10 bài học từ sự kiện nội bộ cho 4000 nhân viên của Twitter

Trước đây, tổ chức sự kiện nội bộ cho doanh nghiệp đôi khi bị coi là hoạt động gây tốn kém và không đem lại lợi ích hay lợi nhuận gì đáng kể cho công ty. Tuy nhiên, trong những năm gần đây khi đối tượng người lao động đang trẻ dần với sự tham gia của thế hệ Millennials (người sinh ra từ khoảng năm 1980 đến những năm đầu thập niên 2000), các doanh nghiệp đã phải nhìn nhận lại vấn đề này.

Thế hệ Millennials khao khát được lan tỏa những giá trị chung và xây dựng một cộng đồng gắn bó, hạnh phúc tại nơi làm việc. Các sự kiện nội bộ không chỉ khiến cho nhân viên cảm thấy hứng thú, có động lực làm việc tích cực hơn sau những ngày mệt mỏi mà còn giúp Ban lãnh đạo lan truyền đi những thông điệp quan trọng của công ty tới từng người, biến chúng thành hành động cụ thể.

Mới đây, sự kiện nội bộ mang tên “OneTeam” của Twitter đã thực hiện thành công những mục tiêu này. Chương trình được tổ chức tại Houston với sự hưởng ứng của hơn 4000 nhân viên (hay còn được gọi là các Tweeps). Mỗi người tham gia sự kiện sẽ đăng tải các dòng tweet chia sẻ về mọi khía cạnh khác nhau của sự kiện. Thông qua đó, không chỉ những CBNV Twitter mà cả cộng đồng mạng cũng thấy được sự cam kết, thái độ và hành động của nhân viên Twitter dành cho công việc.

Sứ mệnh của sự kiện

Phát ngôn viên của Twitter chia sẻ: “Đội ngũ Tweeps đã có mặt ở Houston để thảo luận về mục đích, các nguyên tắc và phương pháp hoạt động tốt nhất khi làm việc nhóm trên quy mô toàn cầu. Thông qua sự kiện, chúng tôi hy vọng sẽ tiếp tục xây dựng thành công một đội ngũ nhân sự đa dạng trên toàn cầu với tầm nhìn chung là phục vụ giao tiếp cộng đồng”.

Nhìn vào chương trình này, có rất nhiều ý tưởng về sự kiện nội bộ cho doanh nghiệp mà chúng ta có thể tận dụng trong tương lai.

1. Ưu tiên sự đa dạng và tinh thần tập thể

How does a global company put diversity and inclusion front and center? That’s how. #OneTeam #UntilWeAllBelong pic.twitter.com/njSHABMY1U

— James Loduca (@JamesLoduca) January 14, 2020

Twitter đã coi đội ngũ nhân sự là đối tượng trung tâm của sự kiện này. Việc gọi tên CBNV chung là các Tweeps là ý tưởng tuyệt vời để xóa nhòa khoảng cách giữa những người có xuất phát điểm, năng lực khác nhau và giúp họ luôn cảm thấy được chào đón tại Twitter.

Bài học: Khiến mọi người cảm thấy họ được công nhận và có giá trị sẽ tạo ra sức ảnh hưởng nhất định, đặc biệt là đối với các nhân viên không thuộc những bộ phận nòng cốt và thường cảm thấy không được coi trọng trong công ty Các sự kiện nội bộ làm được điều này sẽ khiến CBNV cảm thấy gắn kết với doanh nghiệp nhiều hơn, gia tăng động lực làm việc và cống hiến.

2. Lựa chọn diễn giả là KOL bên ngoài công ty

Hiển nhiên, một diễn giả chuyên nghiệp sẽ giúp bạn thu hút được sự chú ý của mọi người vào sự kiện. Một trong những cách tốt nhất để chọn diễn giả có sức ảnh hưởng là những KOL bên ngoài công ty nhưng đại diện cho tầng lớp CBNV – người có thể chia sẻ về những giá trị của nhân sự theo một cách riêng, không giống với các lãnh đạo.

#OneTeam is especially near & dear to me. In 2018 I wasn’t a Tweep, but a speaker at the 1st #OneTeam. I spoke abt the power of marginalized communities on the platform & challenged Twitter to better connect w/ & serve those groups.They took me up on it & now I lead that work?? pic.twitter.com/Eu78063vPE

— God-is Rivera (@GodisRivera) January 13, 2020

God-is Rivera đã được mời trở thành diễn giả của sự kiện OneTeam, dù tại thời điểm đó bà không phải là một Tweep. God-is Rivera đã chia sẻ về sức mạnh của các cộng đồng “những người không quan trọng” trên nền tảng này và thách thức Twitter về việc kết nối hay phục vụ tốt hơn cho nhóm người này. (Twitter là MXH được rất nhiều người nổi tiếng và các chính trị gia dùng để chia sẻ tin tức). Vài tháng sau đó, God-is Rivera trở thành Giám đốc Văn hoá và Cộng đồng trên toàn cầu của Twitter.

3. Chiến thuật sử dụng công nghệ

Chúng ta đều biết sự thật là tất cả các tweet đều sẽ được “gửi lên không gian” (qua hệ thống vệ tinh) trước khi chúng xuất hiện trên màn hình máy tính, điện thoại của những người theo dõi, nhưng key moment này vẫn rất tuyệt vời. Nó mang ý nghĩa rằng nhờ công nghệ (và nhờ cả Twitter nữa), chúng ta có thể kết nối trực tiếp tới bất cứ đâu, kể cả với những người đang ở hành tinh khác.

Bài học rút ra chính là để củng cố những giá trị thương hiệu mà bạn đang hướng tới, hãy tận dụng công nghệ để tạo ra trải nghiệm ấn tượng và tác động đến công chúng. Twitter không chỉ quảng bá sức mạnh công nghệ của mình qua những gì họ đã làm tại sự kiện mà đây còn là giá trị cốt lõi của toàn bộ tổ chức.

4. Lựa chọn địa điểm tổ chức ý nghĩa

Trung tâm vũ trụ Houston là địa điểm lý tưởng cho bất kỳ sự kiện nào. Đặc biệt với sự kết hợp giữa khám phá không gian và công nghệ đã khiến nó trở thành địa điểm không thể phù hợp hơn cho OneTeam.

Việc lựa chọn nơi tổ chức sự kiện thực sự rất quan trọng. Mỗi giá trị riêng về văn hoá, lịch sử, cơ sở hạ tầng hay các tính năng độc đáo của từng địa điểm sẽ mang lại những trải nghiệm giá trị, đáng nhớ và thay đổi nhận thức của người tham gia sự kiện và công chúng.

@leslieberland @Twitter was critical to us sourcing, verifying and sharing timely and accurate information, especially from @HoustonOEM, @SylvesterTurner and @SheriffEd_HCSO during #HurricaneHarvey. If you want to know how we used it, I mentioned it here: https://t.co/SVcBbjCObq

— Grace Rodriguez (@gracerodriguez) January 14, 2020

Là một trang mạng truyền thông xã hội lớn nhất hiện nay, nhiều người trong chúng ta tương tác với Twitter hàng ngày về mọi điều trong cuộc sống thực tế. Twitter từng là công cụ cứu trợ thảm họa, cho phép các tổ chức tại hiện trường cơn bão Harvey xác minh và phổ biến thông tin quan trọng một cách nhanh chóng và cho phép các nạn nhân chia sẻ khẩn cấp vị trí của họ tại Houston.

Maritza and her kids were being saved because of this tweet. This is why we are here in Houston #oneteam #LoveWhereYouWork #WeServePublicConversation #purpose pic.twitter.com/GfWKe8zbuo

— Navey Tang (@naveytang) January 14, 2020

Bằng cách đưa các Tweeps đến Houston và thể hiện vai trò của Twitter đối với người dân địa phương, OneTeam cho phép CBNV nhận thức được giá trị thực sự của họ như một phần của tổ chức.

5. Để lại dấu ấn CSR tại địa điểm tổ chức

Giống như một địa điểm phải cung cấp cho sự kiện những thông tin liên quan đến chủ đề, cách sắp đặt, văn hóa và cơ sở hạ tầng, các sự kiện cũng cần để lại dấu ấn khó quên tại các điểm dừng chân. Việc thu hút nhiều người đến với nơi tổ chức sự kiện sẽ góp phần quảng bá cũng như kêu gọi đầu tư để cải thiện cơ sở hạ tầng hay dịch vụ công cộng tại địa điểm đó.

Had an awesome time meeting the local nonprofits we’re working with in Houston! Shoutout to @KarlRobillard1, @londo_lee and @ElNicoSuave and everyone else for putting it together! #TwitterForGood #OneTeam pic.twitter.com/67eJTaoxKZ

— Evan Sobkowicz (@evansobkowicz) January 14, 2020

Điều này còn hỗ trợ hiệu quả các hoạt động CSR (trách nhiệm xã hội) của tổ chức cũng như tạo mối liên hệ với các nhóm phi lợi nhuận khác ngay tại địa phương đó. Các sự kiện cũng mang đến cơ hội độc nhất cho người tham dự để cùng nhau kết nối và sống theo các giá trị của doanh nghiệp thông qua các hoạt động cộng đồng được lên kế hoạch như một phần của sự kiện.

6. Tổ chức sự kiện bền vững, thân thiện với môi trường

Trách nhiệm xã hội của doanh nghiệp được thể hiện dưới nhiều hình thức và lựa chọn địa điểm tổ chức đáp ứng được những yếu tố thân thiện với môi trường cũng là một phần quan trọng. Nhiều điểm đến được biết đến với cơ sở hạ tầng phát triển bền vững: nhiều xanh tiết kiệm điện năng, hệ thống xử lý nước thải hiện đại, có quy trình phân loại và tái chế rác…

Houston is a central location for our people and we’re offsetting our carbon footprint. We’re taking a number of steps to make the event as green as possible including eliminating single-use plastic bottles, plastic straws & reducing swag.

— Leslie Berland (@leslieberland) January 13, 2020

Các chuyến bay thường được coi là thủ phạm gây ra biến đổi khí hậu. Chọn một địa điểm ở trung tâm sẽ giúp giảm lượng khí thải CO2 được tạo ra trong quá trình di chuyển đến và trở về từ sự kiện.

7. Có hoạt động thu hút nhóm người hướng nội

Mặc dù không thuộc tầng lớp nhân viên không thiết yếu nhưng những người hướng nội thường gặp bất lợi trong các sự kiện xã hội. Họ có thể cảm thấy mệt mỏi khi dành cả ngày để tương tác với mọi người, đặc biệt là các đồng nghiệp sôi nổi và hướng ngoại.

Dear introverted Tweeps attending #OneTeam, how can extroverted Tweeps be good socializing allies next week?

Sincerely,
An extroverted Tweep who loves her coworkers but is already looking forward to alone time

cc:@TwitterOneTeam

— Jen Powers (@jenkpowers) January 9, 2020

Dòng tweet này là một ví dụ về cách tất cả chúng ta nên nhìn nhận về người hướng nội: như những đồng nghiệp có giá trị và như bao người bình thường khác đều mong muốn tham gia sự kiện.

8. Hoạt động kết nối đơn thuần giữa CBNV, không phân biệt địa vị, cấp bậc

.@jack ‘s mom is one of my favorite parts of my TL. Wonderful to see you here in Houston @marciadorsey #OneTeam pic.twitter.com/3Zr4MN0r9D

— James Loduca (@JamesLoduca) January 14, 2020

Chốn công sở và doanh nghiệp thường là những khu vực ngăn cách, nơi mỗi người sẽ rũ bỏ cuộc sống cá nhân và chỉ tập trung vào công việc chuyên môn. Do đó, điều này đặc biệt gây khó khăn đối với các nhà lãnh đạo khi muốn kết nối với ai đó bởi họ vốn chỉ tương tác với những người đồng cấp, mà ít khi gặp gỡ nhân sự cấp dưới.

Sự kiện nội bộ có hoạt động tương tác và gặp mặt trực tiếp giữa các nhân sự thuộc nhiều cấp khác nhau là một ý tưởng tuyệt vời để giúp các nhân viên tìm hiểu và tạo dựng mối quan hệ mới với đồng nghiệp.

9. Đề cao sức khỏe và tinh thần

Một trong những ý tưởng để truyền tải giá trị nhân văn của doanh nghiệp chính là đề cao sức khỏe thể chất và tinh thần cho mỗi CBNV.

10 min meditation with @Jack In the first 30 min of the day…
1) Water w/lemon and salt
2) Sunshine
3) Get moving
4) Gratitude and
3) a WIN. #PrettyAwesome CEO #OneTeam pic.twitter.com/jhxzxV40Wk

— Candi Castleberry (she/her) (@Candi) August 1, 2018

Hãy lên kế hoạch cho các hoạt động tại sự kiện để mỗi người có thời gian cho bản thân cũng như thư giãn hay vận động thể chất trong thời gian không phải làm việc. Đây là cách bạn nhắc nhở với CBNV rằng doanh nghiệp luôn coi họ là những con người đáng quý và sẵn sàng chăm sóc họ cả về thể chất lẫn tinh thần.

10. Cho những nhân viên bình thường có cơ hội tỏa sáng

Trong phần hỏi đáp, Joe Purcell, một nhân viên của Twitter, đã trở thành hiện tượng ngay lập tức sau khi anh tự giới thiệu: “Tôi là Joe, tôi phụ trách mục Jira”. Chỉ trong vài phút, hashtag #JiraJoe ra đời và lọt top thịnh hành trên Twitter. Một tài khoản giả mạo đã được tạo ra, còn những người tham gia sự kiện đã xếp hàng để chụp ảnh với anh ấy.

The line to get a pic with #JIRAJoe was the most out of this world thing I saw at NASA pic.twitter.com/lbnNOt0xK7

— Mikey B. ? (@MeMikeyB) January 15, 2020

Tạo ra hoạt động để những CBNV bình thường có cơ hội thể hiện bản thân có thể đem đến hiệu quả bất ngờ cho sự kiện nội bộ. Một nhân sự nào đó sẽ bất ngờ trở thành người hùng hoặc nhận được sự chú ý đặc biệt từ đám đông.

Điều gì sẽ xảy ra nếu tất cả những người tham dự đều đăng tải những dòng trạng thái tích cực về sự kiện nội bộ của công ty lên mạng xã hội? Hiệu ứng lan tỏa sẽ giúp quảng bá cực tốt và hoàn toàn miễn phí về công ty với cộng đồng. Sự kiện OneTeam đã giúp bạn lý giải được điều này. Twitter đã thực sự tổ chức rất tốt một sự kiện nội bộ có quy mô lớn như vậy.

Nguồn: Event Manager Blog

Xem thêm:

• 3 xu hướng sự kiện quan trọng nhất cho thế hệ Millennials