Nếu bạn là người lập kế hoạch sự kiện đang tìm cách cải thiện tính bền vững của sự kiện, thì hãy xem những cách bạn có thể ứng dụng công nghệ để tổ chức sự kiện bền vững sau.
Ngành sự kiện đang dần học cách tiếp cận tích hợp để tổ chức các sự kiện thân thiện với môi trường hơn, từ giảm thiểu và tái chế chất thải đến lựa chọn và sử dụng các dịch vụ bền vững, v.v. Một cách hiệu quả giúp tăng tính bền vững của sự kiện chính là ứng dụng công nghệ sẵn có và sẵn sàng đón nhận những thay đổi công nghệ mới.
Nội dung
Thay thế giấy bằng ứng dụng di động & kỹ thuật số
Ứng dụng công nghệ di động và kỹ thuật số là một trong những loại công nghệ dễ áp dụng nhất.
Bạn có thể lựa chọn ứng dụng di động và kỹ thuật số để thúc đẩy tính bền vững theo nhiều cách khác nhau:
- Sử dụng các ứng dụng di động như Evernote, Google Keep, OneNote,… trong việc tạo danh sách nhiệm vụ, theo dõi tiến độ, đặt thời hạn thay vì sử dụng giấy;
- Giảm giấy bằng cách đưa tất cả thông tin sự kiện ở dạng kỹ thuật số vào một nền tảng mà khách cũng dễ dàng truy cập (ví dụ nền tảng website);
- Tạo thiệp mời điện tử đối với các sự kiện có các khách mời ;
- Mã QR thay thế các vé check-in, hóa đơn thanh toán, tài liệu quảng cáo,… (Bạn có thể tham khảo các ứng dụng QR Code Tiger, My QR Code,…);
- Sử dụng biểu mẫu điện tử (digital form) trong việc lấy thông tin, khảo sát người tham dự (ví dụ Google Form).
Ứng dụng thực tế tăng cường (AR) & thực tế ảo (VR)
Thực tế ảo và thực tế tăng cường là một số phát triển công nghệ thú vị, thường được ứng dụng trong các sự kiện ra mắt sản phẩm, thương hiệu, triển lãm hoặc hội thảo.
Công nghệ này giúp tái hiện những hình ảnh về sự kiện một cách trực quan, sinh động và mang đến cho khách hàng những trải nghiệm tốt nhất.
Ứng dụng AR/VR có thể thúc đẩy tính bền vững của sự kiện theo nhiều cách khác nhau.
- Công nghệ này cho phép những người tham dự hình dung về sản phẩm hoặc đến trải nghiệm sự kiện tại nhà thay vì phải di chuyển trực tiếp đến địa điểm tổ chức;
- Nhà tổ chức có thể dễ dàng tạo những trải nghiệm từ xa cho khách hàng và người tham gia thay vì phải sử dụng thêm không gian sự kiện, năng lượng, phương tiện vận chuyển, v.v. cho sản phẩm thực;
- AR cũng có thể được sử dụng để nâng cao trải nghiệm người tham dự.
Thông qua công nghệ AR và VR, nhà tổ chức có thể giúp sự kiện của mình trở nên bền vững hơn nhờ việc giảm thiểu các hoạt động trực tiếp tại điểm, giảm thiểu khí thải và rác thải vật lý sau sự kiện.
Tổ chức sự kiện từ xa/ sự kiện kết hợp
Tổ chức sự kiện ở dạng kết hợp hoặc từ xa không chỉ có thể giúp nhà tổ chức lập kế hoạch ít hơn rất nhiều mà còn giúp sự kiện thân thiện với môi trường hơn. Những tiến bộ trong các nền tảng phát trực tuyến và gọi điện video trực tuyến đã cho phép nhà tổ chức thực hiện điều đó.
Thông qua ứng dụng công nghệ này, dấu chân môi trường của những người tham dự sẽ nhỏ hơn vì chúng sẽ không chịu tác động của phương tiện giao thông. Đồng thời việc lãng phí thực phẩm và sử dụng năng lượng sẽ tự nhiên bị loại bỏ.
Hiện nay, đã có nhiều các nền tảng sự kiện trực tuyến mới được thiết kế. Các nền tảng này với nhiều tính năng bổ sung giúp tối ưu hóa trải nghiệm người dùng hơn các ứng dụng phát trực tiếp.
Ngoài các ứng dụng công nghệ quen thuộc như Skype, Google Handout, … thì một số nền tảng mới như Zoom, ClickMeeting, Cisco WebEx, … cũng sẽ mang lại trải nghiệm thú vị cho khán giả và cũng là một trong những nền tảng hàng đầu trong việc tổ chức sự kiện online.
Ứng dụng công nghệ khuyến khích di chuyển bền vững
Vận chuyển và hậu cần có thể có tác động rất lớn đến lượng năng lượng mà sự kiện của bạn sử dụng và lượng CO2 tạo ra.
Có rất nhiều cách ứng dụng công nghệ giúp nhà tổ chức có thể giảm thiểu điều này:
- Sử dụng các ứng dụng đặt xe nhằm khuyến khích các cá nhân (nhân viên, người tham dự) hỗ trợ đi chung xe và chia sẻ taxi di chuyển đến sự kiện;
- Khuyến khích lựa chọn các hãng xe taxi điện nhằm giảm thiểu khí thải ra môi trường;
- Ứng dụng các công cụ công nghệ tiếp thị như Email Marketing để truyền thông khuyến khích tới người tham dự về các hình thức di chuyển bền vững tới sự kiện.
Ứng dụng công nghệ giúp giảm năng lượng tại điểm
Một địa điểm bền vững giúp tạo nên một sự kiện bền vững. Khi nghiên cứu địa điểm, nhà tổ chức cần lưu ý một số thông tin như:
- Địa điểm có sử dụng các nguồn năng lượng tái tạo không?
- Địa điểm có sử dụng ánh sáng năng lượng thấp không?
- Địa điểm có thể lắp đặt các công nghệ thông minh để biết lượng năng lượng đang được sử dụng không?
Nhiều tổ chức đã sử dụng các giải pháp công nghệ thông minh để tạo ra các địa điểm ‘xanh hơn’. Họ sử dụng công nghệ để giảm thiểu việc sử dụng tài nguyên và tìm giải pháp thay thế cho năng lượng xanh, chẳng hạn như các tấm pin mặt trời.
Các nhà hoạch định sự kiện có thể tạo ra một sự kiện bền vững hơn bằng cách chọn một địa điểm sử dụng các giải pháp công nghệ bền vững như vậy.
Ứng dụng công nghệ giúp giảm thiểu lãng phí thực phẩm
Phục vụ ăn uống tại sự kiện có thể tạo ra một lượng lớn chất thải.
Tuy nhiên, với việc áp dụng những công nghệ tiên tiến trong lập kế hoạch, nhà tổ chức có thể làm cho tác động môi trường từ thực phẩm sự kiện nhỏ hơn rất nhiều:
- Ứng dụng các biểu mẫu điện tử (digital form) yêu cầu người tham dự điền thông tin chi tiết về sở thích ăn uống của họ và đánh giá xem họ có khả năng ăn và uống bao nhiêu để có cái nhìn chính xác hơn về lượng thực phẩm sẽ cần.
- Làm việc với những nhà cung cấp sử dụng công nghệ tạo ra thực phẩm hữu cơ và theo mùa. Tương tự, làm việc với những người cung cấp thực phẩm sử dụng các công cụ kỹ thuật số để giảm thiểu chất thải nhà bếp.
Sự kết nối giữa công nghệ và các sự kiện bền vững đang ngày càng phát triển.Vào năm 2022, công nghệ đã nâng cao và cung cấp cho các nhà tổ chức sự kiện các công cụ để mang lại trải nghiệm toàn diện và sáng tạo, đồng thời giảm lượng khí thải carbon từ sự kiện.
>> Đọc thêm: Sự kiện bền vững hiện nay quan trọng hơn bao giờ hết!
Backstage VN
