5 lý do vì sao sự kiện vắng khách và giải pháp

Khi đến tham dự sự kiện, người ta luôn mong muốn sẽ được trải nghiệm nhiều điều thú vị hoặc bổ ích. Vậy những nhà tổ chức sự kiện cần làm gì để đáp ứng được kỳ vọng đó hay ít nhất không khiến cho khách tham gia cảm thấy như vừa bị mất tiền? Đừng quên tham khảo 5 lý do cần tránh khi tổ chức sự kiện như sau:

1. Không xác định được khách hàng mục tiêu

Điều này giống như là bạn đang mò mẫm tìm đường đi trong bóng tối. Có thể lấy một tình huống ví dụ như sau: bạn đang tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm là một phần mềm quản trị tuyệt vời. Sự kiện diễn ra tốt đẹp, rất nhiều khách tham gia, nhưng, tất cả đều là sinh viên quản trị kinh doanh hoặc là các trưởng phòng nhỏ, chỉ duy nhất có một giám đốc marketing tham dự chương trình.

Vậy vấn đề ở đây là gì?

Khách hàng mục tiêu mà sự kiện cần hướng tới là các quản lý cấp cao, có khả năng đưa ra quyết định sử dụng phần mềm quản trị cho doanh nghiệp chứ không phải là những sinh viên hay các nhân viên không nắm quyền điều hành. Bài học ở đây là trước khi tổ chức sự kiện, phải nắm chắc được đối tượng khách hàng mục tiêu là ai.

Xác định khách hàng mục tiêu như thế nào?

• Tạo ra một bức tranh chân dung tổng thể về khách hàng

Đây là phương pháp phổ biến trong marketing. Bằng cách này, bạn sẽ hình dung được chi tiết về khách hàng tham gia trong sự kiện với một số đặc điểm như:

1. Tuổi: Đối tượng tham gia là người trung niên hay thế hệ Gen-Z,…

2. Khách hàng mục tiêu của sự kiện là nam hay nữ

3. Mức thu nhập hoặc mô tả công việc: Đặc điểm này ảnh hưởng đến mức độ sang trọng hay tinh tế của sự kiện

Một vài đặc điểm khác như nơi sinh sống, sở thích, vân vân

• Tiến hành một số nghiên cứu

Để hiểu rõ hơn hành vi, đặc điểm của khách hàng mục tiêu, bạn có thể thực hiện một số nghiên cứu như:

1. Khảo sát: qua website, các phần mềm khảo sát hoặc bảng câu hỏi trực tiếp

2. Phỏng vấn: thực hiện ở những nơi tập trung nhiều khách hàng mục tiêu của bạn, như trade show, sự kiện ra mắt sản phẩm,..hỏi một vài thông tin như: mong muốn gì ở sự kiện của bạn,..

3. Một vài nhóm người cụ thể mà bạn cho rằng phù hợp với định hướng sự kiện.

4. Tìm hiểu thông tin qua các dữ liệu đã có từ trước

2. Không hiểu lý do tham dự sự kiện của khách hàng

Sau khi có được những thông tin cần thiết về insight của khách hàng, câu hỏi tiếp theo cần giải quyết là “sự kiện của bạn mang lại cho khách hàng lợi ích gì?” và “vì sao họ lại phải bỏ thời gian để tham gia sự kiện?”

Đây là vấn đề cốt lõi đầu tiên các event planner cần chú tâm bởi trong thời đại ngày nay, tất cả những gì khách hàng mong muốn là sự trải nghiệm chứ không còn là hàng hóa, dịch vụ.

Theo một khảo sát về lý do tham gia sự kiện, thực hiện trên 8992 người thì kết quả như sau:

• 92% người tham gia để học hỏi
• 78% quyết định tham gia do địa điểm phù hợp
• 76% muốn tìm kiếm cơ hội giao lưu và kết nối

Đừng quên ghi nhớ các số liệu trên để tạo ra sự kiện “phù hợp” và đáp ứng thị hiếu của khách tham dự.

3. Truyền thông trên mạng xã hội kém

Ngày nay, mạng xã hội chính là một trong những công cụ hữu hiệu nhất để truyền thông cho sự kiện của bạn, đặt biệt nếu khách tham dự mục tiêu thuộc nhóm millennials. Khoảng 67% Gen Y sẽ hào hứng với sự kiện quảng bá trên mạng xã hội và theo sau là 66% Gen X.

Đây cũng là cách nhanh chóng, hiệu quả để tiếp cận hai đối tượng khách này. Theo Sprout Social, khoảng 75% có khả năng sẽ mua vé nếu họ thấy sự kiện đăng trên mạng xã hội.

Vì thế, đừng đánh giá thấp sức mạnh của kênh truyền thông này.

Một sự kiện dành cho doanh nghiệp của Google diễn ra tại Campus London về chủ đề bảo mật thông tin và an ninh mạng. Nghe đến đến bạn đã có thể mường tượng được sức hút của sự kiện bởi thương hiệu lớn, nội dung hay, chắc chắn sẽ có nhiều người tham gia.

Nhưng không.

Chỉ có 18 người tham dự và nghe các bài thuyết trình cực đỉnh từ Google. Lý do vì sao ư? Vì không có truyền thông, đặc biệt là trên mạng xã hội, nên ít người biết đến thôi.

Do đó, đừng chủ quan mà hãy đặt nhiều công sức và ngân sách để quảng bá sự kiện nhé.

Nhưng, hãy cẩn thận lựa chọn nội dung truyền tải chứ đừng đưa ra những thông điệp ngớ ngẩn khiến sự kiện càng thất bại hơn.

Lấy ví dụ như hashtag #speechwriter của Starbucks hay “Coolest Monkey in the Jungle” của HM là ví dụ minh họa nổi tiếng về việc thất bại trong việc chọn thông điệp, hình ảnh quảng cáo trên mạng xã hội

4. Thiếu sự độc đáo

Tất nhiên, không phải lúc nào cũng tìm ra những ý tưởng sáng tạo và độc đáo của sự kiện, nhưng đây mới chính là chìa khóa mang lại thành công. Bởi vì trong ngành sự kiện, cạnh tranh rất khốc liệt. nếu bạn không có ý tưởng thì bạn sớm bị đào thải.

Tất nhiên, đôi khi không phải độc đáo có nghĩa là một sự sáng tạo mới hoàn toàn, mà đó có thể là cách thể hiện mới của những ý tưởng cũ và cách bạn lập kế hoạch, thực hiện sự kiến như thế nào cũng là yếu tố quan trọng gây ấn tượng cho người tham gia.

World’s Biggest Coffee Morning – Một hoạt động gây quỹ thành công ủng hộ người bị bệnh ung thư, thực hiện bởi Macmillan Cancer Support, gây quỹ bằng cách cho phép mọi người tổ chức bữa sáng cà phê với gia đình, bạn bè, đồng nghiệp.

Trong lúc đó, hai lễ hội âm nhạc là Safe as Milk or Down to the Woods Festival phải hủy do số lượng vé bán ra quá ít, lý do đơn giản là dàn line-up lặp đi lặp lại đến nhàm chán đã không còn đủ sức thu hút khán giả đến xem chương trình.

Nếu bạn muốn tìm kiếm các ý tưởng độc đáo… hãy thử một vài cách sau:

• Tìm chủ đề hay ho cho sự kiện

Tìm cảm hứng từ tất cả mọi thứ diễn ra xung quanh bạn, thả cho trí tưởng tượng bay bổng hơn. Và tìm thêm ý tưởng từ các website, diễn đàn, blog về sự kiện như Event Manager Blog.

Tip:Thử tìm một vài ý tưởng chủ đề sự kiện trong này xem saoHow To Choose an Event Theme (And What to Include)

• Sử dụng công nghệ để mang lại nhiều trải nghiệm hơn cho người tham dự

Ngày nay, có cực kì nhiều công nghệ trong sự kiện để làm khán giá phải trầm trồ như các loại thực tế ảo (VR, AR, MR, XR), mapping, hologram,… Mời khách tham gia bỏ phiếu về một chủ đề nào đó và hiển thị kết quả trên màn hình lớn chẳng hạn

Tip: tham khảo các bài viết trong chuyên mục công nghệ đểtìm thêm thông tin và cảm hứng về các công nghệ này nhé .

5. Không hiểu Định luật Murphy

The Fyre Festival là minh chứng sống động cho việc sự kiện có nhiều tài trợ nhưng vẫn thất bại, lý do đơn giản là lập kế hoạch không tốt.

Nhưng điều đó cũng không có nghĩa là kế hoạch tốt thì sự kiện thành công.

Các event planner nên tìm hiểu định luật Murphy: “Nếu có hai hay nhiều cách để làm một việc gì và một trong các tình huống có thể dẫn đến thảm họa thì sự việc thường xảy ra theo chiều-hướng đó” (If there are two or more ways to do something, and one of those ways can result in a catastrophe, then someone will do it).

Tức là: sẽ có nhiều khoảnh khắc ngoài ý muốn xảy ra trong suốt quá trình diễn ra sự kiện vì thế phải luôn đánh giá rủi ro, lường trước được các tình huống, có kế hoạch dự phòng hợp lý.

Một vài rủi ro tiềm tàng như:

• Thời tiết: Thời tiết xấu luôn là ác mộng của đa số người làm sự kiện. Nếu có khả năng chuyển được sự kiện vào trong nhà, hãy thông báo cho tất cả người tham dự. Nếu phải hủy, cần đưa ra ngày lịch dời sự kiện chuẩn xác hoặc chính sách hoàn tiền cho khách tham gia. Sử dụng nền tảng bán vé trực tuyến sẽ giúp bạn tiết kiệm được thời gian cũng như chi phí khi những trường hợp này xảy ra.
• Sự kiện có đông người hơn dự kiến: Vậy để tránh “vỡ trận” thì phải sắp xếp nhân sự quản lý, hướng dẫn luồng di chuyển. Thậm chí phải tính phương án giới hạn vé hoặc chuyển sang địa điểm có sức chứa lớn hơn.
• Không có khách tham gia: đây là kịch bản không ai muốn xảy ra, đặc biệt là với sự kiện kén khách. Vì thế cần theo dõi hết sức sát sao về việc bán vé, sử dụng các công cụ bán vé online, để có điều chỉnh hợp lý và kịp thời nhất.

Xem thêm các rủi ro khác thường xảy ra trong sự kiện tại bài viết này

Trên đây là một số lý do sự kiện vắng khách, thậm chí gọi là thất bại. Hi vọng, bạn sẽ tránh được những lỗi đáng tiếc để tổ chức nên những sự kiện thật thành công và thu hút khách.

Nguồn: billetto