• Về Backstage News
Thứ Tư, 16/07/2025
  • Đăng nhập
  • Đăng ký
Backstage News - Chuyên trang chia sẻ về nghề tổ chức sự kiện tại Việt Nam
  • Trang chủ
  • Sự Kiện
    • Sự Kiện Quốc Tế
    • Sự Kiện Trong Nước
  • Khám Phá
    • Cuộc Sống Sự Kiện
    • Xu Hướng
    • Độc + Lạ
    • Dập Ghim
  • Người Trong Ngành
  • Lịch Trình
Không có kết quả
View All Result
Backstage News - Chuyên trang chia sẻ về nghề tổ chức sự kiện tại Việt Nam
  • Trang chủ
  • Sự Kiện
    • Sự Kiện Quốc Tế
    • Sự Kiện Trong Nước
  • Khám Phá
    • Cuộc Sống Sự Kiện
    • Xu Hướng
    • Độc + Lạ
    • Dập Ghim
  • Người Trong Ngành
  • Lịch Trình
Không có kết quả
View All Result
Backstage News - Chuyên trang chia sẻ về nghề tổ chức sự kiện tại Việt Nam
Không có kết quả
View All Result

5 lý do vì sao sự kiện vắng người tham dự và giải pháp

hangnmBởi hangnm
27/07/2023
Chuyên mụcCuộc Sống Sự Kiện

Yếu tố người tham dự đông hay ít người có ảnh hưởng rất nhiều đến sự thành công của sự kiện. Vắng khách là vấn đề không mong muốn đối với bất kỳ nhà tổ chức sự kiện nào.

Người tham dự luôn mong muốn được trải nghiệm nhiều điều thú vị hoặc bổ ích tại sự kiện. Vậy những nhà tổ chức cần làm gì để đáp ứng được kỳ vọng đó và thu hút người tham dự, hay ít nhất không khiến cho khách tham gia cảm thấy như vừa bị “mất tiền”? Hãy tham khảo 5 lý do khiến sự kiện vắng khách mà các nhà tổ chức cần tránh trong bài viết dưới đây.

Nội dung

1. Không xác định được khách hàng mục tiêu

Một sự kiện không có đối tượng khán giả mục tiêu thì không khác gì đi trong bóng tối. Khán giả mục tiêu là yếu tố quan trọng giúp định hướng mục đích cho các hoạt động, nội dung chương trình phù hợp để thu hút khán giả đến với sự kiện.

Ví dụ, những sự kiện talkshow chia sẻ kinh nghiệm sẽ thu hút đối tượng khán giả là học sinh sinh viên. Sự kiện ra mắt sản phẩm thu hút sự quan tâm của các doanh nghiệp, đối tác, người tiêu dùng. Các lễ hội âm nhạc nhận được sự ủng hộ, theo dõi lớn từ cộng đồng người hâm mộ và yêu âm nhạc. Hay các chương trình nghệ thuật mang bản sắc văn hóa Việt Nam lại thu hút khách du lịch nước ngoài.

Nếu nhà tổ chức không xác định được đối tượng tham dự, có thể sự kiện sẽ rất ít khán giả. Hoặc nếu sự kiện vẫn thu hút đông đảo người tham dự nhưng không đúng với mục tiêu sự kiện, hiệu quả chuyển đổi cũng không được như kỳ vọng.

Vì vậy, để có thể thu hút được đông đảo khán giả mục tiêu tham gia sự kiện, trước hết, nhà tổ chức cần nắm chắc được đối tượng mục tiêu là ai? Và họ đến tham dự sự kiện vì mong muốn gì?

Sự kiện vắng người tham dự
Nhà tổ chức cần xác định được đối tượng khán giả mục tiêu để đem lại hiệu quả cho sự kiện

Vậy, xác định khán giả mục tiêu như thế nào?

Đầu tiên, tạo ra một bức tranh chân dung tổng thể về khán giả. Đó là các thông tin về:

  • Độ tuổi: Người trung niên, thế hệ Gen-Z hay trẻ em…;
  • Giới tính: Để dự đoán về hành vi và sự quan tâm của họ về sự kiện;
  • Mức thu nhập hoặc đặc thù công việc: Đặc điểm này có thể quyết định đến chủ đề và concept của sự kiện;
  • Một vài đặc điểm khác như nơi sinh sống, sở thích,…

Tiếp theo, tiến hành một số nghiên cứu để hiểu rõ hơn hành vi, đặc điểm của khách hàng mục tiêu. Cụ thể:

  • Khảo sát qua website, các phần mềm khảo sát hoặc bảng câu hỏi trực tiếp;
  • Thực hiện phỏng vấn ở những nơi tập trung nhiều khách hàng mục tiêu như trade show, sự kiện ra mắt sản phẩm,.. và hỏi một vài thông tin về sự quan tâm của họ liên quan đến sự kiện sẽ được tổ chức;
  • Tham khảo mong muốn của một vài nhóm người cụ thể được cho rằng phù hợp với định hướng sự kiện;
  • Tìm hiểu thông tin qua các dữ liệu đã có từ trước.

Từ đó lựa chọn được thời gian, địa điểm tổ chức phù hợp, xây dựng nội dung chương trình hấp dẫn, cách thức và phương tiện truyền thông hiệu quả cũng như giá vé hợp lý cho người tham dự.

2. Không hiểu lý do người tham dự đến sự kiện

Sau khi có được những thông tin cần thiết về chân dung khách tham dự, nhà tổ chức cần tiếp tục giải quyết câu hỏi: “Sự kiện mang lại lợi ích gì cho người tham dự?” và “Vì sao họ nên dành thời gian đến sự kiện này?”

Đây là vấn đề cốt lõi các event planner cần chú tâm. Bởi trong thời đại ngày nay, tất cả những gì khán giả mong muốn là trải nghiệm chứ không đơn thuần còn là hàng hóa, dịch vụ.

Theo một báo cáo khảo sát của Hiệp hội quốc tế về Triển lãm và Sự kiện, được thực hiện trên 8.992 người, đưa ra kết quả về lý do khách mời tham gia sự kiện như sau:

  • 92% người tham gia để học hỏi;
  • 78% quyết định tham gia vì sự kiện và địa điểm phù hợp;
  • 76% muốn tìm kiếm cơ hội giao lưu và kết nối.
Báo cáo lý do người tham dự đến sự kiện
Báo cáo về lý do người tham dự đến các sự kiện (theo IAEE)

Một khi đã hiểu lý do tại sao khách hàng đến tham dự sự kiện, nhà tổ chức chắc chắn sẽ có thể mang đến những trải nghiệm phù hợp và đáp ứng thị hiếu người tham dự.

3. Truyền thông trên mạng xã hội kém hiệu quả

Một trong những lý do lớn khiến sự kiện vắng người tham dự chính là vì họ không biết đến sự kiện hoặc những giá trị họ nhận được trong sự kiện không được thể hiện rõ ràng, hoặc thể hiện sai.

Năm 2019, Google tổ chức một sự kiện hội thảo có chủ đề về bảo mật thông tin và an ninh mạng dành tại Campus London. Trong không gian tổ chức dự kiến đón hơn 200 người, thực tế lại chỉ có gần 20 người xuất hiện. Trong khi đó, rõ ràng đây là một sự kiện có chủ đề hay, được tổ chức bởi một thương hiệu lớn. Sau đó, nhà tổ chức đã tiết lộ rằng vì không có truyền thông, đặc biệt là trên mạng xã hội, nên ít người biết đến, dẫn đến sự cố vắng người tham dự trong sự kiện.

Liz Elfman – người phụ trách truyền thông cho sự kiện này chia sẻ: “Đó là cơn ác mộng của riêng tôi trong một biển ghế trống. Kể từ đó, tôi nhận ra rằng để thu hút người tham dự, điều quan trọng là phải để mọi người thấy được sự tuyệt vời của sự kiện trước khi nó diễn ra.” (theo Eventbrite)

Sự kiện vắng khán giả
Tại Việt Nam năm 2022, một show rap có quy mô lớn nhưng vẫn vắng khán giả đến bất ngờ, mặc dù quy tụ dàn rapper đình đám

Ngày nay, mạng xã hội chính là một trong những công cụ hữu hiệu và phổ biến nhất để truyền thông cho sự kiện. Có khoảng 67% Gen Y hào hứng với sự kiện quảng bá trên mạng xã hội, theo sau là 66% Gen X (theo Billetto).

Social media cũng tiếp cận hai đối tượng trên một cách nhanh chóng, hiệu quả nhất. Theo báo cáo của Sprout Social, khoảng 75% khán giả có khả năng mua vé nếu họ thấy sự kiện trên mạng xã hội.

Một ví dụ điển hình cho sự kiện có chiến lược truyền thông hiệu quả phải kể đến Đại nhạc hội tri ân khách hàng – Viettel Y Fest. Sự kiện được tổ chức nhằm mục đích nâng cao nhận diện thương hiệu và ra mắt sản phẩm di động mới hướng đến khán giả trẻ – thế hệ GenZ.Vì vậy, bên cạnh lựa chọn tổ chức ở không gian công cộng và tích cực truyền thông trên social media về sự góp mặt của nhiều nghệ sĩ nổi tiếng, Viettel còn tổ chức chuỗi hành trình trải nghiệm đa điểm chạm tại nhiều trường Đại học và các điểm công cộng. Hoạt động này nhằm lan tỏa thông điệp và thu hút sự quan tâm đến đúng đối tượng mục tiêu. Kết quả là sự kiện đã có hàng ngàn khán giả trẻ tham dự, tạo ra thảo luận lớn trên mạng xã hội giúp Y Fest lọt top 10 sự kiện nổi bật trên mạng xã hội tháng 5/2023 vừa qua.

Sự kiện thu hút nhiều khán giả tham dự
Đại nhạc hội Y Fest nằm trong top 10 sự kiện được thảo luận nhiều nhất trên mạng xã hội tháng 5/2023 (theo BSI)

Tuy nhiên, khi truyền thông trên mạng xã hội, ban tổ chức cũng cần chú ý đến việc lựa chọn nội dung truyền tải. Nếu thông điệp đưa ra không phù hợp sẽ khiến sự kiện càng thất bại hơn. Ví dụ như năm 2018, hãng thời trang H&M đã phải lên tiếng xin lỗi sau khi chiến dịch quảng bá “The coolest monkey in the jungle” (tạm dịch: Chú khỉ ngầu nhất trong rừng) của thương hiệu này bị cho rằng phân biệt chủng tộc.

Ngoài ra, cũng cần có kế hoạch về nội dung và ngân sách truyền thông một cách phù hợp.

4. Sự kiện thiếu sự độc đáo

Có thể nói, đây là chìa khóa mang lại thành công của một sự kiện. Bởi vì ngành sự kiện cạnh tranh rất khốc liệt. Nếu nhà tổ chức không có những ý tưởng mới lạ thì sẽ sớm bị đào thải.

Tất nhiên, độc đáo không có nghĩa là một sự sáng tạo mới hoàn toàn, mà đó có thể là cách thể hiện mới của những ý tưởng cũ. Ngoài ra, cách tổ chức, thực hiện sự kiện như thế nào cũng là yếu tố quan trọng gây ấn tượng cho người tham gia.

Ví dụ như Tomorrowland – một trong những lễ hội âm nhạc lớn nhất thế giới thành công bởi những concept sân khấu sự kiện độc đáo mỗi năm. Trong khi đó, concert “Show của Đen” của nam rapper Đen Vâu lại khiến khán giả “vỡ òa” bởi những giá trị tử tế và chân thành về âm nhạc, con người và nội dung chương trình.

Sự kiện thu hút người tham dự
Sân khấu chính của Tomorrowland 2023 mang tên “Arcadiana” như một tòa lâu đài vươn tới tận trời xanh.

Một số cách giúp tạo ra các ý tưởng độc đáo cho sự kiện:

  • Tìm chủ đề hấp dẫn cho sự kiện: Cảm hứng có thể tìm thấy từ tất cả mọi thứ diễn ra xung quanh, chỉ cần thả lỏng cho trí tưởng tượng bay bổng hơn. Ngoài ra, event planner có thể tìm thêm ý tưởng từ các website, diễn đàn, blog về sự kiện, hay các trang web nghệ thuật như pinterest,…
  • Sử dụng công nghệ để mang lại nhiều trải nghiệm hơn: Ngày nay, có rất nhiều công nghệ trong sự kiện để làm khán giá phải trầm trồ như các loại thực tế ảo (VR, AR, MR, XR), mapping, 3D mapping, hologram,…

5. Không hiểu Định luật Murphy trong tổ chức sự kiện

Định luật MurphyTại sao các event planner nên tìm hiểu định luật Murphy và áp dụng trong kế hoạch tổ chức sự kiện của mình? Bởi vì kế hoạch sự kiện sẽ luôn cần đi kèm với kế hoạch quản trị rủi ro. Tức là sẽ có nhiều sự cố ngoài ý muốn có thể xảy ra trong suốt quá trình diễn ra sự kiện. Vì thế nhà tổ chức phải luôn đánh giá rủi ro, lường trước được các tình huống và có kế hoạch dự phòng hợp lý.

Một vài rủi ro tiềm tàng trong các sự kiện như:

  • Thời tiết: Thời tiết xấu luôn là ác mộng của đa số người làm sự kiện. Nếu có khả năng chuyển được sự kiện vào trong nhà, hãy thông báo cho tất cả người tham dự. Nếu phải hủy, cần đưa ra ngày lịch dời sự kiện chuẩn xác hoặc chính sách hoàn tiền cho khách tham gia. Sử dụng nền tảng bán vé trực tuyến sẽ giúp bạn tiết kiệm được thời gian cũng như chi phí khi những trường hợp này xảy ra.
  • Sự kiện có đông người hơn dự kiến: Vậy để tránh “vỡ trận”, ban tổ chức cần sắp xếp nhân sự quản lý, hướng dẫn luồng di chuyển kịp thời. Thậm chí trước đó ban tổ chức sẽ phải tính toán tới phương án giới hạn lượng vé hoặc chuyển sang địa điểm có sức chứa lớn hơn.
  • Không có khách tham gia: đây là kịch bản không ai muốn xảy ra, đặc biệt là với sự kiện kén khách. Vì thế cần theo dõi hết sức sát sao về việc bán vé, sử dụng các công cụ bán vé online, để có điều chỉnh hợp lý và kịp thời nhất.
Xem thêm các rủi ro khác thường xảy ra trong sự kiện tại bài viết này.

Trên đây là một số lý do khiến sự kiện vắng khách, thậm chí gọi là thất bại. Hi vọng, các nhà tổ chức sẽ tránh được những lỗi đáng tiếc để mang đến những sự kiện thật thành công và thu hút đông đảo người tham dự.

Backstage News

Nguồn: Tổng hợp

Tags: Giải pháp tổ chức sự kiệnTổ chức sự kiện chuyên nghiệp
Bài trước

Không hủy concert BLACKPINK tại Hà Nội, dự kiến có khoảng 67.000 khán giả

Bài tiếp theo

Đột phá kỹ thuật dàn dựng sân khấu truyền thống trong Beyoncé’s Renaissance World Tour

Bài viết liên quan

youtube xóa top trending
Cuộc Sống Sự Kiện

YouTube xóa bỏ Top Trending: Cơ hội hay thách thức cho ngành công nghiệp âm nhạc?

14/07/2025

Ngày 11/7 vừa qua, YouTube chính thức công bố sẽ xoá bỏ tab Top Trending (hay còn gọi là tab “Thịnh hành”) trên toàn cầu từ ngày...

Xem thêm
Cuộc Sống Sự Kiện

Quản lý đám đông – Bật mí cách điều phối dòng người tại các sự kiện lớn

10/07/2025

Khi các lễ hội âm nhạc, buổi hòa nhạc và sự kiện thể thao ngày càng phát triển về quy mô và lượng người tham dự, việc...

Xem thêm
9 tips lưu ý chụp ảnh sự kiện
Cuộc Sống Sự Kiện

9 tips cần nhớ khi chụp ảnh tại sự kiện

04/07/2025

Bất kỳ ai cũng có thể giơ điện thoại lên và ghi lại vài tấm ảnh tại một buổi concert hay hội thảo. Nhưng để chụp được...

Xem thêm
Defqon 1 xây dựng cộng đồng fan 2
Cuộc Sống Sự Kiện

Defqon.1 – Hành trình xây dựng cộng đồng âm nhạc bền vững bằng bản sắc

01/07/2025

Defqon.1 thêm một lần nữa đón chào đón hơn 65.000 khán giả đổ về Biddinghuizen (Hà Lan). Đánh dấu năm thứ 3 liên tiếp, lễ hội âm...

Xem thêm
sân khâu tour diễn Circus Maximus của travis scott 8
Cuộc Sống Sự Kiện

Sân khấu tour diễn Travis Scott: “Thế giới hậu tận thế” hỗn loạn và điên cuồng

27/06/2025

Sau khi chính thức khởi động từ cuối năm 2023, tour diễn Circus Maximus của Travis Scott đã nhanh chóng khẳng định vị thế là một trong...

Xem thêm
Cuộc Sống Sự Kiện

Logistics concert là gì và vì sao quyết định sự thành bại của một tour lưu diễn?

26/06/2025

Logistics concert bao gồm toàn bộ các công việc liên quan đến việc lập kế hoạch, phối hợp và vận chuyển thiết bị, con người và các...

Xem thêm
Cuộc Sống Sự Kiện

Nhìn thấy điều gì từ việc VPBank mời G-Dragon: Khi concert không chỉ là “một cuộc chơi PR”

26/06/2025

VPBank không đơn thuần mời “ông hoàng Kpop” G-Dragon biểu diễn – họ biến concert thành một phễu chuyển đổi toàn diện. Đến thời điểm hiện tại,...

Xem thêm
Cuộc Sống Sự Kiện

Màn hình LED tại các sự kiện ngoài trời: Làm sao sống sót giữa mưa bão khắc nghiệt?

19/06/2025

Tại những sự kiện ngoài trời quy mô lớn, màn hình LED không chỉ là thiết bị hiển thị mà còn là trung tâm cảm xúc, kết...

Xem thêm
Cuộc Sống Sự Kiện

Concert Anh Trai Vượt Ngàn Chông Gai D5,D6 tiếp tục “trình làng” công nghệ mới

12/06/2025

Trong hai đêm diễn concert Anh Trai Vượt Ngàn Chông Gai D5,D6, khán giả sẽ được chiêm ngưỡng hệ thống RoboSpot Follow System được lắp đặt kết...

Xem thêm
Cuộc Sống Sự Kiện

Tour diễn Wasteland Realm của Trần Sở Sinh: “Tác phẩm nghệ thuật” hoành tráng

11/06/2025

Một lần nữa, Trần Sở Sinh - nghệ sĩ tiên phong trong làn sóng nghệ thuật trình diễn châu Á đã khiến nhiều người thán phục với...

Xem thêm
Xem thêm
Bài tiếp theo

Đột phá kỹ thuật dàn dựng sân khấu truyền thống trong Beyoncé's Renaissance World Tour

  • Trang chủ
  • Sự Kiện
  • Khám Phá
  • Người Trong Ngành
  • Lịch Trình

Backstage News TRANG MẠNG XÃ HỘI NGÀNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN TẠI VIỆT NAM
Địa chỉ văn phòng: 43A Vạn Phúc, Kim Mã, Ba Đình, Hà Nội
Email: hello@backstage.vn
Hotline: (+84)8 1800 6389
Bản quyền thuộc về Công ty CP Truyền thông & Sự kiện Backstage, giấy phép ĐKKD số 0108104540 do Sở KH&ĐT Hà Nội cấp ngày 26/12/2017.
Giấy phép MXH số 62/GP-BTTTT ký ngày 18/03/2024.
DMCA.com Protection Status

Không có kết quả
View All Result
  • Đăng nhập
  • Đăng Ký
  • Trang chủ
  • Sự Kiện
    • Sự Kiện Trong Nước
    • Sự Kiện Quốc Tế
  • Khám Phá
    • Cuộc Sống Sự Kiện
    • Xu Hướng
    • Độc + Lạ
    • Dập Ghim
  • Người Trong Ngành
  • Lịch Trình
  • Về Backstage News

Backstage News TRANG MẠNG XÃ HỘI NGÀNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN TẠI VIỆT NAM
Địa chỉ văn phòng: 43A Vạn Phúc, Kim Mã, Ba Đình, Hà Nội
Email: hello@backstage.vn
Hotline: (+84)8 1800 6389
Bản quyền thuộc về Công ty CP Truyền thông & Sự kiện Backstage, giấy phép ĐKKD số 0108104540 do Sở KH&ĐT Hà Nội cấp ngày 26/12/2017.
Giấy phép MXH số 62/GP-BTTTT ký ngày 18/03/2024.
DMCA.com Protection Status

Chào Mừng!

Đăng nhập vào tải khoản của bạn

Quên mật khẩu? Đăng Ký

Tạo Tài Khoản Mới

Điền vào các mẫu dưới đây để đăng ký

Không để trống các trường. Đăng Nhập

Lấy lại mật khẩu

Vui lòng nhập tên đăng nhập hoặc địa chỉ email để đặt lại mật khẩu của bạn.

Đăng Nhập