Đối với những người làm tổ chức sự kiện, các dữ liệu, con số, ý tưởng,… hay bất kì thông tin nào quan trọng đều là những tài sản quý giá và yêu cầu tính bảo mật cao.
Trong thời đại kỹ thuật số và truyền thông online phát triển mạnh mẽ như hiện tại, một thông tin bị rò rỉ có thể nhanh chóng lan truyền và tiếp cận đến hàng ngàn người chỉ trong vài phút. Chính vì vậy, việc bảo mật thông tin ngày càng trở thành vấn đề quan trọng và đặc biệt cần thiết trong các lĩnh vực nói chung và ngành tổ chức sự kiện nói riêng.
Nội dung
Bảo mật thông tin quan trọng như thế nào?
Bảo mật thông tin là quá trình bảo vệ thông tin khỏi các mối đe dọa như truy cập trái phép, sửa đổi, tiết lộ hoặc hủy hoại. Trong tổ chức sự kiện, bảo mật thông tin nhằm đảm bảo tính chính xác, toàn vẹn và khả dụng của các dữ liệu liên quan như danh sách khách mời, kế hoạch chi tiết, tài liệu trình bày, hợp đồng, ngân sách,…Việc bảo đảm mọi thông tin được kiểm soát an toàn giúp xây dựng và duy trì uy tín của đơn vị tổ chức cũng như sự thành công chung của sự kiện.
Một trong những thông tin quan trọng nhất cần được bảo mật trong tổ chức sự kiện là quyền riêng tư của người tham gia, là những khách mời, nghệ sĩ, ekip tổ chức,… Trong đó, các thông tin cá nhân như tên, địa chỉ, số điện thoại hay thông tin tài chính cần được bảo mật khỏi nguy cơ rò rỉ hoặc sử dụng sai mục đích. Đó không chỉ là nghĩa vụ pháp lý, mà còn là yếu tố giúp xây dựng niềm tin và sự tôn trọng của người tham dự đối với những người làm sự kiện.
Ngoài ra, các thông tin khác chi tiết về sự kiện như kế hoạch thực hiện sự kiện, ngân sách, chi phí, các hợp đồng, dữ liệu khảo sát,… cũng nên được chú trọng bảo mật nếu cần thiết. Việc này giúp nhà tổ chức ngăn chặn các hình thức lừa đảo và tấn công xấu. Các thông tin về lịch trình, tài chính và kế hoạch tổ chức sự kiện có thể trở thành cơ hội cho những kẻ xấu mạo danh, thực hiện hành vi lừa đảo. Điều này không chỉ ảnh hưởng trực tiếp đến sự kiện đang diễn ra, mà còn có thể tác động xa hơn đến các sự kiện trong tương lai.
Mức độ bảo mật trong các loại sự kiện
Tùy vào từng quy mô, tính chất, các sự kiện khác nhau sẽ yêu cầu mức độ bảo mật các thông tin khác nhau. Đôi khi có những sự kiện yêu cầu mức độ bảo mật rất ít, thậm chí là không yêu cầu bảo mật.
Tuy nhiên một số sự kiện như sau cần đặc biệt chú trọng đến khía cạnh giữ kín thông tin:
- Sự kiện chính trị và hội thảo quốc tế: Các sự kiện này có các thông tin thảo luận liên quan đến vấn đề chính trị, quốc tế, chính sách… mang tính quốc gia. Đây đều là những thông tin quan trọng và nhạy cảm cần đảm bảo được giữ kín.
- Hội thảo và hội nghị chuyên sâu: Đây là các sự kiện thường thu hút chuyên gia, đại diện doanh nghiệp, những có kiến thức chuyên sâu tham dự. Do vậy, các thông tin trong sự kiện này cần được bảo mật để tránh việc bị lộ những chiến lược quan trọng hoặc gây ra cạnh tranh không lành mạnh.
- Các cuộc thi, giải đấu: Bao gồm việc bảo mật các thông tin về kế hoạch thi đấu, đội hình, chiến thuật và thông tin cá nhân vận động viên/ thí sinh, kết quả trước khi công bố…
- Sự kiện từ thiện và gây quỹ: Trong các sự kiện này, thông tin về người ủng hộ, số tiền ủng hộ, mục tiêu của quỹ,… cần được bảo mật để tránh bị lạm dụng thông tin tài chính, đồng thời bảo vệ quyền riêng tư của người tham gia. Tuy nhiên, đối với những chương trình đòi hỏi tính công khai minh bạch, các nhà tổ chức cần khéo léo che/ẩn đi các thông tin cá nhân nếu chưa được người ủng hộ đồng ý công khai.
Đặc biệt, với sự phát triển ngày càng lớn mạnh của các phương tiện truyền thông, ngành giải trí và văn hóa thần tượng, mức độ bảo mật thông tin đối với các sự kiện có nghệ sĩ nổi tiếng trình diễn thường đòi hỏi cao hơn mức bình thường. Thực tế, đã có không ít câu chuyện xoay quanh vấn đề nghệ sĩ và nỗi ám ảnh mang tên “fan cuồng”. Những người này có rất nhiều cách để lấy được thông tin lịch trình, thông tin cá nhân của các nghệ sĩ.
Bởi vậy. sức ảnh hưởng của nghệ sĩ càng lớn, bài toán bảo mật thông tin trong các sự kiện càng là một thách thức lớn đối với ban tổ chức. Thậm chí những kẻ xấu có rất nhiều cách để phá vỡ hàng rào bảo mật của sự kiện, hoặc giả mạo để lan truyền những thông tin sai sự thật.
Điển hình sau thành công lớn của concert BLACKPINK Hà Nội cuối tháng 7 vừa qua, một cá nhân đã mạo danh thành viên ban tổ chức để làm diễn giả tại một trường đại học và chia sẻ về khó khăn trong quá trình tổ chức đêm nhạc. Ngay sau sự việc, ông Phạm Đình Tâm – đại diện IME Việt Nam – đơn vị tổ chức sự kiện đã đính chính cho biết người này không có bất kỳ vai trò gì trong sự kiện và những thông tin được chia sẻ đều là sai sự thật.
Mặc dù ban tổ chức đêm nhạc đã có nhiều lớp bảo mật thông tin về sự kiện cũng như nhóm nhạc đình đám, thực tế thấy rằng vẫn có những rủi ro không lường trước có thể xảy ra. Đây chính là một lời cảnh tỉnh cho các đơn vị tổ chức sự kiện âm nhạc, đặc biệt là các sự kiện quy tụ sao quốc tế có sức hút lớn.
Khắt khe hơn về đảm bảo an toàn thông tin sự kiện
Trước rất nhiều trường hợp rò rỉ thông tin sự kiện dưới đa dạng hình thức tinh vi khác nhau, các đơn vị tổ chức cần chú ý và khắt khe hơn trong công tác bảo vệ thông tin quan trọng của sự kiện.
Đầu tiên, ban tổ chức cần phân tích và xác định những thông tin quan trọng nhất trong sự kiện, bao gồm thông tin cá nhân, thông tin về chương trình, vị trí và tài liệu nhạy cảm. Điều này giúp tập trung bảo mật vào những khía cạnh cần thiết nhất.
Tiếp theo đó là xây dựng chính sách và quy trình bảo mật cụ thể cho nhân viên và các bên liên quan, bao gồm việc quản lý truy cập, sở hữu thông tin, giới hạn chia sẻ thông tin… Các chính sách này cần phải được áp dụng và tuân thủ một cách nghiêm ngặt. Ký thỏa thuận bảo mật thông tin (NDA – Non Disclosure Agreement), sử dụng các phương pháp chứng thực và kiểm tra danh tính người truy cập (thẻ, vòng tay,…) là những cách quản lý phổ biến hiện nay.
Đối với các tài liệu, dữ liệu mật quan trọng, ban tổ chức cần mã hóa và sao lưu trên các thiết bị lưu trữ an toàn. Đặc biệt nên tránh việc để các thông tin nhạy cảm về sự kiện xuất hiện trên các tài liệu cứng. Đồng thời cần kiểm tra và đảm bảo tính bảo mật của hệ thống mạng, phần mềm và cơ sở hạ tầng. Các lỗ hổng bảo mật cần được khắc phục tối đa để tránh những rủi ro tiềm tàng.
Đối với các chương trình có sự tham gia của nghệ sĩ nổi tiếng, thu hút sự quan tâm đông đảo của người hâm mộ và công chúng, ban tổ chức cần giới hạn tối đa các phương tiện ghi hình và chụp ảnh.
Ngoài ra, việc giám sát và theo dõi liên tục các hoạt động liên quan đến công tác bảo mật sẽ giúp phát hiện và xử lý kịp thời các rủi ro có thể xảy ra.
Để tránh những rủi ro trong công tác bảo mật thông tin sự kiện, ban tổ chức cần thực sự chú tâm, quản lý chặt chẽ và tuân thủ các tiêu chuẩn bảo mật. Đối với các cá nhân vi phạm, cần có những quy tắc xử phạt khắt khe tùy theo mức độ vi phạm. Điều này đảm bảo sự kiện được tổ chức một cách an toàn, thành công và tạo nên uy tín cho đơn vị tổ chức sự kiện.
Backstage News
