Tâm sự của một Event Planner làm trong doanh nghiệp lớn

Phải thừa nhận rằng, trong quá trình làm việc, bên cạnh sự vui sướng vì được chạy theo đam mê thì tôi cũng có cả nhiều điều thất vọng và cực kỳ ức chế. Nhiều khi, nó khiến tôi vừa yêu lại vừa chán ghét công việc này – một cảm giác vô cùng khó chịu. Có thể do bản chất công việc trong ngành này là thế chứ không hẳn là do vị trí tôi đang đảm nhiệm. Vì thế tôi muốn chia sẻ với các bạn một cách chân thành về những phần “không như ý” trong công việc.

Thái độ đáng ghét của mọi người với sự kiện

Trong một doanh nghiệp lớn, team event phải chịu trách nhiệm thực hiện rất nhiều sự kiện, bao gồm cả nội bộ lẫn những sự kiện quảng bá bên ngoài như hội chợ, ra mắt sản phẩm, …do đó, khối lượng công việc là không hề nhỏ.

Về sự kiện nội bộ, điều khiến tôi vô cùng bực bội chính là thái độ của một vài nhân viên khi tham gia chương trình. Không biết có phải mỗi công ty tôi mới kiểu thế hay các công ty khác cũng thế. Mọi người chia làm hai nhóm, một nhóm cho rằng sự kiện nội bộ cũng “vui ra phết”, nhóm kia luôn nghĩ sự kiện nội bộ thật sự là những hoạt động mất thời gian. Và dù họ nghĩ như thế nào thì team event cũng phải vắt não hết sức để đưa ra một chương trình phù hợp, lôi kéo được sự tham dự của tất cả mọi người trong công ty.

Tôi chắc chắn rằng nếu những người này tham dự một cuộc hội thảo hay sự kiện do bên khác tổ chức thì ít nhất họ sẽ thể hiện một chút tôn trọng với team tổ chức. Và như thế, hy vọng họ cũng sẽ có sự chuẩn bị tốt hơn và để tâm tham dự sự kiện đó hơn. Hoặc tôi quá ngây thơ và chưa làm việc ở các môi trường ngoài doanh nghiệp.

Làm cách nào để nói với CEO là file presentation chưa ổn?

Công bằng mà nói, tôi không thể đổ lỗi cho đồng nghiệp hoàn toàn không hứng thú với sự kiện khi mà khả năng thuyết trình của CEO không ổn. Thật ra, bình thường giám đốc là người cuốn hút, hài hước, đầy cảm hứng. Nhưng không hiểu sao, cứ lên sân khấu, anh ấy lại “tắt điện”, và nói máy móc theo file PowerPoint.

Bản thân tôi và đồng nghiệp đã cố hết sức để cải thiện vấn đề này bằng cách đưa ra những gợi ý mang tính xây dựng cao như: không phụ thuộc vào file PowerPoint, viết kịch bản nói trước sự kiện, luyện bài thuyết trình trước, thậm chí cả thu âm, quay phim trước và rất nhiều nỗ lực khác nữa. Chúng tôi tìm mọi cách để giảm bớt thời lượng CEO phải lên sân khấu để dành cho một vài hoạt động thú vị hơn, nhưng anh ấy cảm thấy cần phải thực hiện phần đó, và đương nhiên đó là quyết định không ai có thể từ chối được.

Ban giám đốc nghĩ rằng sự kiện diễn ra bằng phép màu.

Điều làm team event oải nhất chính là các xáo trộn trong công việc chuẩn bị do sự thay đổi thường xuyên từ ban giám đốc. Mỗi lần đổi quản lý lại có vô vàn ý tưởng mới mẻ liên quan đến chiến lược chung của cả công ty bao gồm cả kế hoạch thực hiện sự kiện mà chúng tôi đang làm. Thậm chí, đôi khi sẽ khiến sự kiện ngừng chạy hoàn toàn do quy định và chính sách mới. Các quản lý không hề nhận ra hoặc không coi trọng những gì chúng tôi đã lên kế hoạch, chuẩn bị và làm trong trong cả năm trời như lên chi phí, tìm nhà cung cấp, làm hợp đồng, đàm phán các điều khoản,…Chỉ một quyết định hay thay đổi nhỏ thôi cũng đủ sức khiến bao nhiêu công sức chuẩn bị tan thành mây khói. Liệu có ai hiểu được rằng, muốn cho sự kiện chạy được không phải ngủ một giấc rồi sáng mai mọi việc đã đâu và đó?

Quy trình phê duyệt chậm chạp

Bộ máy cồng kềnh trong các doanh nghiệp lớn khiến quy trình phê duyệt hết sức mất thời gian bởi có nhiều quy định, giới hạn, thủ tục cần thực hiện. Do đó, đây là điều hết sức bất lợi khi chạy event, nếu xảy ra các phát sinh khẩn cấp phải bổ sung ngay lập tức. Tuy vậy, tôi phải học cách chấp nhận rằng, trong công việc, có rất nhiều điều nằm ngoài khả năng xử lý của ta.

Comfort zone- Vùng an toàn

Khi mới vào làm, trong tôi hừng hực khí thế muốn thay đổi mọi thứ nhưng toàn bộ team và công ty đã là quen cách thức hoạt động cũ, có những sự kiện khung diễn ra lặp đi lặp lại hàng năm. Mặc dù các chi tiết, địa điểm, chiến lược thay đổi dần dần vào từng năm nhưng nhìn chung không có gì đột phá, chân thành mà nói: chả có gì khác biệt.

Cả team rất nỗ lực để đưa ra ý tưởng mới nhưng ban giám đốc thường sẽ lựa chọn các phương án an toàn, và kết thúc bằng câu nói quen thuộc là ngân sách có hạn. Có lẽ tôi nên cố gắng hơn để thay đổi mọi thứ nhưng tôi nghĩ rằng nhiệt huyết cuộn chảy trong người đang dần cạn kiệt và tôi dần rơi vào tình trạng làm theo công thức có sẵn để chắc chắn được duyệt. Và có lẽ giờ đây, tôi cần công việc ổn định tại doanh nghiệp lớn, một gia đình cần nuôi, có những khoản phải chi hàng tháng.

Xét về mặt tích cực:

Tôi yêu công việc event planner hiện tại và thích ngắm nhìn mọi người sát cánh cùng nhau. Thực hiện các tradeshow, sự kiện của doanh nghiệp luôn mang lại cho tôi nhiều niềm vui, cảm xúc thăng hoa và cơ hội nói chuyện trực tiếp, nhận phản hồi từ mọi người. Những chuyến công tác luôn là phần hấp dẫn nhất bởi tôi được nhìn thấy mọi người trong ngành này sáng tạo không ngừng nghỉ, thực hiện các ý tưởng thú vị và độc đáo.

Cuối cùng

Tôi luôn cảm thấy làm công việc này trong một doanh nghiệp lớn rất tuyệt và tôi nhận được nhiều lời ngưỡng mộ từ bạn bè về những việc đầy cảm xúc tôi đang làm. Công việc nào cũng sẽ có mặt này mặt kia, nhưng những ức chế ‘nho nhỏ” như đã nói phía trên không đủ sức đánh bại đam mê nghề to lớn trong tôi, hoặc khiến tôi phải nghỉ việc để đi tìm một vị trí khác. Vì thế, tôi luôn cảm thấy biết ơn từng ngày. Và có lẽ, tôi nên chú tâm lắng nghe những gì CEO thuyết trình trên sân khấu hơn.

Nguồn: Event Manager blog