Những tiêu chuẩn và nguyên tắc này sẽ giúp nhà tổ chức sự kiện xác định được liệu sự kiện của mình đã đáp ứng được tính bền vững hay chưa.
Sự kiện bền vững là xu hướng, cũng là mục tiêu mà ngành sự kiện nói chung trên toàn thế giới hướng đến những năm gần đây. Nhưng để tổ chức được một sự kiện đảm bảo tính bền vững, những nhà tổ chức cần phải nắm vững 03 tiêu chuẩn và nguyên tắc sau đây.
Nội dung
Tiêu chuẩn quốc tế ISO 20121
ISO 20121 là một tiêu chuẩn của hệ thống quản lý về Tính bền vững trong tổ chức sự kiện. Tiêu chuẩn hướng dẫn các tổ chức cải thiện tính bền vững trong các hoạt động, sản phẩm và dịch vụ liên quan đến sự kiện của họ.
Nói một cách đơn giản, ISO 20121 mô tả các khối xây dựng của một hệ thống quản lý mà giúp mọi tổ chức liên quan đến sự kiện:
- tiếp tục thành công về tài chính
- trở nên có trách nhiệm với xã hội hơn
- giảm dấu chân môi trường
ISO 20121 áp dụng cho tất cả các loại hình và quy mô tổ chức tham gia vào ngành tổ chức sự kiện – từ các nhà cung cấp đến các nhà tổ chức sự kiện độc lập, các nhóm sự kiện của công ty và khu vực công.
Các tổ chức thực hiện thành công tiêu chuẩn này sẽ có thể nhận được sự công nhận về thành tích của họ thông qua một quy trình gọi là ‘Chứng nhận’. Để đạt được ISO 20121, một tổ chức sẽ cần chứng minh rằng họ đã xem xét tất cả các vấn đề liên quan đến tài chính, kinh tế, xã hội và môi trường trong hoạt động tổ chức sự kiện. Họ cần đảm bảo tính bền vững và những đóng góp tích cực trong hệ thống quản lý tổ chức sự kiện của mình.
Bộ nguyên tắc mới cho Sự kiện Bền vững – EIC
Đây là bộ nguyên tắc được phát hành năm 2019 bởi Hội đồng Ngành Sự kiện (EIC). Những nguyên tắc này được xây dựng dựa trên 17 mục tiêu “Phát triển Bền vững” của Liên hợp quốc mà các quốc gia trên thế giới đang cố gắng đạt được vào năm 2030.
“Bộ nguyên tắc mới cho Sự kiện Bền vững” liệt kê 04 thực hành bền vững mà các nhà tổ chức sự kiện nên tuân theo trong quá trình lập kế hoạch và thực hiện các sự kiện.
1. Mọi bên cùng có trách nhiệm tham gia
Nguyên tắc đầu tiên nhấn mạnh sự tham gia của yếu tố con người.
Tổ chức sự kiện là hoạt động được tạo nên bởi con người. Mọi xu hướng và sự thay đổi về quản lý tổ chức trong sự kiện cần bắt đầu từ nhận thức và hoạt động của con người để đem lại hiệu quả.
Chính vì vậy, tất cả các bên liên quan trong ngành tổ chức sự kiện cùng nhau thực hiện và đảm bảo tính bền vững sẽ mang lại kết quả lâu dài. Các nhà tổ chức và nhà cung cấp cần hợp tác với nhau để đưa ra các giải pháp bền vững. Không một ai có thể từ bỏ sự bền vững vì quan niệm đó là “trách nhiệm của người khác”.
2. Thực hành bảo vệ môi trường
Bao gồm:
- Bảo tồn tài nguyên (nước, năng lượng và tài nguyên thiên nhiên)
- Quản lý chất thải
- Quản lý và giảm phát thải carbon
- Quản lý chuỗi cung ứng và mua hàng có trách nhiệm
- Bảo tồn đa dạng sinh học
Ví dụ:
- Thực hành môi trường: Bảo tồn tài nguyên
- Ý tưởng hành động: Chọn bát đĩa thuê, dụng cụ kim loại hoặc có thể phân hủy thay vì sử dụng đồ nhựa dùng một lần.
3. Quan tâm xã hội cơ bản
Bao gồm:
- Nhân quyền phổ quát
- Tác động cộng đồng
- Tập quán lao động
- Tôn trọng văn hóa
- An toàn và bảo mật
- Sức khỏe và hạnh phúc
Ví dụ:
- Quan tâm xã hội: Tập quán lao động
- Ý tưởng hành động: Nhà tổ chức sự kiện, nhà cung cấp hay cộng tác viên sự kiện đều cần đảm bảo thái độ hợp tác và tôn trọng tích cực lẫn nhau trong quá trình làm việc, cùng hướng về mục tiêu chung là sự kiện bền vững.
4. Hỗ trợ hoạt động kinh tế thịnh vượng
Thông qua:
- Hợp tác và đối tác
- Hỗ trợ địa phương, bao gồm các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs)
- Sự tham gia của các bên liên quan
- Tác động kinh tế công bằng
- Minh bạch
- Quản trị có trách nhiệm
Ví dụ:
- Hoạt động kinh tế: Hỗ trợ địa phương
- Ý tưởng hành động: Sử dụng nhân lực, sản phẩm và dịch vụ sự kiện từ các doanh nghiệp tại chính địa phương nơi tổ chức sự kiện.
Theo chia sẻ của Tina Wehmeir – Chủ tịch HĐQT của EIC:
“Tiềm năng biến đổi ngành của chúng ta thông qua việc áp dụng rộng rãi các Nguyên tắc sự kiện bền vững đang truyền cảm hứng. Được phát triển với đầu vào rộng rãi và xuất phát từ việc kiểm tra các tiêu chuẩn ngành, khuôn khổ bền vững toàn cầu và phù hợp với các Mục tiêu Phát triển Bền vững của Liên Hợp Quốc, chúng tôi tin tưởng rằng những nguyên tắc này sẽ được thực hiện để đảm bảo cam kết của ngành tổ chức sự kiện vì một thế giới bền vững hơn.”
Nguyên tắc thực hiện sự kiện bền vững
Tài liệu hướng dẫn của ISO 20121 Sustainable Events đã đưa ra các nguyên tắc sau mà các nhà tổ chức cần quan tâm trong kế hoạch tổ chức sự kiện bền vững của mình:
Lập kế hoạch
Tạo một kế hoạch với các mục tiêu, trách nhiệm, thời hạn, thời hạn, nguồn lực và các hành động phù hợp với tiêu chí bền vững.
Phân bổ nguồn lực
Những nguồn lực này có thể là thời gian, nhân lực hoặc tiền bạc để đáp ứng các yêu cầu của sự kiện bền vững. Quỹ khẩn cấp cũng cần được dự phòng nếu có bất kỳ nhu cầu nào phát sinh vào phút chót trong quá trình tổ chức sự kiện.
Tiếp cận từng bước
Nếu là một doanh nghiệp nhỏ, nhà tổ chức nên bắt đầu áp dụng tiêu chí bền vững dần dần bằng cách tập trung vào một hoặc hai sự kiện. Bắt đầu từ những thay đổi nhỏ trong từng bước tổ chức, sau đó chuyển sang các khía cạnh khác. Sử dụng các tài nguyên sẵn có ở mức tối ưu, sau đó mở rộng mục tiêu bền vững tới các sự kiện tiếp theo.
Giao tiếp và truyền tải nhận thức
Nhà tổ chức cần chia sẻ những hiểu biết và những gì đã thực hiện được trong quá trình tổ chức các sự kiện bền vững. Điều này đảm bảo những người tham dự và các bên liên quan biết đến các hoạt động bền vững, từ đó nhận thức được trách nhiệm của mình trong việc tham gia đóng góp. Sử dụng các kênh truyền thông khác nhau và các kỹ thuật sáng tạo để truyền đạt thông tin là một cách truyền tải hữu hiệu.
Sử dụng nguyên liệu bền vững
Điều này có nghĩa là không có nguyên liệu thô nào bị lãng phí hay thải ra môi trường. Tất cả các nhà cung cấp dịch vụ nên có các phương pháp thân thiện với môi trường để sản xuất hàng hóa. Đây cũng là một giải pháp giúp nhà tổ chức sự kiện tiết kiệm chi phí nguyên liệu trong thời gian dài.
Theo dõi và báo cáo
Theo dõi tiến độ và kết quả của các hoạt động bền vững để đo lường thành tích và đặt mục tiêu cho tương lai. Đồng thời nhà tổ chức có thể chia sẻ kết quả thông qua các công cụ tiếp thị và truyền thông khác nhau để thu hút khách hàng và nhà đầu tư. Đây cũng là một cách truyền tải rộng rãi thông điệp sự kiện bền vững đến cộng đồng ngành sự kiện nói chung.
Backstage VN
Nguồn: ISO-DOCS, EIC
>> Đọc thêm: Thực trạng về xu hướng sự kiện bền vững trên thế giới
