Dù muốn hay không thì nhà tổ chức luôn có thể phải đối mặt với khủng hoảng trong quá trình tổ chức sự kiện. Dưới đây là những bí quyết để xử lý khủng hoảng trong sự kiện.
Tại sao cần quản trị khủng hoảng trong tổ chức sự kiện?
Rủi ro luôn luôn tồn tại trong mọi mặt của cuộc sống. Trong ngành tổ chức sự kiện, những chi tiết nhỏ nhặt có thể làm nên một sự kiện thành công, nhưng cũng có thể phá hủy toàn bộ sự kiện nếu không được chuẩn bị chu đáo.
Mặc dù không có bất kì công ty tổ chức sự kiện nào mong muốn rủi ro xảy ra, nhưng vẫn phải luôn chuẩn bị cho các tình huống xấu nhất. Trong một số trường hợp, có thể thay đổi tình thế và không bị khủng hoảng qua quá trình tổ chức sự kiện. Nhưng trong một số tình huống khác, nhà tổ chức cần phải đối mặt với khủng hoảng và đưa ra phương án giải quyết nhanh nhất có thể.
Đó chính là lý do tại sao luôn phải chuẩn bị các kế hoạch xử lý ngay khi khủng hoảng xảy ra trong sự kiện.
Làm thế nào để đối mặt và xử lý khủng hoảng trong quá trình tổ chức sự kiện?
- Giữ bình tĩnh và đối mặt với khủng hoảng sự kiện
Đây là điều đầu tiên cần nhớ khi có khủng hoảng xảy ra trong sự kiện. Hãy tách rời cảm xúc và đánh giá tình hình bằng lý trí. Cảm xúc của bạn có thể sẽ khiến tình hình càng tồi tệ hơn.
Vì vậy, tốt nhất là bạn nên nhìn nhận lại vấn đề, có thể chờ đợi cho đến khi đủ bình tĩnh hoặc nhờ người khác tư vấn. Đừng vội vàng lao vào xử lý khoảng khi bạn chưa nắm được chuyện gì đang xảy ra.
- Hãy dũng cảm đối mặt với khủng hoảng
Chỉ khi bạn dám đối diện với vấn đề đang xảy ra, bạn mới có thể tìm được hướng xử lý khủng hoảng. Bạn có thể dễ dàng lờ đi như không có gì hoặc cố tình che dấu những thông tin không tốt. Tuy nhiên, điều đó không thể giải quyết tận gốc vấn đề.
Minh bạch chính là chiếc chìa khóa để giải quyết khủng hoảng. Hãy cởi mở và trung thực trong mọi tình huống. Sẵn sàng nhận trách nhiệm và tìm kiếm một giải pháp phù hợp cho tất cả các bên liên quan.
- Đừng bao giờ đổ lỗi khi có khủng hoảng xảy ra
Khi khủng hoảng xảy ra trong sự kiện, đó không phải là lúc đổ lỗi. Đừng cố tìm kiếm những lý do để đổ lỗi cho người khác. Thay vào đó, hãy xác định nguyên nhân và tìm ra giải pháp thích hợp để xử lý vấn đề. Đừng đứng đó và chỉ tay năm ngón, hãy cùng nhau khắc phục tình hình.
- Hãy giải quyết vấn đề từ gốc
Sau khi kiểm soát và giải quyết khủng hoảng, đó chưa phải là kết thúc. Đây chính là lúc bạn và đội ngũ nhìn vào một bức tranh lớn hơn. Tại sao lại xảy ra tình huống này? Khủng hoảng đã xảy ra như thế nào? Bạn có phải hủy bỏ sự kiện không?
Hãy xem xét lại toàn bộ quá trình tổ chức sự kiện để tìm ra nguyên nhân mấu chốt của vấn đề và khắc phục tận gốc để đảm bảo tình huống này sẽ không xảy ra lần nữa.
- Nhìn về tương lai và tiếp tục tiến bước
Một trong những sai lầm lớn nhất mà các chuyên gia tổ chức sự kiện thường mắc phải sau khi khủng hoảng xảy ra là quá tập trung vào nó. Đừng lãng phí thời gian vào việc suy nghĩ xem chuyện gì đã xảy ra và những cách khác có thể làm để khắc phục nó.
Dù sao mọi chuyện cũng đã qua, bạn đã giải quyết được vấn đề và rút ra được kinh nghiệm từ nó, điều tốt nhất có thể làm lúc này là tiếp tục tiến về phía trước. Hãy xem đó là một bài học xương máu và tập trung năng lượng cho những sự kiện tiếp theo.
- Hãy luôn chuẩn bị trước những phương án quản trị rủi ro cho sự kiện
Khi tổ chức một sự kiện, đừng để đến khi có khủng hoảng xảy ra mới bắt đầu loay hoay tìm cách giải quyết. Hãy luôn chuẩn bị các phương án xử lý rủi ro trong quá trình lên kế hoạch. Điều này giúp cho nhà tổ chức chủ động và linh hoạt hơn khi có khủng hoảng xảy ra. Đồng thời dễ dàng hơn trong việc ra quyết định ngay trong sự kiện.
Và để đảm bảo hạn chế tối đa những rủi ro có thể gặp phải, cách tốt nhất là nên chọn các công ty tổ chức sự kiện có nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực của bạn. Chính những kinh nghiệm của họ sẽ giúp doanh nghiệp có các phương án quản trị rủi ro. Đồng thời, đối mặt và giải quyết hiệu quả hơn khi bất ngờ xảy ra sự cố.
