Vấn đề bảo đảm an toàn trong sự kiện đôi khi bị cho là tốn thời gian – trong khi bạn đang bận rộn với kế hoạch tổ chức sự kiện, bạn rất dễ quên mất tầm quan trọng của việc đảm bảo sức khỏe và an toàn trong sự kiện.
Từ góc độ quản lý rủi ro, việc để tâm đến sức khỏe và an toàn trong sự kiện là vô cùng quan trọng – việc chuẩn bị thật cẩn thận cho một sự kiện vui vẻ và hấp dẫn sẽ không được vui vẻ cho lắm nếu một ai đó bị thương, hay tệ hại hơn là bị giết trong sự kiện của bạn? Vấn đề tài chính và trách nhiệm hình sự chẳng vui cũng chẳng hấp dẫn chút nào!
Những hướng dẫn về sức khỏe và an toàn dưới đây chủ yếu thảo luận về việc bạn phải chịu trách nhiệm với ai về mặt pháp lý và cung cấp 1 số hướng dẫn làm cách nào để tổ chức sự kiện một cách vui vẻ và an toàn.
Nội dung
BẠN CẦN CHỊU TRÁCH NHIỆM VỚI AI?
Bạn phải chịu trách nhiện về sức khỏe và an toàn của:
1. Đồng nghiệp làm việc cùng bạn
2. Những người tham dự sự kiện (bất kể là công chúng hay khách mời)
3. Các nhà thầu
* Chú ý rằng “đồng nghiệp làm việc cùng bạn” bao gồm cả các tình nguyện viên – không phải là bạn cứ trả công thì mới phải đảm bảo an toàn và sức khỏe cho người ta.
Bạn nên đi theo một quy trình 3 bước để giải quyết vấn đề an toàn và sức khỏe trong sự kiện:
—— Lên kế hoạch / Tiến hành / Review ——––
Lên kế hoạch
Trong giai đoạn lập kế hoạch, việc đầu tiên bạn cần làm là quyết định ai sẽ giúp bạn phụ trách vấn đề an toàn và sức khỏe trong sự kiện: Bạn định tự quản lý một mình hay sẽ giao một số trọng trách nhất định cho nhân viên? Liệu có nên tìm một người ngoài tổ chức lo toàn bộ vấn đề này để bạn cơ thời gian quản lý các khía cạnh công việc khác?
Dù thế nào, điều quan trọng nhất là bạn phải đảm bảo người chịu trách nhiệm về khía cạnh an toàn và sức khỏe hiểu rõ được trọng trách của họ và là người mà bạn tin là có khả năng xử lý tình huống
Kế tiếp, bạn nên xem xét đến việc lập một kế hoạch đảm bảo an toàn
Sức khỏe và an toàn là một các tiếp cận dựa trên rủi ro, và nó có nghĩa là nếu bạn tổ chức trò chơi ném dừa (một trò chơi ném các quả bóng làm từ gỗ dừa vào mục tiêu) thì kế hoạch đảm bảo sức khỏe và an toàn sẽ đơn giản hơn nhiều so với việc bạn tổ chức nhảy bungee. Việc một quả bóng gỗ bị ném lạc và rớt trúng đầu ai đó khác hẳn với việc dây nhảy bungee bị đứt.
Khi cân nhắc kế hoạch đảm bảo an toàn, bạn cần xem xét đến quy mô, khán giả, vị trí của sự kiện, loại hoạt động sẽ tổ chức, nó sẽ diễn ra trong bao lâu và vào thời điểm nào trong năm.
Bạn có thể thảo luận với tất cả các bên liên quan trong giai đoạn này, bao gồm nhân viên tổ chức sự kiện, ông chủ và quản lý điạ điểm tổ chức, các nhà thầu, chính quyền địa phương và các dịch vụ cấp cứu (nếu có thể). Những người này sẽ cung cấp cái nhìn tổng thể và sâu sắc về các rủi ro an toàn và sức khỏe có thể xảy ra trong sự kiện.
Bạn cần lựa chọn các nhà thầu dựa trên khả năng cung cấp dịch vụ an toàn và đảm bảo. Nhân viên của bạn cần được tập huấn đầy đủ về quản lý rủi ro trong công việc và cách xử lý chúng (ví dụ như khi cần khiêng vật nặng, họ làm cách nào để giảm thiểu nguy cơ chấn thương lưng?)
Bạn cũng nên có một kế hoạch cho các trường hợp khẩn cấp: Lại một lần nữa, đây là vấn đề dựa trên rủi ro và mức độ áp dụng kế hoạch khẩn cấp phải phù hợp với sự kiện. Bạn không cần phải cho xe cứu thương chờ sẵn bên ngoài một bữa tiệc ngọt với rượu sâm banh, nhưng nếu là một cuộc đua thì rất cần thiết. Nhìn chung những rủi ro khẩn cấp cần xem xét trước là cháy, tai nạn, bom mìn và các thảm hoạ thiên nhiên; cùng với một số vấn đề khác tùy theo địa điểm. Bạn phải dự trù trước phản ứng cho mỗi trường hợp này – có cần chuyên viên cứu hộ không? Sự kiện có cần sơ tán không? Bạn sẽ sơ tán mọi người đi đâu? Các dịch vụ cấp cứu nào cần chuẩn bị? Các trường hợp khẩn cấp này hiếm khi xảy ra, nhưng hậu quả thường rất lớn. Những hoạt động cụ thể thì sẽ hay gặp một số rủi ro cụ thể, nhưng bạn cần xem xét rủi ro dựa trên hoạt động và kế hoạch của mình.
Tiến hành
Điều quan trọng nhất bạn cần nhớ là một khi đã lập kế hoạch, phải theo sát kế hoạch đó. Trong suốt quá trình tiến hành, bạn phải nhận diện các rủi ro và tiến hành những bước thích hợp nhằm giảm thiểu ảnh hưởng và đảm bảo mọi người tham gia vẫn được vui vẻ.
Bạn đang tổ chức sự kiện – nhân viên của bạn có đồng thuận về vấn đề sức khỏe và an toàn? Nhà thầu của bạn có thể hiện mức độ quan tâm đến vấn đề này đúng như bạn kỳ vọng?
Sự kiện của bạn đang diễn ra, và mọi thứ đều tuyệt vời – hay có vẻ là tuyệt vời?
Trong suốt giai đoạn này, bạn, hoặc hoặc những người được chỉ định phải định kỳ phản hồi lại thông tin để đảm bảo các hoạt động an toàn và sức khỏe được cung cấp phù hợp. Bạn phải báo cáo về việc các kế hoạch đã chuẩn bị đang diễn ra và nếu xảy ra sai lỗi, phải xử lý ngay để theo kịp sự kiện!
Hãy xem xét đến các “điểm cận nguy” – đó là những điểm mà tai nạn có thể đã xảy ra, nhưng may mắn là không. Ví dụ như nơi có thứ gì đó rơi và suýt chút nữa gây tai nạn – đó sẽ là nơi quan trọng đáng để bạn chú ý trong phần review.
Review
Sự kiện đã kết thức tốt đẹp: Không ai chết và cũng không ai bị thương tả tơi ngoài đám vé đã bị xé vụn!
Mặc dù có thể muốn ngồi lại và thư giãn sau một sự kiện thành công, nhưng bạn cần phải xem xét và rút kinh nghiệm những gì đã diễn ra, và liệu bạn có thể làm gì để cải thiện tình hình trong những lần tiếp theo.
Đó là lý do vì sao các “điểm cận nguy” rất quan trọng – mặc dù khi lập kế hoạch thì nghe nó có vẻ rất lo xa , nhưng bạn có nghĩ một nguy hiểm không thể lường trước đã có thể thực sự diễn ra ngay trong sự kiện của bạn? Nếu nó thực sự là không thể lường trước thì người ta không thể đổ lỗi cho bạn vào lần đầu tiên nó xảy ra, nhưng nếu bạn không thể rút kinh nghiệm và đối phó được vào lần sau thì đó chính là lỗi của bạn
NHỮNG ĐIỀM CHÍNH CẦN LƯU Ý
1. Là một người tổ chức sự kiện, bạn chịu trách nhiệm với nhân viên, khách hàng và các nhà thầu của mình
2. Với từng ấy người cần chịu trách nhiệm, bạn cần lên kế hoạch sức khỏe và an toàn trong sự kiện theo một lộ trình lập kế hoạch – tiến hành – review
3. Tất cả vấn đề đảm bảo sức khỏe và an toàn đều dựa trên rủi ro – rủi ro càng lớn, mức độ tiến hành kế hoạch cũng càng lớn và chi tiết
4. Bạn nên có kế hoạch dự phòng cho tất cả các vấn đề bằng cách liên kết với tất cả các bên. Chính quyền địa phương sẽ giúp bạn xem xét các vấn đề thuộc về địa phương.
5. Ai sẽ là người chịu trách nhiệm đảm bảo truyền và báo cáo lại thông tin cho bạn hay cho một cá nhân được chỉ định trước?
6. Bạn cần lên kế hoạch cho những tình huống khẩn cấp và đưa ra các thủ tục để giải quyết với những khâu xảy ra sai lỗi.
7. Trong suốt sự kiện, bạn phải định kỳ theo dõi xem kế hoạch đang được thực hiện như thế nào
8. Điểm cận nguy rất quan trọng, nó cần được ghi chép và giải quyết nghiêm túc không khác gì với những nguy hiểm thực sự
9. Sau sự kiện, bạn cần xem xét lại, cân nhắc những chuyện đã diễn ra trong ngày cùng với các điểm cận nguy có thể đã diễn ra. Dùng những kinh nghiệm này trong sự kiện tiếp theo nếu phù hợp
10. Khoản phạt cho các vi phạm sức khỏe và an toàn là khá nặng . Từ khía cạnh tài chính, bạn có đủ khả năng để dám vi phạm không?
11. Nếu chịu trách nhiệm cá nhân cho một vi phạm nghiêm trọng, thậm chí bạn có thể đối mặt với các trách nhiệm hình sự. Chính vì vậy, hãy lập kế hoạch, lập kế hoạch chi tiết hơn nữa và đảm bảo là kế hoạch vẫn đang được thực hiện.
Xem thêm: 3 yếu tố để trở thành người tổ chức sự kiện chuyên nghiệp
