. Lập kế hoạch phù hợp với đám đông
Từ đối tượng và số lượng người tham gia đã được xác định, nhà tổ chức cần đưa ra các kế hoạch phù hợp về:
Lựa chọn địa điểm
Nhà tổ chức cần quan tâm đến các yếu tố về không gian, sức chứa, điều kiện địa hình, sự tiện nghi và cơ sở vật chất của khu vực tổ chức. Đảm bảo các yếu tố trên phù hợp với số lượng người tham gia.
Phân chia khu vực
Bao gồm bãi đỗ xe, lối vào, khu vệ sinh, khu ăn uống và các khu vực khác tùy vào từng sự kiện. Các khu vực nên tạo điều kiện dễ dàng cho người tham dự tiếp cận và di chuyển, tránh tắc nghẽn, ngõ cụt hoặc tập trung quá đông đúc. Có thể phân biệt từng khu vực khác nhau bằng các rào chắn, cột, biển báo,…
Sắp xếp và đào tạo nhân sự
Nhà tổ chức cần đảm bảo số lượng nhân viên tương ứng với quy mô đám đông. Vị trí của từng nhân viên (ban tổ chức, an ninh, helper) tương ứng với các khu vực được bố trí. Đồng thời trang bị cho họ những kỹ năng và công cụ cần thiết để quản lý và kiểm soát đám đông.
Làm việc với các bên liên quan
Đó có thể là các cơ quan xử lý khẩn cấp, nhà thầu sự kiện, chính quyền địa phương, quản lý địa điểm,…Họ là những người có thể đã có kinh nghiệm trong việc quản lý đám đông trong các sự kiện trước đó, có thể giúp nhà tổ chức đánh giá hành vi thực tế của đám đông và hỗ trợ trong trường hợp khẩn cấp.
3. Đánh giá rủi ro trong sự kiện
Một sự kiện đông người luôn tiềm ẩn các rủi ro xuất phát từ:
- Sự cố trang thiết bị như cháy nổ, sập đổ,…
- Áp lực đám đông dẫn đến việc chen lấn, giẫm đạp lên nhau
- Các khu vực và hoạt động trong sự kiện cản trở sự di chuyển
- Sự cố thời tiết (mưa bão, nắng nóng gay gắt,…)
- Ý thức người tham gia với các hành vi kém đạo đức (trộm cắp, quấy rối, ẩu đả,…)
- …
Các vấn đề trên đều có thể dẫn đến những tác động nguy hiểm tới đám đông, gây tắc nghẽn, xung đột hoặc hoảng loạn, thậm chí là thương tích.
Nhà tổ chức cần tiến hành đánh giá kỹlưỡng toàn bộ các rủi ro dựa trên khả năng xảy ra và mức độ nghiêm trọng của chúng. Từ đó có các phương án đề phòng phù hợp.
4. Có kế hoạch khẩn cấp
Có kế hoạch dự phòng cho những tình huống xấu nhất giúp nhà tổ chức có thể chủ động xử lý các rủi ro một cách suôn sẻ. Đó các phương án về phòng cháy chữa cháy, sơ cứu cấp cứu, sơ tán đám đông, kiểm soát hoảng loạn, triệu tập và liên lạc với các dịch vụ khẩn cấp,…
Nhà tổ chức cần hợp tác với người quản lý địa điểm bố trí tất các các lối thoát hiểm phù hợp. Nhân sự trong ban tổ chức cũng cần chuẩn bị tinh thần để xử lý những tình huống bất ngờ. Họ duy trì trật tự và đảm bảo những người tham dự rời đi an toàn, cũng là những người cuối cùng ra ngoài.
5. Kiểm soát đám đông tại chỗ
Nhà tổ chức có thể đưa ra các phương án giúp kiểm soát đám đông thực tế tại sự kiện, đồng thời hạn chế những rủi ro có thể phát sinh:
Đẩy nhanh quá trình check-in
Việc xếp hàng và chờ đợi check-in quá lâu có thể dẫn đến những xung đột, chen lấn xô đẩy trong một đám đông. Nhà tổ chức có thể nhanh hóa quá trình check-in bằng cách phân ra nhiều khu vực, sử dụng mã QR check-in nhanh gọn,…
Kiểm soát đồ dùng mang vào
Trong quá trình check-in, nhân viên an ninh có thể sử dụng máy phát hiện kim loại để loại bỏ những vật dụng sắc nhọn, dễ gây nguy hiểm hoặc cháy nổ nếu có. Đồng thời thông báo trước quy định về những đồ vật người tham dự có thể mang vào sự kiện.
Sử dụng biển báo trong sự kiện
Biển báo lắp đặt ở các khu vực quan trọng giúp cho không gian địa điểm có trật tự và đảm bảo người tham dự tìm thấy đường đi. Biển báo nên được thiết kế nổi bật với chữ in đủ lớn có thể đọc từ xa, có gắn đèn cho các khu vực tối.
Hạn chế đồ uống có cồn
Rượu hay bia là một chất phá băng tốt, nhưng nó cũng có thể phá vỡ nhiều thứ khác nếu được uống quá nhiều bởi một đám đông quá phấn khích. Tùy thuộc vào quy mô sự kiện, nhà tổ chức có thể muốn xem xét áp đặt các giới hạn nhất định.
Cảnh báo an toàn đám đông
Nếu có bất kỳsự cố gì xảy ra, nhà tổ chức cần cân nhắc sử dụng hệ thống phát thanh công cộng giúp cảnh báo thông tin nhanh nhất. Để nâng cao ý thức đảm bảo an toàn trong đám đông, các thông điệp liên quan cần được liên tục khuếch đại. Đồng thời, khuyến khích người tham gia báo cáo về các hành vi gây nguy hiểm trong đám đông mà họ chứng kiến được, trong trường hợp nhân viên an ninh không có mặt tại đó.
Kết luận
Theo các chuyên gia, khi tổ chức sự kiện, lễ hội đông người, nhà tổ chức cần có kế hoạch chuyên nghiệp và phải có sự tham gia của rất nhiều cơ quan, đơn vị, ban ngành hay các tổ chức. Việc tổ chức lễ hội, sự kiện không đơn thuần chỉ là trách nhiệm của ngành văn hóa mà nó liên quan đến cả giao thông vận tải, y tế, điện lực và an ninh,v.v. Tất cả các bên cùng hợp tác sẽ giúp việc quản lý và kiểm soát đám đông trong sự kiện thuận lợi hơn.
Backstage News
Nguồn: Tổng hợp
