Có rất nhiều vấn đề cần thảo luận để có một quá trình check-in suôn sẻ và những điều đó sẽ thay đổi từ sự kiện này sang sự kiện khác. Nó không thể phân chia rạch ròi thành 10 bước cụ thể, tuy nhiên chúng ta sẽ chia nhỏ thành 10 yếu tố chính đóng vai trò quan trọng trong việc check-in tại chỗ thành công. Hãy lưu ý những điều này để việc lập kế hoạch sự kiện của bạn trở nên đơn giản hơn, ít đau đầu hơn. Những người tham dự sẽ cảm thấy vui vẻ, thoải mái hơn.
Nội dung
1. Viết ra TẤT CẢ các chi tiết cần có cho check-in
Bao gồm mọi chiết tiết về việc check-in tại chỗ sẽ diễn ra như thế nào. Điều này được hiểu là: vật dụng nào cần thiết, số lượng cổng check-in và thiết kế cổng check-in ra sao, số lượng và vai trò của nhân viên/TNV hoặc người giám sát cho mỗi cổng, quy định check-in đối với người tham dự (các loại vé khác nhau), v.v… Hãy chắc chắn bạn có đầy đủ nguồn nhân sự cũng như trang thiết bị, tờ rơi, quà tặng…mà bạn đang tính toán.
2. Thiết lập sơ đồ khu vực check-in
Xây dựng sơ đồ khu vực check-in theo tỷ lệ so với địa điểm thực tế và sử dụng bản bản đồ mới nhất mà địa điểm cung cấp. Điều này sẽ giúp bạn hình dung quy trình một cách rõ ràng hơn và nhận ra những vật dụng bạn có thể cần thuê (ghế phụ, bàn, bảng hiệu, v.v.).
3. Nhận được sự chấp thuận
Đảm bảo việc bố trí khu vực check in của bạn được chấp thuận bởi BQL địa điểm và ekip của bạn. Việc thăm dò và lấy ý kiến của BLQ địa điểm cho việc thiết lập sơ đồ khu vực check sẽ giúp bạn có hạn chế được nhiều rủi ro. Bởi BQL có thể chia sẻ bài học kinh nghiệm từ các sự kiện đã từng tổ chức trước đó như: những cách bố trí nào đã thành công hoặc bố trí nào chưa hoạt động tốt. Hãy hỏi họ về quy định, yêu cầu thậm chí là những hỗ trợ liên quan đến phòng cháy chữa cháy để đảm bảo việc sắp xếp của bạn là an toàn, phù hợp. (Tham khảo Khoản 1 Điều 7 Nghị định 79/2014/NĐ-CP: https://thukyluat.vn/vb/nghi-dinh-79-2014-nd-cp-huong-dan-luat-phong-chua-chay-va-luat-phong-chua-chay-sua-doi-3b0fa.html?hash=dieu_7)
Bên cạnh đó, bạn cần đảm bảo sơ đồ khu vực check-in của bạn là “khớp” với bố cục tổng thể chung để đảm bảo quy trình check in của bạn sẽ không có bất kỳ ảnh hưởng nào đến quy trình chung của sự kiện.
4. Tình nguyện viên
Hầu hết việc check-in trong sự kiện thường được thực hiện bởi các tình nguyện viên/cộng tác viên (crew/helper). Bạn cần tuyển dụng và đào tạo họ từ sớm, việc đánh giá và chọn lọc được những người có năng lực tốt sẽ giúp cho việc check-in đạt hiệu quả cao. Sẽ luôn có một số hoạt động bị hủy bỏ vào phút cuối và luôn có những điều phát sinh tại chỗ, thậm chí là nhân sự chính bỗng chốc xin nghỉ vì những lý do cá nhân (?!) Vì vậy, đừng ngại tuyển dụng nhiều hơn số lượng bạn dự kiến ban đầu.
Nếu công việc check-in của bạn kéo dài và cần chia ca, hãy lập kế hoạch có khoảng thời gian trùng giữa 2 ca để khi tình nguyện viên mới đến, các tình nguyện viên trước có thể huấn luyện họ trước khi rời đi. Khuyến khích TNV tham gia các ca và hãy cho họ quyền tham gia vào sự kiện khi họ đã làm xong việc, điều này sẽ giúp họ có động lực và nghiêm túc trong quá trình làm việc.
5. Truyền thông trước sự kiện
Tùy vào quy mô, tính chất sự kiện mà bạn cần thông báo những thông tin cần thiết cho việc check-in với người tham dự. Hãy chắc chắn để họ nắm được những thông tin bao gồm: địa điểm tổ chức, bất kỳ hướng dẫn đặc biệt nào về cách đến nếu cần, thời gian mở cửa check-in, thời gian bắt đầu sự kiện, thời gian kết thúc check-in, người tham dự cần mang theo những gì để check-in (vé, code v.v. .), thông tin người tham dự cần check-in (căn cước công dân, tên công ty, v.v.)
Hãy chắc chắn rằng bạn cũng gửi đầy đủ các thông tin cần thiết đến TNV. Hãy cho họ biết họ cần đi đâu khi tới nơi, họ cần gặp ai, báo cáo với ai, vai trò của họ và thời gian chính xác của ca làm việc. Cung cấp cho tình nguyện viên tất cả thông tin mà họ cần trước sự kiện để họ có thể làm việc ngay khi đến nơi hoặc nắm bắt công việc nhanh chóng khi được đào tạo.
6. Biển báo
Nếu địa điểm rộng và có nhiều hướng/cửa nhưng chỉ một số được sử dụng làm lối vào (gần cổng check-in), bạn cần có có bảng chỉ dẫn nơi check-in. Nếu bạn phân chia check-in các loại vé khác nhau ở các cổng khác nhau hãy tạo bảng chỉ dẫn cụ thể cho khách tham dự để họ không bị nhầm lẫn. Hãy nhớ rằng nơi check-in sẽ là khu vực đông đúc nên các biển báo có thể đọc được từ trên cao sẽ tốt hơn các biển báo ngang tầm mắt hoặc trên mặt đất.
7. Chuẩn bị sẵn sàng – huy hiệu/biển tên trống hoặc vòng tay
Nếu bạn đang in các huy hiệu/nametag có tên khách tham dự theo danh sách có trước sự kiện hãy đặt hàng thêm các huy hiệu/name tag trống. Bạn sẽ có thêm những người đăng ký trực tiếp tại sự kiện hoặc khách tham dự sẽ chuyển vé của họ cho một người tham dự mới, bạn có thể in thông tin cập nhật lên nhãn rõ ràng và dán lên các huy hiệu trống thật nhanh chóng.
Một số sự kiện khách tham dự khi check-in sẽ được nhận vòng tay tùy theo các loại vé khác nhau, bạn cũng cần in dư so với số lượng dự kiến (dựa vào sức chứa tối đa của mỗi zone tương tương ứng với mỗi loại vé) để đảm bảo vòng tay luôn đủ cho tất cả những người tham dự.
8. Lối đi riêng cho VIP (nghệ sĩ, diễn giả, nhà tài trợ, phóng viên…)
Tùy vào tính chất chương trình/mức độ cấp thiết mà bạn cần cân nhắc việc thiết lập một lối check-in riêng cho VIP. Một số nghệ sĩ, diễn giả sẽ xuất hiện gần với thời gian biểu diễn/diễn thuyết của họ và bạn cần phải đưa họ vào khu vực hậu đài một cách nhanh chóng bằng lối đi riêng, tránh gây hỗn loạn bởi sự cuồng nhiệt của đám đông khi thấy người nổi tiếng xuất hiện.
Một lối đi riêng cho các nhà tài trợ/phóng viên cũng rất hữu ích vì họ rất có thể check-in vào những thời điểm khác với những người tham dự chung. Bên cạnh đó thiết lập lối check-in riêng cho nhà tài trợ/phóng viên cũng giúp bạn chia sẻ bất kỳ thông tin cụ thể nào mà bạn muốn nói riêng cho họ khi họ check-in.
9. Người hỗ trợ cho nghệ sĩ/diễn giả
“Artist/speaker runner” là người có công việc đón và hộ tống các nghệ sĩ/diễn giả từ cổng (riêng) đến phòng chờ thuộc khu vực hậu đài. Bạn cần sắp xếp ít nhất 1 người cho 1 nghệ sĩ/diễn giả để người này có thể liên lạc với ekip, để những người phụ trách chương trình biết những ai đã đến và sẵn sàng. Có người hộ tống nghệ sĩ/diễn giả đến phòng chờ để đảm bảo họ không bị lạc hoặc bị phân tâm, có thể tìm thấy phòng và giữ đúng lịch trình nếu thời gian đang gấp rút.
10. Bàn hỗ trợ
Cần có bàn hỗ trợ dành riêng cho khách tham dự – nơi giải đáp tất cả các vấn đề của người tham dự như: cần tìm huy hiệu/vé/vòng tay của họ, cần thay đổi thông tin trên huy hiệu, cần chuyển vé cho người tham dự mới, tìm kiếm đồ cá nhân, tìm kiếm người thân… hoặc bất cứ câu hỏi hay yêu cầu chi tiết nào.
Có một bàn dành riêng cho những yêu cầu này sẽ giúp phần check-in còn lại diễn ra suôn sẻ. Người đứng ở bàn hỗ trợ nên là người quản lý check-in hoặc người quản lý vé. Trong hầu hết các trường hợp, người này sẽ hiểu rất kỹ về các vấn đề có thể phát sinh và sẽ có thể nhanh chóng giúp đỡ những người tham dự.
11. Logistic
Các vấn đề liên quan đến hỗ trợ cho công việc check-in. Ví dụ nếu check-in sử dụng công nghệ sẽ luôn cần kỹ thuật viên xử lý các tình huống xảy ra, và các hạ tầng công nghệ cần chuẩn bị đảm bảo cho việc check-in suôn sẻ.
Hay như cần chuẩn bị thùng rác để khách có thể bỏ chai nước, vỏ bánh, hoặc các đồ không được mang vào sự kiện. Các vật dụng khác cũng có thể cần dùng đến như ô che nắng, loa cầm tay, loa di động…
12. An ninh
Vì khu check-in dễ có tình trạng lộn xộn, chen lấn xô đẩy cũng như là cánh cổng duy nhất đảm bảo an toàn bước đầu cho sự kiện vì thế an ninh cần được thắt chặt để kiểm soát các vật dụng mang vào sự kiện, ngoài ra đảm bảo được các vấn đề trật tự trong quá trình check-in.
