Tổ chức sự kiện là lĩnh vực đóng vai trò quan trọng trong ngành truyền thông – quảng cáo, dịch vụ giải trí, đã và đang phát triển rất mạnh tại các nước trên thế giới. Tại Việt Nam, đây lại là một ngành nghề còn khá mới và thuật ngữ Tổ chức sự kiện cũng đang được hiểu theo nhiều khía cạnh khác nhau. Vậy hãy cùng Backstage tìm hiểu cụ thể rõ hơn về Tổ chức sự kiện để có được cái nhìn tổng quan và chân thực nhất về ngành này nhé.
Dưới góc nhìn liên quan đến dịch vụ tổ chức sự kiện, Sự kiện (Event) được hiểu là những hoạt động quy tụ nhiều người tham dự, theo dõi tại cùng một địa điểm, không gian và thời gian cụ thể. Sự kiện có thể được diễn ra trực tiếp hoặc theo hình thức online.
Sự kiện có thể được tổ chức bởi các cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp và thuộc các lĩnh vực khác nhau như thể thao, thương mại, giải trí, lễ hội, hội thảo, hội nghị…
Nội dung
TỔ CHỨC SỰ KIỆN LÀ GÌ?
Khi bắt đầu, nhà tổ chức sự kiện đưa ra kế hoạch và các quyết định như thời gian, địa điểm, chủ đề sự kiện. Trong sự kiện, nhà tổ chức giám sát trực tiếp sự kiện và đảm bảo mọi thứ diễn ra suôn sẻ. Sau một sự kiện, nhà tổ chức sẽ tổng kết, đánh giá, đồng thời hoàn thành mọi dịch vụ sau sự kiện. (Theo Cvent)
Khi nói đến tổ chức sự kiện, nhiều người thường nghĩ đến việc tổ chức các sự kiện quy mô lớn như World Cup, SEA Games, các lễ trao giải âm nhạc, điện ảnh, festival,… Tuy nhiên, trên thực tế dịch vụ này rất đa dạng và linh hoạt, từ việc tổ chức các hội nghị, hội thảo, triển lãm, hội chợ,… đến các lễ cưới, tiệc sinh nhật, lễ tổng kết,…
- Dưới góc nhìn của doanh nghiệp: Tổ chức sự kiện chính là một hình thức của PR, là một hoạt động rất quan trọng để doanh nghiệp quảng bá thương hiệu của mình, tạo dựng và tăng cường mối quan hệ với khách hàng, đối tác, nhà đầu tư. Về đối nội, việc tổ chức sự kiện là cơ hội để doanh nghiệp xây dựng đội ngũ nhân viên gắn bó, chuyên nghiệp hơn; đồng thời cũng là dịp để doanh nghiệp đánh dấu những cột mốc quan trọng trên chặng đường hình thành và phát triển.
- Dưới góc nhìn của người tham dự: Sự kiện chính là cơ hội để họ được trải nghiệm qua việc tham gia rất nhiều các hoạt động khác nhau từ các loại hình sự kiện khác nhau. Từ đó, họ được kết nối, giao lưu, mở rộng mối quan hệ và nhận lại những giá trị về vật chất hoặc tinh thần (ví dụ được xem các buổi trình diễn nghệ thuật, được tham gia sự kiện kết hợp du lịch, được hưởng các sản phẩm, dịch vụ mà nhà tổ chức sự kiện cung ứng).
- Dưới góc nhìn của nhà tổ chức sự kiện: Tổ chức sự kiện chính là sản phẩm và dịch vụ của họ, được đầu tư chất xám, kỹ năng, thời gian và công sức để tạo nên. Sự kiện thành công đồng nghĩa với nhà tổ chức thành công. Từ đó nhà tổ chức nhận lại được những lợi ích nhất định: vị thế và thương hiệu trên thị trường; doanh thu, lợi nhuận và có thể là phần thưởng thêm từ khách hàng. Đồng thời nhà tổ chức cũng tích lũy được kinh nghiệm, phát triển mối quan hệ với khách hàng và các bên liên quan.
Thành công của một sự kiện được đánh giá thông qua sự hài lòng của khách hàng, khán giả và các chỉ số hiệu quả khác được đo lường sau sự kiện.
NHỮNG TÁC ĐỘNG ĐÁNG KỂ TỪ LĨNH VỰC TỔ CHỨC SỰ KIỆN
– Tác động đến kinh tế: Các sự kiện diễn ra, đặc biệt là các sự kiện lớn sẽ thúc đẩy sự phát triển kinh tế và đa dạng hóa các ngành nghề kinh tế của các quốc gia, các địa phương như ngành hàng không, vận tải, thương mại, công nghiệp, nông nghiệp, ngân hàng v.v… Quá trình chuẩn bị cho các sự kiện sẽ tạo điều kiện phát triển cơ sở hạ tầng, tạo khối lượng việc làm lớn cho nền kinh tế.
Năm 2017, ngành tổ chức sự kiện kinh doanh đã tạo ra gần 26 triệu việc làm và đóng góp 1,5 nghìn tỷ đôla Mỹ vào GDP toàn cầu, tương đương giá trị với một nền kinh tế lớn thứ 13 trên thế giới, vượt cả Úc, Mexico và Ả Rập Xê Út.
Hay sự kiện Thế vận hội Olympic (Olympic Games) tại Bắc Kinh được cho rằng đã đưa Trung Quốc trở thành một trong những nền kinh tế hiện đại nhất thế giới. Theo số liệu từ Cục Thống kê Bắc Kinh, từ năm 2002, Thế vận hội Olympics đã đóng góp 2.5% mỗi năm vào sự phát triển chung của nền kinh tế Trung Quốc.
– Tác động đến văn hóa – xã hội: Các sự kiện như lễ hội âm nhạc, lễ hội giao lưu văn hóa, hội nghị, hội thảo,… tạo điều kiện giao lưu, trao đổi, tìm hiểu các nền văn hóa khác nhau. Các sự kiện truyền thống như lễ hội văn hóa, phong tục tập quán, lễ hội tín ngưỡng… sẽ tác động trực tiếp và gián tiếp đến việc bảo tồn các di sản văn hóa, thúc đẩy việc giữ gìn và nâng cao bản sắc văn hoá, lòng tự hào dân tộc. Sự kiện ở phạm vi quốc tế góp phần vào việc mở rộng và củng cố các mối quan hệ đối ngoại các nước.
Có thể nhìn thấy, sự kiện tổ chức lễ hội chùa Hương – một trong những lễ hội lớn nhất trong nước đã góp phần đáng kể vào việc duy trì văn hóa đi chùa đầu năm của người dân Việt Nam, đồng thời bảo tồn khu quần thể di tích chùa Hương.
Hay sự kiện Lễ hội giao lưu văn hóa hữu nghị Việt – Hàn (10-11/12/2022) với nhiều hoạt động văn hóa, nghệ thuật, ẩm thực, giải trí tại Hà Nội đã mang đến cơ hội lớn trong việc giao lưu và gắn kết văn hóa hai đất nước Việt Nam – Hàn Quốc nhân kỷ niệm 30 năm thiết lập quan hệ ngoại giao hai nước. Tân Đại sứ Hàn Quốc Oh Young Ju đến tham dự sự kiện và bày tỏ hy vọng người dân hai nước có dịp giao lưu, kết nối tình hữu nghị và sự hiểu biết lẫn nhau thông qua các hoạt động văn hóa. (Báo Kinh tế đô thị)
NHỮNG CON SỐ ĐỊNH GIÁ ẤN TƯỢNG NGÀNH SỰ KIỆN
- Ngành quản lý sự kiện toàn cầu trị giá 1.135,4 tỷ USD vào năm 2019 và được dự đoán sẽ tăng trưởng với tốc độ CAGR là 11,2% trong bảy năm tới (Nghiên cứu thị trường của Allied).
- Ngành sự kiện sử dụng khoảng 1.000.000 công nhân trực tiếp trong lĩnh vực sự kiện trực tiếp và gián tiếp hỗ trợ khoảng 2,5 triệu việc làm. (Ibis World).
- 50% doanh nghiệp đang chi trên 21% tổng ngân sách để tổ chức sự kiện (Bizzabo, 2019).
- Các sự kiện B2B chiếm đến 512 tỷ USD trong chi phí tổ chức sự kiện hàng năm (Bizzabo, 2019).
- 31% người làm marketing tin rằng sự kiện là kênh marketing hữu hiệu nhất, trên cả digital advertising, email marketing và content marketing.
- 54% marketer tin rằng sự kiện là cơ hội tốt để củng cố vị thế thương hiệu trong ngành.
Bên cạnh đó vẫn còn những con số đáng báo động dưới đây:
Một sự kiện kéo dài khoảng ba ngày với 1000 người tham dự có thể tạo ra tổng cộng lên tới 5670kg chất thải. Hay trung bình mỗi người tham dự hội nghị thải ra môi trường 1,89 kg chất thải cũng như 176,67 kg khí thải CO2 cho mỗi ngày. (Theo MeetGreen)
Theo đó, việc đẩy mạnh sự quan tâm đến vấn đề bảo vệ môi trường từ các nhà tổ chức sự kiện chính là điều cần thiết hơn bao giờ hết. Xu hướng tổ chức sự kiện xanh hay sự kiện bền vững chính là lựa chọn được Backstage đặc biệt quan tâm và hướng đến hiện tại.
Thanh Thảo – Backstage VN
